社員情報の一括登録・編集| あしたのチームサポートサイト

あしたのクラウドでは、複数人の社員情報を一括登録・編集することができます。
この記事では、社員情報の一括登録・編集方法について解説します。

事前準備

社員情報を新しい所属、職位などに変更したい場合は、事前登録・設定が必要です。
以下のマニュアルを参照し、登録・設定をしてください。

Excelでの一括登録・編集

評価者・周囲評価者・閲覧可能社員を含む、社員情報を一括で新規登録・編集することができます。
プルダウンメニューから変更したい内容を選択する方法で、編集することができます。
社員追加項目のみ、Excelでは登録・編集することができません。
社員追加項目の登録・編集はCSVでの一括登録・編集、またはTSVでの一括登録・編集を参照してください。

【STEP1】フォーマットのダウンロード

アップロード用のフォーマットをダウンロードします。
　・「社員情報一括登録」をクリックし、「EXCEL」タブ上部のプルダウンメニューから「社員情報一括」を選択します。
　・退職者など出力したくないデータがある場合は、評価対象外の理由で該当の理由の「×」をクリックして削除します。

「社員基本情報」と「社員情報一括」の違い
　・社員基本情報：手当、評価者、周囲評価者、閲覧可能社員の登録不可
　・社員情報一括：手当、評価者、周囲評価者、閲覧可能社員の登録可

【STEP2】ダウンロードの確認

「ダウンロード」をクリックすると、右上に「Excelを作成しています。こちらのページからダウンロードしてください。作成には数分程度かかる場合があります。」と表示されます。
「こちらのページ」をクリックするとダウンロードデータ確認画面に遷移します。

「アップロード・ダウンロード」をクリックでも、ダウンロードデータ確認画面に遷移することができます。

【STEP3】ファイルのダウンロード

「ダウンロード」タブに表示されているファイルをクリックすると、PC上にダウンロードされます。

ファイルが表示されていない場合は、少し時間をおいてからページを再読み込みしてください。
ダウンロードした情報が多い場合、時間がかかることがあります。
ファイルが表示されるまで、再読み込みを行ってください。

【STEP4】ファイルの編集

Excelの保護を解除する方法

ダウンロードしたExcelファイルを編集します。
ツールバーの「校閲」をクリックし、「シート保護の解除」をクリックすると、社員情報が追加記入できます。
新入社員を登録する際は、最終行の社員情報に次いで入力してください。
新規登録の場合は、「社員コード」「氏名」「運用権限」「ログイン権限」「ログインID」「パスワード」の登録は必須となります。

変更したいセルをクリックし、プルダウンメニューから選択します。
　※各項目の右側()内はマスタのコードを表しています。
プルダウンメニュー以外の箇所は直接入力し、保存してください。
　※「年齢」の列は生年月日から自動算出された値が表示されているため、年齢列の入力は不要です。年齢列を入力しても社員情報には反映されません。

【STEP5】ファイルのアップロード

変更保存したExcelファイルをアップロードします。
「社員情報一括登録」をクリックし、「EXCEL」タブ下部のプルダウンメニューから「社員情報一括」を選択します。

新規社員情報の予約登録を行う場合は、以下のマニュアル参照してください。
関連記事：社員情報を予約登録（変更予約）しよう

【STEP6】Excelファイルの選択

「ファイルを選択」をクリックし、変更をしたExcelファイルを選択します。
「ファイルを選択」の右側にファイル名が表示されていると、ファイル選択が完了しています。
選択したファイルに間違いがなければ、「登録する」をクリックします。

【STEP7】アップロードの選択

「アップロード・ダウンロード」をクリックし、「アップロード」タブをクリックします。
状況の表示を確認し、アップロードの処理が完了しているか確認します。

状況が「処理完了」になっていれば、アップロードが完了しています。

「処理中」の場合

アップロードが完了していません。
少し時間を置いてからページを再読み込みしてください。
登録する情報が多い場合、時間がかかることがあります。
「処理完了」「処理停止」どちらかが表示されるまで、再読み込みを行ってください。

「処理停止」の場合

アップロードが完了していません。
状況詳細をクリックし、エラーの詳細内容を確認します。
Excelファイルを修正後、再度実施してください。

【STEP8】変更内容を配布済み評価シートに反映する

今回行った変更を配布済み評価シートや給与シミュレーションにも反映する場合は、以下の操作が必要です。
関連記事：変更した社員情報を配布済み評価シート・給与シミュレーションに反映する方法

Q1. 社員コードは一括変更できますか？

社員コードは一括変更できません。1人ずつ個別で編集してください。

Q2. 初回登録後、パスワードは一括変更できますか？

初回登録後は一括変更できません。1人ずつ個別で編集してください。

Q3. Excelファイルは変更がある人だけを残して（変更がない人は行を削除して）アップロードしても問題ないでしょうか？

問題ありません。

CSVでの一括登録・編集

CSVファイルを添付してアップロードをするため、一括登録・編集したデータがあしたのクラウドに一定期間残ります。
CSVでの一括登録は、以下の分類ごとに一括で新規登録・編集することができます。
分類：「社員基本情報」「手当」「評価者」「社員基本情報＋評価者」「閲覧可能社員」「周囲評価者」「社員追加項目」「社員情報一括」

【STEP1】フォーマットのダウンロード

アップロード用のフォーマットをダウンロードします。
　・「社員情報一括登録」をクリックし、「CSV・TSV」タブ上部のプルダウンメニューから、変更したいデータを選択します。
　・退職者など出力したくないデータがある場合は、評価対象外の理由で該当の理由の「×」をクリックして削除します。

