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新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言でテレワークが拡大中
働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大などによって注目されているテレワーク。
しかし、導入するうえでの課題も多く、経営者や人事担当者は人事評価制度の在り方なども検討しなければなりません。
この記事ではテレワークにおける人事評価の課題と対策を解説します。
新型コロナウイルスの感染拡大で注目されるテレワーク
テレワーク（telework）とは、情報通信技術などを用いて、場所や時間の制約なく仕事をする働き方を指します。
「遠く」という意味を持つ英語の「tele」と、「働く」という意味の「work」が語源。
情報通信技術（ICT、Information and Communication Technology）とは遠隔地であってもコミュニケーションや業務遂行を可能にするための技術で、通信デバイスやコミュニケーションソフト、ビデオ会議システムなどが挙げられます。
日本国内では、働き方改革の推進や、人手不足に伴う多様な人材の活用、ICTの発展などによってテレワークは近年拡大傾向にありました。
そのような中、2020年には新型コロナウイルスが拡大し、感染を防止する手段としてテレワークはさらに注目を集めています。
テレワークのメリットとデメリット
企業経営者や人事担当者がテレワークの導入を検討する際は、長所と短所を知っておくことが大切です。ここではテレワークのメリットとデメリットを紹介します。
テレワークのメリット
テレワークには、
- 人材確保
- 通勤・移動コスト削減
- BCP対策
といったメリットがあります。
多様な働き方に対応できる＝人材確保に繋がる
まず、テレワークを導入すれば社員の業務スタイルやプライベートの事情に合わせた労働環境を提供できます。
そのため、社員が効率的な働き方を自ら選択したり、仕事と子育て・介護などを両立したりできるようになるため、社員のワークライフバランスの実現や人材確保にも繋がるのです。
離職率の改善につながる
テレワーク導入によって多様な働き方ができるようになると、育児中や介護中、その他の事情がある社員が自分の希望に反して離職せずに働き続けられます。また、通勤のストレスが少ないことや、ワークライフバランスがとりやすいことから、離職しづらくなる効果も見込めます。
たとえば、「テレワークトップランナー2023 総務大臣賞」を受賞したアフラック生命保険株式会社は、2014年～2022年までのテレワーク推進によって、20代女性の離職率を14%→7%に、30代女性の離職率を8%→4%に減少させました。さらに短時間労働制度の利用者の割合も2015年～2022年で53.4%→25.5%に減らし、フルタイム労働を推進して女性のキャリア形成を後押しできているということです。
参考：テレワークが女性のキャリア形成を後押しし、産休・育休後の離職率が半減｜アフラック生命保険株式会社
通勤や移動にかかるコストを削減できる
次に、通勤や移動にかかるコストを削減できます。
通勤は毎日数時間かかったり1人当たり月に数万円の通勤手当が発生したりといったケースもあり、企業と働き手にとって負担は少なくありませんでした。テレワークではこうした負担も軽減できるのです。
事業継続計画（BCP）対策になる
そして、災害時や緊急時の事業継続計画（BCP）という視点でも有効です。オフィス勤務の場合、停電や災害が発生すると事業がストップしてしまうというリスクがあります。
しかし、テレワークを導入することで被害を分散できるので事業継続の確率を高められるのです。
テレワークのデメリット
テレワークを導入すると、
- セキュリティのリスク
- コミュニケーション不足
- マネジメントの質低下
といった課題もあります。
セキュリティリスク
まず、セキュリティをどのように確保するのかは大きなテーマです。オフィスであれば社内ネットワークを整備したりセキュリティシステムを導入したりすることで一定の安全性が保たれます。
一方、テレワークでは端末の紛失・盗難や情報漏洩といったリスクが高まるのです。
コミュニケーション不足
次に、コミュニケーションにおいても難しさがあります。オフィスでは社員同士が顔を合わせるので綿密な情報交換が可能です。
また、雑談によってリフレッシュする効果や新しいアイデアを思いつく効果も期待できます。一方、テレワークでは社員同士の対面でのやりとりがなくなり、コミュケーションのスピードや質も低下しがちなのです。
マネジメントの質の低下
