人事考課における目標設定とは?職業ごとの設定例を解説

企業が従業員を正当に評価し、賃金や配置転換を検討する人事考課では、評価の前提となる目標設定が非常に重要な役割をもちます。適正な目標設定を行い、運用・管理することで、従業員のパフォーマンスを向上させることにつながります。

しかし、「従業員にどのように目標設定をさせればいいのか」「職種によっては目標が設定しにくい」などの課題を抱えている経営者や人事担当者も少なくありません。

この記事では、企業の経営者や人事担当者に向けて、人事考課における目標設定の意義やメリット、業種別の目標例や目標管理シートの作り方などについて解説します。目標設定を適切に行うために、ぜひ参考にしてください。

人事考課における目標設定とは?

人事考課は、賃金や賞与の決定、部署異動や昇進、人材育成などに役立てるために行われる従業員の評価制度です。基本的には、従業員の成績や勤務態度、成長意欲といった多角的な基準から総合的に評価が行われます。

評価を行うにあたって、まずは管理者と従業員が話し合いの上で目標を設定する必要があります。

従業員が考えて設定した目標の達成度合いを適切な手順で評価されることによって、評価に納得感を持たせることができるためです。

目標に即した人事考課は、従業員のモチベーションを高めるだけでなく、成長意欲を引き出したり、企業との信頼関係を深めたりする効果が期待できます。

設定する目標は、各従業員にとって適切な難易度であり、業種の特性に合わせたものが理想的です。総務や情報システムといった成果を数値化しづらい部署では、頑張りをどう公平に評価するかが課題となります。

人事考課における目標設定をするメリット

人事考課において明確な目標設定をすることは、企業と従業員双方にとって多くのメリットをもたらします。代表的な4つのメリットを紹介します。

モチベーションの向上

目標設定の最大のメリットは、モチベーションの維持・向上にあります。日々の業務をこなすうえで、漠然と業務にあたっていたのでは、張り合いがありません。

人事考課でどのような点を評価するのか、従業員に何を期待しているのか明確にすると、業務にもやりがいが生まれます。目標に沿って行動した結果によって、適正な人事考課の結果が得られると、それがさらに次のモチベーションにもつながります。

生産性の向上

目標設定によって行動指標が明確になると、従業員はどのような結果を出せば給料や昇進に反映されるか把握することができます。

必要とされている結果やプロセスがわかっていると、業務を工夫したり改善したりといった自主性が生まれます。

また、目標には期限が設定されていることも重要です。設定された目標と期限が組織でしっかり管理されていれば、ダラダラと仕事をする時間が減り、無駄を省いて効率的な行動をとるようになります。必然的に組織全体の生産性も向上し、業績にも影響を与えます。

能力のレベルアップ

適度な難易度の目標があることは、従業員の成長意欲を喚起する効果もあります。例えば、「営業成績をあげる」と言われても、具体的な改善策が伴いませんが、「いつまでに、どういった方法で、新規獲得件数を○件増やす」といった指示があれば、詳細なスケジュールを立てることができます。

とるべき行動が明確になると、足りないスキルや身に付けるべき知識も把握できます。それらを研修制度や資格取得奨励などに役立てれば、組織的にも技術レベルの向上がはかれます。

企業との信頼関係の構築

目標設定は、企業が従業員に一方的に押し付けるのではありません。企業のビジョンや理念を部門レベルのミッションに落とし込み、それを従業員に理解させた上で、個人の希望や考えとすり合わせて決定していきます。

そのため、目標設定の面談が双方の理解促進の機会にもなるのです。また、自身の頑張りを企業がしっかり把握して適正な評価をくだしてくれることは、従業員の信頼感にもつながります。

従業員に適切な目標設定をさせるためのポイント

従業員に目標設定をさせる際は、企業や部門など組織としての目標と合致している必要があります。また、従業員が自身の役割や業務内容を把握していないと、目標を設定しづらいでしょう。そのため、まずは組織目標や役割分担を明確にすることが大切です。ここでは、従業員に適切な目標設定をさせるポイントを解説します。

企業としての目標を周知する

どの会社にも企業としての経営目標があります。しかし、従業員が企業の経営目標を必ずしも把握しているとは限りません。そのため、まずは企業の経営目標を従業員に周知することが大切です。経営目標は抽象的な内容ではなく、数値や期限を盛り込んだ具体的な内容にすることがポイントです。例えば、「3年間でコストを5%削減する」「5年間で売上を2倍にする」などが例として挙げられます。

各部門の目標を明確にする

各部門は経営目標をもとに、部門ごとの目標を設定する必要があります。ただし、部門によっては目標設定が難しいこともあるでしょう。特に、管理部門では直接数値に表われない業務も多いため、具体的な目標が立てづらいかもしれません。とはいえ、経費の削減や業務の効率化などは、どこの部門でも目標にできます。あるいは、関係部署や関係者からの評価を目標にすることも可能です。例えば、秘書なら役員からの評価、受付なら顧客からの評価が一つの目標となります。

個人の役割や業務分担を明確にする

個人の役割や業務分担を明確にすることも大切です。企業によっては業務分担がはっきり決まっていないというケースもあるかもしれません。しかし、業務分担があいまいなままでは、具体的な目標設定ができません。まずは、全体の業務を洗い出し、従業員のスキルや能力に合わせて業務の振り分けをしましょう。自分の役割が明確になれば、おのずと目標設定もしやすくなります。

