上司が知っておくべき人事評価コメントの書き方とは?例文と共に解説

人事評価コメントは、社員に自分自身の仕事への振り返りを促し、今後のスキル向上やキャリアアップにも繋げさせることのできる重要なものです。

本記事では、人事評価の重要性や目的に触れながら、人事評価における評価軸やコメントの記載方法を紹介します。

人事評価の重要性

人事評価制度は、人事制度の根幹となるものです。

人事業務は、評価、異動、育成、報酬などさまざまな役割を含んでおり、それらが関連しあいながら機能します。なかでも人事評価は異動や報酬などを決定する際の土台となる他、育成や組織のパフォーマンスも左右する業務です。

人事は企業経営や組織マネジメントにとって中核的な要素であるため、人事全般の土台となる人事評価は企業経営の柱ともいえます。

例えば、人事評価制度が曖昧で評価方法に偏りがある場合、社員は何を基準に努力すればよいのかが分からず、モチベーションも上がりづらいでしょう。

一方、評価基準が明確で評価方法も公平な場合は、社員の積極的な行動を促し業績アップに繋がる効果も期待できます。このように、人事評価制度は社員の動機やパフォーマンスに直接的に影響する重要な要素なのです。

人事評価を行う目的

人事評価を行う主な目的は「業務目標の明確化」「人材配置・育成の効果向上」「処遇の最適化」の3つです。ここでは順番に解説します。

業績目標を明確にする

人事評価は、業績の目標を明確にする効果があります。

どのような職務であっても、どのような成果を会社から求められており、どの基準で成績を判断されるのかが分からなければ、社員は業務に取り組む際に戸惑ってしまうでしょう。

場合によってはリソースを何につぎ込めばよいのかが分からないため、せっかくの能力を発揮できなかったり、同じチーム内でもメンバーによって優先順位が異なって相乗効果を出せなかったりといった事態に繋がる可能性があります。

業績目標があらかじめ明確であれば、社員が仕事に取り組むための指針が明らかなため、限られたリソースを有効に活用でき、成果にも繋がりやすいのです。

人材配置・育成計画に反映する

評価結果を人材配置や育成計画に反映することも人事評価の目的に含まれます。

人材配置や育成を効果的に行うためには、経営者や管理者が社員の能力や意欲を正確に把握していなければなりません。

仮に社員のスキルや意向を無視してミスマッチなポジションに配置してしまうと、能力が生かせず動機まで失ってしまうリスクもあります。

適切に人事評価を実施していれば、社員の仕事への取り組み方やスキル、希望するキャリアなどを把握できるため、評価内容を人材配置や育成に反映するといった質の高いマネジメントができるようになるのです。

成果を処遇に反映する

人事評価によって、成果を待遇や人事異動に反映しやすくなります。

社員の待遇や異動を決める際は、社員の能力や業績の達成度を正確に把握しておくことが大切です。人事評価が適切に行われていなければ、社員が「頑張りや成果が人事や賃金に反映されない」と感じ、モチベーションの低下にも繋がりかねません。

人事評価を適切に行うことで、社員の成果を正しく評価して待遇や昇進などの処遇に繋げ、人材の能力を引き出すことが可能になります。

人事評価をする際の評価軸

人事評価における評価軸には「能力」「業績」「情意」の3つがあります。ここでは順番に解説しましょう。

能力評価

能力評価とは、決められた職務を遂行する能力に対する評価を指します。職務を遂行するためには、その職務ごとに知能や技能などが必要です。

例えば、マーケティング職には分析力や企画提案力が、営業職にはプレゼンテーション能力が求められるでしょう。

また、どのような職務でも情報処理能力やコミュニケーション能力といった基礎的な力が求められます。こういった職務遂行に必要な能力を示したうえで、項目ごとに社員の度合いを評価するのです。

業績評価

業績評価とは、一定の期間にどれほどの成果を出したのかを測る評価です。一般的に、期のはじめに社員と上司が協議のもと今期の業績目標やターゲットとする達成率を決めておき、それをもとに職務に取り組ませます。

そして、その結果を期末に振り返ります。業績目標は「受注件数を前期より20%増加」といったように定量的に表すことができるため、客観的に評価しやすいのが特徴です。対象期間は、企業ごとに、1年や半年、四半期などに区切られています。

情意評価

情意評価とは、業務に対する意欲や勤務態度に対する評価です。業務に対しては、目標を立てたうえで達成するための計画を策定し、必要に応じて達成方法を模索しながら取り組んだかといった点を評価します。