そして、管理者や人事担当者が社員をマネジメントすることにも課題があります。オフィスでは管理者の目が行き届くので、勤怠管理や人事評価、教育などにおいて細かいケアなどが可能です。
しかし、テレワークではお互いの顔が見えないので、これまでのマネジメントの方法が通用しないのです。
生産性が低下するおそれがある
テレワークによって生産性が高まる社員がいる一方、逆に下がる社員もいます。内閣官房と経済産業省が2021年に作成した「コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ」によると、在宅勤務のほうが生産性が低いと答えた労働者の割合は、実に82%に上っているのです。
このデータはテレワークの急拡大の直後ですので、まだ慣れていない部分があったのかもしれません。しかし、生産性が下がる原因の1位は「素早い情報交換ができない（38.5%）」、2位は「パソコンや通信回線などの設備が劣る（34.9%）」であり、環境面の問題も挙げられています。
テレワークの評価制度・労務管理に関する課題
先述のように、テレワークはメリットだけでなくデメリットもあるものです。人事担当者や管理者は、特に人事面や労務管理についての課題を理解してかなければなりません。ここでは評価制度や労務管理に関する課題を紹介します。
手続きの滞り
テレワークでは、労務管理や人事評価について書類チェックや決済が遅れてしまい、必要な手続きが滞ってしまう可能性があります。
特に、労務分野は就業規則や雇用契約、福利厚生、勤怠・給与といった非常に重要な手続きを扱う業務です。
書類を手書きする必要があったり、紙にハンコを押印しなければならなかったりといったルールの場合、テレワークでは手続きが止まってしまう可能性があります。
また、記入方法について担当者に質問がある場合、テレワークでもメールや電話などでやりとりはできますが、オフィスで顔を合わせるよりも意思疎通に手間がかかってしまうでしょう。
勤務態度の評価が困難
人事評価においては、勤務態度の評価方法について課題があります。
オフィスや現場での勤務であれば、上司が部下の様子を直接チェックできるので、仕事への取り組み方やモチベーションなど、勤務態度全般を評価することが可能です。
しかし、テレワークでは上司が部下の仕事ぶりを直接観察することができません。また、コミュニケーションの量も減ってしまうため、部下の態度を判断することも難しくなります。
人事評価では、成果だけでなくそこに至ったプロセスも評価に反映することがありますが、テレワークでは評価材料が減ってしまいます。
評価方法のばらつき
人事担当者や管理者による評価方法のムラをなくすことも重要な課題です。テレワークでは上司が部下と面と向かって関わる機会が減ります。
上司によっては、人事評価をする際に普段のメッセージやビデオ会議での発言、出勤した場合の働きぶりなども評価に入れるか、あるいは、普段の仕事ぶりは分からないと割り切って成果物や実績などを重視して人事評価をするか、両極端に分かれる可能性も考えられるでしょう。
評価方法が新しい働き方に対応していなければ、評価する側も混乱してしまいます。こういった評価方法のばらつきが生じることは避けられないため、評価の仕組みから整備する必要があるのです。
人事プロセスの遅延
人事評価を実施する上司や人事担当者の間でコミュニケーションが滞ってしまう可能性があり、スムーズな情報交換を実現することも課題です。
人事評価は上司などが単独で行う場合もありますが、複数の役職者や人事部の担当者、責任者などが情報を共有して意見交換しながら評価を決定していく場合もあります。
後者のように組織的に評価していく場合、担当者同士がテレワークをしていると、密な相談ができなかったり、連絡が取れなかったりして評価プロセスが止まってしまう可能性もあるのです。
テレワークでの人事評価は従業員の不満につながりやすい
テレワークの導入、拡大により、人事評価に対して従業員から不満が出てしまう企業は少なくありません。ここではその主な原因として、頑張りが見えにくい問題、上司によって評価方法が変わる問題、自己アピールが必要になることの3つに分けて解説します。
頑張りが評価されないという不満
どんなに頑張っていても目に見える成果や数値で判断されてしまい、業務の難易度や大変さが上司や同僚に伝わらないと不満を持つ社員が増えるリスクがあります。テレワークでは勤務態度を観察するのが難しく、途中のプロセスが見えにくくなりやすいからです。
たとえば商品開発や企画といった達成度を単純に評価できない業務では、人事評価制度を見直さないと、従業員の不満が高まるリスクがあります。「見えない忙しさを定量的に評価してもらえない」「プロセスが無視され成果だけで判断される」「熱意や自主性を知ってもらえない」といった悩みを持つ従業員が少なからずいるのです。