課題を気付かせる

個人の役割が明確になったところで、自分の課題が何なのか洗い出してもらうことが大切です。たとえば、部門としての目標がコスト削減なら、その目標を達成するために何ができるのか考えてもらうのです。課題に対する改善策を従業員に提示してもらうことで、「物品の管理を徹底する」「ペーパレス化を実現する」など具体的な目標を設定しやすくなるでしょう。

人事考課における目標設定の例

目標は、職種の特性に合わせた内容を設定する必要があります。営業職のように目標を数値化しやすい職種と違い、総務などのバックオフィス部門は公平な評価をつけることが難しい側面があるためです。目標の数値化が難しい部門では、従業員に向けて具体的な目標設定の例を提示する必要があります。

医療事務の目標設定

医療事務職は、基本的にはルーチンワークの多い仕事です。そのため、日々の業務の改善点から目標を立てるといいでしょう。

例えば、「平均待ち時間を○分削減する」「計算ミスを〇%削減する」「査定率を〇%まで抑える」などの目標が考えられます。

目標を立てたら、その問題や改善点の原因を考え、解決策を行動目標に盛り込みます。「ケアレスミスが多い→見直しの作業工程を改定する」といったように、具体策を検討します。

他にも、「○月までに医療事務の資格を取る」など、スキルや技能を身に付けるといった目標設定も有効です。

SE(システムエンジニア)の目標設定

技術職であるSEは、自身がどのようなSEになりたいのか、長期的な視点で目標設定します。

例えば、「インフラエンジニアとして最前線に立つ」「将来的にはフリーランスとして独立する」といった形です。

目標によって、どのような専門性を高める必要があるのか、どんな現場経験を積みたいのか、アクションプランを起こします。「新しい技術○○を身に付けて、実装を一から経験する」「チーム内のコミュニケーションを活性化させる」などです。

専門知識の獲得は長期的な取り組みが必要ですので、3年、5年、10年ごとのマイルストーンも合わせて考えるといいでしょう。

総務の目標設定

総務などの成果を数値化しづらい管理部門は、目標設定と評価が難しいとされています。

無理に定量的な目標や大がかりな改善提案を求めてしまうと、かえって業務の非効率化を招いてしまう恐れもあります。

そのため、日々の業務の効率化やミスの削減などを目標とすることが一般的です。数値としてわかりやすいのは、経費の削減率です。

経理が管轄している項目ではありますが、人件費や備品費用などは総務も深く関わってるため、こちらを数値目標として設定することもできます。

そのほか、「マニュアル作成により問い合わせ件数を減らす」「業務を効率化し、残業時間を減らす」などの目標設定も可能です。

営業の目標設定

営業の目標設定で注意すべきなのは、目標が「絵にかいた餅」にならないようにすることです。

営業職の目標は、「営業利益をあげること」にしぼられますから、数値目標は立てやすい一方、根拠のない数値を設定してしまうこともあります。

例えば、「売上額を先月から10万円アップする」と目標を立てたとすると、ここから「一日の訪問件数×営業日×成約率×客単価」を分析して、どの項目を改善すれば達成可能なのか、現実的なプランを立てる必要があります。

「成約率を40%から50%にあげる」「訪問件数を一日2件から3件に増やす」など、より詳細な行動目標まで落とし込みましょう。

広報の目標設定

広報も、数値目標を設定しやすい部門の一つです。

「商品のリピート率を10%増加させる」「公式Twitterアカウントのフォロワーを3000人増やす」「ウェブサイトのブログ更新回数を月15回に増やして、問い合わせ件数を20%向上させる」など、広報による効果測定値を目標として設定することが一般的です。

ただし、「質より量」にならないように注意すべきです。広報の目的である「ファンの獲得」という本質からずれていないか、注意しながら目標を検討してください。

目標設定シートの作り方・構成

設定した目標は、「目標管理シート」に記入して、達成までのプランや進捗度を管理していきます。目標管理シートで記録を残し、企業と従業員で共有することで、人事考課に役立てることもできます。

目標管理シートの項目と、書き方を解説します。

目標管理シートの構成

目標管理シートには、一般的に次の4つの項目を記入します。

①目標:「月の訪問件数を30件から40件に増やして、案件獲得をあと3本増やす」「簿記3級の資格をとるため、参考書を○月までに3冊進める」など、具体的な目標を設定します。

②期日:目標の達成期日と、細かいマイルストーンの期日もあれば記載します。

③達成のために取り組むこと:「アポイントの電話を一日50件かける」「参考書を一日3ページすすめる」など、達成できたか判断しやすい行動指標を記載します。

④チェック方法:設定した目標と計画は、定期的に見直しを行うことが重要です。見直す際に、どこを重視するのかあらかじめ決めておくとチェックがスムーズです。例えば、「電話を掛けた件数と、アポイントがとれた件数を書いておく」などすると、達成可否がわかりやすくなります

書き方の例

2020年8月 目標管理シート
目標  /期日  /取り組むこと  /チェック方法

新規案件を3本増やす /8月まで /毎日アポイントの電話を50件 /電話をかけた本数とアポイントの数を記入する

8月5日
架電件数:53件、アポイント獲得:3件

目標に応じて適切な人事評価を

人事考課において、適切な目標を設定することは必要不可欠です。目標を立てる際は、従業員の業務の特性に合わせて、無理のない、現実的な目標設定をする必要があります。

適切な目標を設定しないと、目標設定のメリットをうまく引き出せないこともありますので、話し合いのうえで、意欲的にのぞめる目標設定を目指しましょう。

同時に、目標に向けた従業員の頑張りを適切に評価する人事評価制度も重要です。目標管理と合わせて、人事評価制度の見直しも忘れないようにしてください。

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