上司と部下の面談。それぞれが気をつけるべき点は?

(写真=Indypendenz/Shutterstock.com)

春は年度をまたぐので、人事評価の面談を実施する企業も多い時期です。面談は社員が設定した目標の進捗状況を確認し、上司はアドバイスや指導を行い、次の目標に向けた課題を可視化するのが目的です。

効果的な面談は社員の成長を促し、上司も目標達成で経営へ貢献。タイムリーな目標修正も可能で、双方が前向きなコンセンサスを得る過程でコミュニケーションも強化できます。

面談での評価は、社員の昇給や昇進を決めるだけでなく、エンゲージメントを高める上でも重要な役割を果たします。

組織も活性化して生産性が向上し、企業業績のアップにも繋がるものです。

今回は、面談で上司と部下が注意すべき点を考えます。

面談の効果的な進め方

前述のように、面談は上司と社員の双方が前向きなコンセンサスを得るために実施するので、社員が話しやすい環境を整える工夫も大切です。

まして人事評価を前提とした1対1での面談となると緊張するものです。冒頭では仕事以外の話題で社員の緊張を和らげる雰囲気づくりも大事なことです。

冒頭で社員の緊張を和らげたら、まず部下の自己評価からスタートします。社内に専用の書式などがあれば面談はスムーズに進みます。無くても事前に目標への達成度や、良い点・悪い点などの自己評価を記入した書類を準備しておくと有益です。

そして、上司から社員の評価や課題、改善点などを伝えます。その際、大事なのは判断理由です。部下の自己評価と大きく差がある場合は問題点を話し合い、双方で擦り合わせて最終的な評価とします。

最後に、上司は部下に今後の目標や将来的な志望なども聞いておきましょう。その際、企業の方針や目標、ビジョンに沿うことが大切で、社員と企業の目標を共有することが方向性がブレないために重要です。

面談後は、課題や改善点、設定目標などについて日常的に部下の状況や個性に合わせてアドバイスや指導します。折に触れてコミュニケーションする機会を設けることで、社員は常に目標を意識し、達成に向けて貢献意欲を高め、双方の信頼関係も深まります。

面談で社員が納得するポイント

面談の結果を社員が納得するには、上司は可能な限り主観を排し、一方的な判断とならないことを心掛ける必要があります。

上司は一方通行とならないよう部下の成長を念頭に置き、質問形式で社員の考えを聞いてから自らの判断を示す支援型のマネジメントを忘れてはいけません。
その際、初めに結論ありきとならないように、真剣に部下と向き合って話を聞くことが欠かせません。

成果が出なかったケースでも、課題や改善点の指摘だけでなく、社員から背景や行動なども聞いた上で、過程での努力や成長を評価することも大事な要素です。

上司は部下のスキルや長所を把握することで、よりスキルアップさせることも可能です。また、次に目標を達成するためにはどうすればよいのか、具体的な行動レベルまで落とし込むことが大切です。どのような行動改善をすればよいのかが具体的になると、より目標の達成イメージが明確になります。

部下の信頼と納得を得ることで、より社員のエンゲージメントは高まります。成果が出ない時こそ面談で人間関係や悩みを引き出し、コミュニケーションを取ることで社員を自律型の人材へと育成する次へのステップとなります。

面談で社員が上司に評価されるポイント

・ アポイントは上司の都合が優先
上司も多忙なので、都合を聞いて面談のアポイントを取ります。原則として、面談では上司の都合が優先します。上司から部下の日時を聞かれても、常識的には上司の都合に合わせて調整するのが礼儀です。

・ 事前に面談の準備
限られた時間で行われる面談では、大切なことを上司に分かりやすく考えを伝える努力が必要です。そのために準備は欠かせません。

具体的には何をどう伝えるかなどポイント絞って、明瞭で簡潔に伝わるように、事前に想定される問答などを整理しておきます。

・ 親しい上司でも礼儀をわきまえる
面談では、相手が親しい上司であっても礼儀や敬語という社会人の基本的なマナーを忘れてはいけません。

上司との面談で評価が高い点は、社員の意欲や成長を実感できる場合です。上司は面談を通して社員のすべてを評価します。今後への意欲や成長を感じると、人材育成という視点から期待します。

社員はしっかり事前準備をしてベストを尽くし、意欲や成長を伝える姿勢を忘れないように心掛けて、実りある面談としてください。上司も面談を通して、自らをより高次のマネジメントレベルへ引き上げることを目指してください。

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