こうした不満、不安が常態化してしまうとモチベーションが下がり、パフォーマンスも落ちてしまうでしょう。
上司によって評価が変わる
上司によってテレワーク勤務者の評価が大きく変わってしまう場合もあります。というのも、勤務態度やプロセスの評価は難しいので成果だけで評価しようとする上司と、なんとか情報を集めてプロセスも評価しようとする上司に二極化される傾向があるからです。
前者はジョブ型雇用のように成果物だけで判定しようとする傾向があります。対して後者は、チャットでのやり取りやWeb会議における発言なども評価に含めようとするのです。
上司の評価方法の違いはオフィス勤務でもありました。しかしテレワークでは、上司だけでなく同僚、部下の目も届かないため、多くの人の意見を取り入れて偏りを是正する365度評価といった手法が取りにくい特徴があります。
評価されるための意識を強く持つ必要がある
テレワークでは自己アピールの意識が低い人や苦手な人が、人事評価への不公平感や不安を持ちやすい傾向があります。自己アピールの意識が高く上手な人であれば、たとえばビジネスチャットツールを使って途中経過を上手に伝えたり、Web会議で自身の成果をアピールしたりできるでしょう。
しかし、自己アピールの意識が低い人や苦手な人はこうした行動ができません。その一方、他人に評価されたい気持ちはあるため、不満がたまりやすいのです。
そのため現在では、テレワーク特有のコミュニケーション技術を研修で教えているところが少なくありません。たとえばロジカルライティングや表現技術などのテキストコミュニケーションや、チャットやWeb会議でのマナー、コツなどを学ぶことによって、自己アピールについての不満が出にくくなります。
テレワーク(在宅ワーク)の課題解決ウェビナー
昨今のコロナウイルスの感染拡大・ 緊急事態宣言を受け、企業は待ったなしで在宅ワークにシフトせざるを得ない状況となっております。
テレワーク経験のある管理職に調査を実施したところ、「テレワーク時の人事評価はオフィス出社時と比べて難しい」…73.7％ 「テレワークを前提とすると、人事評価制度を見直し・改定する必要がある」…52.4％ と、人事評価に課題を感じている方が多くいらっしゃいます。
周囲の目がなくなることで従業員の自律的な行動、モチベーション管理の重要性が高まるなか、 そのカギを握る人事評価・給与制度をどのように変えていったらよいのか？
7年間のテレワーク実績と、3,000社以上の働き方をサポートしてきた経験をもとに、”仕事ぶりが見えなくても適切に評価するポイント””どんな環境でも従業員が最高のパフォーマンスを発揮する評価制度”をご紹介します！
テレワークに適した人事評価とは
テレワークを導入する際、人事担当者としては適正かつ運用しやすい人事評価制度を構築することが大切です。
ここでは、テレワークに適した人事評価制度を実現するための対策を紹介しましょう。
評価項目を明確化する
テレワークを導入するに当たって、評価項目を明確化することは効果的な手段です。
先述したように、テレワークでは部下と直接対面する機会が減るため、評価担当者としては目に見えやすい成果や実績だけをもとに評価をする傾向が出てしまいます。
しかし、これはオフィス勤務を前提としている人事評価制度だからであり、テレワークに合わせた形で評価項目を設定すれば、適正な評価は可能です。
例えば、テレワークであっても、月に何度か「ZOOM」などのオンライン会議ツールを使ってフェイス・トゥー・フェイスでの面談をすることで、成果に至るまでのプロセスを確認することができます。また、プロセスを評価するためには、「いつまでに、何をするか」を明確な目標として設定しておくことも大切です。
また、業務スピードやレスポンスなども定量的に計測して評価材料にすることも可能です。
評価方法を統一する
また、評価方法を統一することも有効です。
テレワークの導入時は、管理者も慣れていないため、評価方法にばらつきが生じるのは先述の通りです。
上司によって、成果主義的に偏ったり、逆に成果に至るプロセスも評価したりといった差があると、部下としては不公平だと感じてしまうでしょう。
そこで、評価基準を明確化した上で、上司によって評価方法に偏りが出ないような仕組みを作ることが重要です。
目標管理制度を取り入れる
目標管理制度は、先述した評価項目の明確化や評価方法の統一を実現するために適しています。
目標管理制度とは、個人が期間内に達成したい目標を定め、実現するための取り組みや中間目標なども設定し、それにもとづいて振り返りや評価をする仕組みです。