勤務態度については、遅刻や欠勤といった勤怠に関連する項目の他、責任感や協調性といった基本的な態度も対象とするケースもあります。

人事評価コメントの書き方の例

管理者が社員に対して書く人事評価コメントは、社員に気付きを与え、今後のスキルアップにも繋げることもできる重要な要素です。ここでは業種や職種ごとに人事評価コメントの書き方と例を紹介します。

営業職の場合

営業職は、受注金額や取引件数など成果が定量的に表しやすいため、具体的な成果を材料として客観的にコメントを記載しやすいという特徴があります。目標とその達成度、そして達成のためにどのような行動を取ったのかを確認しましょう。

例文
今期の受注件数は8件。目標である10件に対して80%の達成率でした。予定よりも新規へのアプローチに時間を割けなかったことは残念でしたが、既存顧客への対応は手厚く、高い継続率を維持できている点は評価に値します。
来期は優先順位を見極めつつ、既存顧客への対応は教育も兼ねて後輩に引き継ぎながら、より新規顧客への提案にリソースを割けるよう取り組んでみてください。

企画職の場合

企画職はリサーチや分析、交渉や調整、提案やプレゼンテーションなど幅広い能力が求められます。定性的で数値化が難しい要素も多いため、実績に紐付けながら評価を行うとスムーズです。

例文
既存商品Aの改良案について、提案内容がプロジェクトメンバーのなかで高く評価され、採用されました。
これは直接顧客対応をしている営業部門の意見を汲み上げ、部門間で連携することによって改善案の着想を得られた良い例として、他の部門にも展開できます。
来期もデータをもとにさまざまな部署の意見を吸い上げ商品企画に反映していきましょう

技術職の場合

技術職は、スキル体系が決まっている業種や企業があり、それをもとに段階的に評価することができます。各社員が職務で果たした実績と、それに必要なスキルを関連させる書き方が有効です。

例文
システム開発において独力で単体テストができるようになった点は大きな成長です。サポートやマニュアルをもとに学び、実務で活用できるレベルにまで高められたことは評価に値します。
来期は単体テストのスキルをさらに高めると同時に、結合テストと開発スキルも獲得することを目標としてみてください。

製造業の場合

製造業は、設計、生産、検査といった工程に加えて、企画や営業などさまざまな職務に分かれています。特に工程に関係する職務の場合は、品質、コスト、納期といういわゆるQCDの観点を盛り込ませるとよいでしょう。

例文
品質検査工程において検知率99%以上を達成した点は大きく評価できます。
マニュアルに沿って検査スキルを磨き、独り立ちできるレベルにまで達しました。
来期は検査工程を習熟し、製造工程にも参加できるようになることを目標としましょう。

看護師の場合

看護師は医療に関する専門知識とスキルに加えて、情報収集能力やコミュニケーション能力、チームの中で役割を果たす能力が求められます。そのため、個人プレーのためのスキルだけでなく、チームの中で果たした役割などにも焦点を当ててコメントを書きましょう。

例文
与えられた役割を果たしながら、広い視野で組織全体の業務もカバーしてくれました。
仕事の段取りを考え、他のスタッフとこまめに連携を取ることで業務を効率化したことは評価に値します。
来期は、2年後に管理者の立場になることを見据えたうえで、より俯瞰的な視点で他のスタッフの業務も把握していきましょう。

保育士の場合

保育士は、園児に対する保育、教育、栄養・健康管理に加えて、保護者対応や催事の企画、事務処理などさまざまな業務があります。数値化が難しい項目もあるため、項目ごとに段階的に評価することが有効です。

例文
保育と教育業務については理念や組織指針を遵守し円滑に実施できていました。
取り組んだ業務内容に偏りがあり、その他の業務についてはカバーできなかったのが課題です。
来期は体験入園や保護者対応などにも積極的に取り組めるようにしましょう。

公務員の場合

公務員は業務の種類は多岐にわたりますが、一般的には行政の効率化や信頼性の維持などが求められる特徴があります。業務の正確性や安定性に焦点を当てた評価コメントがあるとよいでしょう。

例文
問合せ業務のオンライン化プロジェクトを主導し期日までにリリースできました。
計画を事前に推敲し、関係各所や業者と連携を取りながら混乱なく円滑に遂行できた点は大きな実績として評価に値します。
来期は、このプロジェクトで培った知識や経験を展開し、行政業務のさらなる効率化を図ることを目標に、引き続きよろしくお願いします。

人事評価システムで評価が簡単かつ的確に

人事評価は、社員の能力向上やモチベーション、キャリアアップなどに影響する重要な要素です。人事評価制度が社員のスキルや成果、頑張りを適切に評価する仕組みであれば、生産性向上や業績アップにも繋がるでしょう。

そのためには、適切な人事評価制度を構築し、運用体制を確保することが欠かせません。そこで活用したいのが人事評価システムです。

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