【STEP2】ダウンロードの選択

「ダウンロード」をクリックすると、右上に「CSVを作成しています。こちらのページからダウンロードしてください。作成には数分程度かかる場合があります。」と表示されます。
「こちらのページ」をクリックするとダウンロードデータ確認画面に遷移します。

「アップロード・ダウンロード」をクリックでも、ダウンロードデータ確認画面に遷移することができます。

【STEP3】ファイルのダウンロード

「ダウンロード」タブに表示されているファイルをクリックすると、PC上にダウンロードされます。
ファイルが表示されていない場合は、少し時間をおいてからページを再読み込みしてください。
ダウンロードした情報が多い場合、時間がかかることがあります。
ファイルが表示されるまで、再読み込みを行ってください。

【STEP4】CSVファイルの編集＞保存

ダウンロードしたCSVファイルを編集します。
変更が完了したら、CSV上で保存をしてください。

新規登録する場合
最終行の社員情報に次いで、新規登録したい社員情報を記入してください。
A列の「コード」は社員コードで、社員を認識するコードとなっているので、社員情報を新規登録する以外は、編集しないでください。

社員基本情報、社員基本情報+評価者

B列以降を修正します。
「号俸による給与（参照のみ）」は「等級」と「号俸」を入力している場合、登録時に自動算出される項目のため入力は不要です。
「年齢」は生年月日から自動算出されるため入力は不要です。年齢列を更新しても社員情報には反映されません。
「生年月日」「入社年月日」「退職年月日」は、表示形式を「短い日付形式」にしてください。

「職種コード」「所属コード」「職位コード」「等級コード」は、システム設定で登録されているマスタのコード値を指します。これらは コードが正として処理される 仕様のため、コードと名称が一致していない場合は注意が必要です。
例）マスタにて「CD1：一般」「CD2：主任」
上記の状態で、CSVに Aさんの職位を 「CD2：一般」 と入力した場合、名称が誤っていても「CD2」が優先されるため、Aさんの職位は 「主任」 として登録されます。

手当

B列は被評価者名です。D列以降に金額を入力してください。

評価者、閲覧可能社員、周囲評価者

被評価者に対して、登録したい人の社員コードを入力してください（例：朝比奈さんの評価者として日向さんを登録したい場合、評価者コードに日向さんの社員番号である「1」を入力）

社員追加項目

「システム設定」＞「項目追加設定」で登録したコードとタイトルが表示されています。タイトル列に内容を入力します。
「項目追加設定」の登録内容（タイプ）により一部入力に制限があります。

【STEP5】CSVファイルのアップロード

変更保存したCSVファイルをアップロードします。
「社員情報一括登録」をクリックし、「CSV・TSV」タブ下部のプルダウンメニューから、先ほどダウンロードした情報を選択します。

【STEP6】CSVファイルの選択

「CSV」が選択されていることを確認します。
「ファイルを選択」をクリックし、変更をしたCSVファイルを選択します。
「ファイルを選択」の右側にファイル名が表示されていると、ファイル選択が完了しています。
選択したファイルに間違いがなければ、「登録する」をクリックします。

【STEP7】ダウンロードの選択

状況が「処理完了」になっていれば、アップロードが完了しています。

「処理中」の場合

「処理停止」の場合

アップロードが完了していません。
状況詳細をクリックし、エラーの詳細内容を確認します。
CSVファイルを修正後、再度アップロードを実施してください。

【STEP8】変更内容を配布済み評価シートに反映する

Q1. ファイルをダウンロードしたのに、「処理停止」＞「データなし」と表示されました。

事前準備として、1名分の登録を済ませておく必要があります。社員一覧の個別編集から1名分登録をお願いします。

Q2. ファイルをダウンロードして開くと、登録したい被評価者がいません。

最終行に次いで登録したい人の名前を入力してください。

Q3. 変更がある人だけを残して（変更がない人は行を削除して）アップロードしても問題ないでしょうか？

問題ありません。

TSVでの一括登録・編集

TSVは編集したCSVファイルのデータを、コピー＆ペーストでアップロードします。
TSVでの一括登録は、以下の分類ごとに一括で新規登録・編集することができます。

分類：「社員基本情報」「手当」「評価者」「社員基本情報＋評価者」「閲覧可能社員」「周囲評価者」「社員追加項目」「社員情報一括」

【STEP1】フォーマットのダウンロード

【STEP2】ダウンロードの選択

「アップロード・ダウンロード」をクリックでも、ダウンロードデータ確認画面に遷移することができます。

【STEP3】ファイルのダウンロード

【STEP4】CSVファイルの編集＞保存

ダウンロードしたCSVファイルを編集します。
変更が完了したら、CSV上で保存をしてください。

新規登録する場合
最終行の社員情報に次いで、新規登録したい社員情報を記入してください。
A列の「コード」は社員コードで、社員を認識するコードとなっているので、社員情報を新規登録する以外は、編集しないでください。

社員基本情報、社員基本情報+評価者

B列以降を修正します。
「号俸による給与（参照のみ）」は「等級」と「号俸」を入力している場合、登録時に自動算出される項目のため入力は不要です。
「年齢」は生年月日から自動算出されるため入力は不要です。年齢列を更新しても社員情報には反映されません。
「生年月日」「入社年月日」「退職年月日」は、表示形式を「短い日付形式」にしてください。

「職種コード」「所属コード」「職位コード」「等級コード」は、システム設定で登録されているマスタのコード値を指します。これらは コードが正として処理される 仕様のため、コードと名称が一致していない場合は注意が必要です。
例）マスタにて「CD1：一般」「CD2：主任」
上記の状態で、CSVに Aさんの職位を 「CD2：一般」 と入力した場合、名称が誤っていても「CD2」が優先されるため、Aさんの職位は 「主任」 として登録されます。