一般的には、上司と部下が目標や達成方法などを相談し、期間中には上司が部下の取り組みをサポートしていきます。この制度は事前に取り組み内容を定めた上でそれに対する評価を行うため、リモートワークであっても適正な評価が実施しやすいのです。
目標設定にAIを活用する
目標設定において課題となるのが、チェックする人事部門の手間と、社員自ら目標を設定する自律性です。
あしたのチームが提供する人事評価クラウドシステム「あしたのクラウド®」では、社員が記載した行動目標に対して、これまで人事評価制度の運用で蓄積してきた240万項目の目標データと20万件の目標添削データを活用したAIが、NGパターンを自動判別し改善点をアドバイスしてくれます。
AIによるアドバイスで、目標設定が苦手な社員もポイントを押さえることができ、評価フローも効率化されます。
人事評価プロセスを工夫する
人事評価プロセスをテレワークに適した形に変えることも効果的です。人事評価では、複数の管理者や人事担当者が紙やエクセルに人事情報を記入し、ミーティングなどで意見交換した上で評価を決定していく場合が少なくありません。
しかし、人事評価の担当者自身がテレワークをすることにも備え、オンラインで情報共有しながら人事評価をできるような仕組みも求められます。
テレワークの人事評価を円滑に運用するコツ
テレワークの人事評価を円滑にするには、テレワークの特徴とデメリットをよく知り、対策を講じる必要があります。ここでは業種や業態を問わず効果的なコミュニケーション頻度を上げる方法、ITシステムの導入、人事評価者への研修について解説します。
コミュニケーション頻度を上げる
人事評価の精度を高めるには、上司が率先してコミュニケーションの機会を増やすことが重要です。たとえば、Web会議を用いた上司と部下の1on1を毎週実施したり、従業員の日報・週報の提出をルール化したりする施策が挙げられます。
また、上記のような報・連・相の機会を増やすだけでなく、ネガティブフィードバックの場も設けるとよいでしょう。上司、部下ともにテレワークで苦労するのが、雑談の流れで自然に不満を伝えたり、相手の反応をうかがいながら間違いの指摘や異なる意見を示したりする場の欠如です。
たとえば雑談ができるチャットグループを立ち上げたり、対面で話し合う場を定期的に設けたりするなどの工夫によって、認識の食い違いを減らせば、それだけ評価が適切になるでしょう。
特に新入社員の入社時やチームを立ち上げたときなどは、個性や資質を理解するために、対面コミュニケーションの機会が有用でしょう。
ITシステムの導入
自社に合ったITシステムの導入も人事評価の精度向上に効果的です。たとえば、電子メールよりも気軽でリアルタイム性が高いチャットツールの導入や、共同作業をスムーズにするファイル共有システムが挙げられます。また、テレワークでの文書承認・回覧がスムーズになる電子印鑑サービスも、テレワークとの親和性が高いツールです。
こうしたサービスは業務効率化が主目的ですが、バーチャルオフィスを構築する役割もあります。つまり、上司が部下の勤務状況をリアルタイムで詳しく把握し、的確な人事評価につなげるためにもITシステムは有効なのです。
より詳しく勤怠状況を把握したい企業は、テレワーク向けの勤怠管理ツールを導入しています。たとえば従業員がパソコンを起動した時間や、残業時間などをモニタリングして、勤務態度を見える化します。従業員の心理的負担に注意する必要はありますが、勤務態度の評価が困難というテレワークのデメリットを少なくできるでしょう。
評価者への研修を実施する
人事評価の不公平感をなくすには、上司や人事担当者などの評価者の基準を統一する研修が必要です。評価項目や評価基準を見直した後は、評価者を集めて社内研修を実施し、方法や基準を統一しておきます。たとえば、実際の従業員をモデルに評価を行い、評価が適性だったか、どの程度の実績に対して何点を付けるかなどを話し合い、評価尺度を擦り合わせていくわけです。
また、人事評価の見直しを担当する人事担当者は、より高度な研修を受ける必要があります。たとえば、ジョブ型への移行に伴うKPI（成果目標）の変更方法や、評価を報酬へ連動させる仕組み作りといったテレワーク向けの人事評価を学ぶ外部研修を受講するのが効果的です。
テレワーク導入には助成金も活用できる
テレワークは多様な働き方推進や長時間労働是正などを掲げた働き方改革の切り札といわれており、国や自治体は積極的に助成金を出しています。ここでは主要な制度である人材確保等支援助成金、IT導入補助金、テレワーク促進助成金（東京都）を紹介します。これ以外にも、独自の制度を設けている自治体がありますので、一度調べてみるとよいでしょう。
人材確保等支援助成金
人材確保等支援助成金は、良質なテレワーク環境の構築によって人材確保や雇用管理の改善などを推進するために設けられた制度です。初期費用5万円以上から補助対象となるため、試験的にテレワークを導入する場合も利用できます。
| 運営 | 厚生労働省 |
| 対象企業 | ・テレワーク勤務を新規に導入する企業 ・テレワークを試行的に導入している、していた企業 |
| 助成内容（テレワーク関連） | ・ITツールやサービスの導入 【具体例】 ・リモートアクセス及びリモートデスクトップサービス ・仮想デスクトップサービス ・クラウドPBXサービス ・Web会議等に用いるコミュニケーションサービス ・ウイルス対策及びエンドポイントセキュリティサービス |
| 助成金 | ・機器等導入助成：経費の30％ ・目標達成助成：経費の20％ ※いずれも上限は企業あたり100万円、または1人あたり20万円のうち低い方 |
IT導入補助金
IT導入補助金は中小企業、小規模事業者のデジタル化、DXを推進するためのITツール導入を支援する制度です。IT導入補助金の対象となる範囲は広く、たとえばテレワーク勤務者を増やすためのクラウド型サービスの利用料やノートパソコンの購入などが対象です。ただし、IT導入補助金で認められているITツールやサービスでなければならない点に注意しておきょう。
| 運営 | 独立行政法人中小企業基盤整備機構、TOPPAN株式会社（中小企業庁監督のもと） |
| 対象企業 | 中小企業、小規模事業者 |
| 助成内容（テレワーク関連） | ・補助金HPに公開(登録)されているITツール（ソフトウェア、サービスなど）の導入費用、クラウドサービス利用料、相談・サポート費用 |
| 助成金 | 5万円～450万円 |
テレワーク促進助成金（東京都）
テレワーク促進助成金（東京都）は、都内の中堅・中小企業がテレワーク用の機器、ソフトウェアを導入するための経費を助成する制度です。
| 運営 | 東京都 |
| 対象企業 | 都内に本社または事業所を置き、以下のどちらかの条件を満たす企業 1.常時雇用する労働者が2人以上30人未満 2.常時雇用する労働者が30人以上999人以下 ※いずれもその他要件あり |
| 助成内容（テレワーク関連） | ・テレワーク環境の構築 ・非正規社員のテレワーク拡充に伴うテレワーク環境の構築 |
| 助成金 | 1の企業：最大150万円、助成率2／3 2の企業：最大250万円、助成率1／2 |
テレワークにおける人事評価の好事例
カルビー株式会社
菓子や食品の製造・販売を行うカルビー株式会社は、2009年の新経営体制への移行を機に働き方改革を強力に推進し、段階的にテレワークの導入を開始しました。その取り組みが評価され、2015年には、「厚生労働大臣賞（輝くテレワーク賞）」を受賞しています。
「ライフワークバランス（ワークライフバランス）」と「成果主義」の2本柱を掲げ、会社の成長には個人の成長が必須という考えのもと、人事評価は年間の業務目標に応じた絶対的な評価を基本としているのが特徴です。
株式会社SiM24
株式会社SiM24は、半導体パッケージや電子機器一般の製造工程に必要な電子機器や部品の応力解析、熱解析などの受託シミュレーションサービスを提供する企業です。
さまざまな事情によって家庭に埋もれてしまった高スキルを持つ人材を活用するため、高度な解析シミュレーション業務を完全在宅で実現する環境を整備しています。
週次の報告とアウトプット管理を徹底することを前提に、業務評価は勤務時間と成果物が見合っているかどうかで判断しています。
向洋電機土木株式会社
向洋電機土木株式会社は、屋内外の電気設備の設計・施工を行う企業です。経営効率の改善を目的にテレワークを導入し、社員一人ひとりと面談した上で、それぞれのライフスタイルや特性に合わせた働き方を選択できるよう配慮しています。
基本的な評価は申請内容と成果物を見て生産性をチェックするしくみです。図面・工程表・質疑応答表・議事録などの成果物と作成時間・完成レベルを照らし合わせ、委員会で検討します。評価結果は本人に伝え、昇進などの人事評価にも反映させています。
出典： テレワーク活用事例 －仕事と育児・介護の両立のために—｜厚生労働省
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テレワークに移行する場合、労務管理の手続きや人事評価の方法についてはさまざまな課題があります。
人事担当者としては、適正かつスムーズな人事評価をするための対策が必要です。
有効な手段の1つとしては、テレワークの移行に合わせて人事評価システムも活用することが挙げられます。
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あした式人事評価シート
