テレワークで社員の評価はどうすべき?人事評価の課題と対策

新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言でテレワークが拡大中

働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大などによって注目されているテレワーク。

しかし、導入するうえでの課題も多く、経営者や人事担当者は人事評価制度の在り方なども検討しなければなりません。

この記事ではテレワークにおける人事評価の課題と対策を解説します。

新型コロナウイルスの感染拡大で注目されるテレワーク

テレワーク(telework)とは、情報通信技術などを用いて、場所や時間の制約なく仕事をする働き方を指します。

「遠く」という意味を持つ英語の「tele」と、「働く」という意味の「work」が語源。

情報通信技術(ICT、Information and Communication Technology)とは遠隔地であってもコミュニケーションや業務遂行を可能にするための技術で、通信デバイスやコミュニケーションソフト、ビデオ会議システムなどが挙げられます。

日本国内では、働き方改革の推進や、人手不足に伴う多様な人材の活用、ICTの発展などによってテレワークは近年拡大傾向にありました。

そのような中、2020年には新型コロナウイルスが拡大し、感染を防止する手段としてテレワークはさらに注目を集めています。

テレワークのメリットとデメリット

企業経営者や人事担当者がテレワークの導入を検討する際は、長所と短所を知っておくことが大切です。ここではテレワークのメリットとデメリットを紹介します。

テレワークのメリット

テレワークには、

  • 人材確保
  • 通勤・移動コスト削減
  • BCP対策

といったメリットがあります。

多様な働き方に対応できる=人材確保に繋がる

まず、テレワークを導入すれば社員の業務スタイルやプライベートの事情に合わせた労働環境を提供できます。

そのため、社員が効率的な働き方を自ら選択したり、仕事と子育て・介護などを両立したりできるようになるため、社員のワークライフバランスの実現や人材確保にも繋がるのです。

通勤や移動にかかるコストを削減できる

次に、通勤や移動にかかるコストを削減できます。

通勤は毎日数時間かかったり1人当たり月に数万円の通勤手当が発生したりといったケースもあり、企業と働き手にとって負担は少なくありませんでした。テレワークではこうした負担も軽減できるのです。

事業継続計画(BCP)対策になる

そして、災害時や緊急時の事業継続計画(BCP)という視点でも有効です。オフィス勤務の場合、停電や災害が発生すると事業がストップしてしまうというリスクがあります。

しかし、テレワークを導入することで被害を分散できるので事業継続の確率を高められるのです。

テレワークのデメリット

テレワークを導入すると、

  • セキュリティのリスク
  • コミュニケーション不足
  • マネジメントの質低下

といった課題もあります。

セキュリティリスク

まず、セキュリティをどのように確保するのかは大きなテーマです。オフィスであれば社内ネットワークを整備したりセキュリティシステムを導入したりすることで一定の安全性が保たれます。

一方、テレワークでは端末の紛失・盗難や情報漏洩といったリスクが高まるのです。

コミュニケーション不足

次に、コミュニケーションにおいても難しさがあります。オフィスでは社員同士が顔を合わせるので綿密な情報交換が可能です。

また、雑談によってリフレッシュする効果や新しいアイデアを思いつく効果も期待できます。一方、テレワークでは社員同士の対面でのやりとりがなくなり、コミュケーションのスピードや質も低下しがちなのです。

マネジメントの質の低下

そして、管理者や人事担当者が社員をマネジメントすることにも課題があります。オフィスでは管理者の目が行き届くので、勤怠管理や人事評価、教育などにおいて細かいケアなどが可能です。

しかし、テレワークではお互いの顔が見えないので、これまでのマネジメントの方法が通用しないのです。

テレワークの評価制度・労務管理に関する課題

先述のように、テレワークはメリットだけでなくデメリットもあるものです。人事担当者や管理者は、特に人事面や労務管理についての課題を理解してかなければなりません。ここでは評価制度や労務管理に関する課題を紹介します。

手続きの滞り

テレワークでは、労務管理や人事評価について書類チェックや決済が遅れてしまい、必要な手続きが滞ってしまう可能性があります。

特に、労務分野は就業規則や雇用契約、福利厚生、勤怠・給与といった非常に重要な手続きを扱う業務です。

書類を手書きする必要があったり、紙にハンコを押印しなければならなかったりといったルールの場合、テレワークでは手続きが止まってしまう可能性があります。

また、記入方法について担当者に質問がある場合、テレワークでもメールや電話などでやりとりはできますが、オフィスで顔を合わせるよりも意思疎通に手間がかかってしまうでしょう。

勤務態度の評価が困難

人事評価においては、勤務態度の評価方法について課題があります。

オフィスや現場での勤務であれば、上司が部下の様子を直接チェックできるので、仕事への取り組み方やモチベーションなど、勤務態度全般を評価することが可能です。

しかし、テレワークでは上司が部下の仕事ぶりを直接観察することができません。また、コミュニケーションの量も減ってしまうため、部下の態度を判断することも難しくなります。

人事評価では、成果だけでなくそこに至ったプロセスも評価に反映することがありますが、テレワークでは評価材料が減ってしまいます。

評価方法のばらつき

人事担当者や管理者による評価方法のムラをなくすことも重要な課題です。テレワークでは上司が部下と面と向かって関わる機会が減ります。

上司によっては、人事評価をする際に普段のメッセージやビデオ会議での発言、出勤した場合の働きぶりなども評価に入れるか、あるいは、普段の仕事ぶりは分からないと割り切って成果物や実績などを重視して人事評価をするか、両極端に分かれる可能性も考えられるでしょう。

評価方法が新しい働き方に対応していなければ、評価する側も混乱してしまいます。こういった評価方法のばらつきが生じることは避けられないため、評価の仕組みから整備する必要があるのです。

人事プロセスの遅延

人事評価を実施する上司や人事担当者の間でコミュニケーションが滞ってしまう可能性があり、スムーズな情報交換を実現することも課題です。

人事評価は上司などが単独で行う場合もありますが、複数の役職者や人事部の担当者、責任者などが情報を共有して意見交換しながら評価を決定していく場合もあります。

後者のように組織的に評価していく場合、担当者同士がテレワークをしていると、密な相談ができなかったり、連絡が取れなかったりして評価プロセスが止まってしまう可能性もあるのです。

テレワーク(在宅ワーク)の課題解決ウェビナー

昨今のコロナウイルスの感染拡大・ 緊急事態宣言を受け、企業は待ったなしで在宅ワークにシフトせざるを得ない状況となっております。

テレワーク経験のある管理職に調査を実施したところ、「テレワーク時の人事評価はオフィス出社時と比べて難しい」…73.7% 「テレワークを前提とすると、人事評価制度を見直し・改定する必要がある」…52.4% と、人事評価に課題を感じている方が多くいらっしゃいます。

周囲の目がなくなることで従業員の自律的な行動、モチベーション管理の重要性が高まるなか、 そのカギを握る人事評価・給与制度をどのように変えていったらよいのか?

7年間のテレワーク実績と、3,000社以上の働き方をサポートしてきた経験をもとに、”仕事ぶりが見えなくても適切に評価するポイント””どんな環境でも従業員が最高のパフォーマンスを発揮する評価制度”をご紹介します!

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テレワークに適した人事評価とは

テレワークを導入する際、人事担当者としては適正かつ運用しやすい人事評価制度を構築することが大切です。

ここでは、テレワークに適した人事評価制度を実現するための対策を紹介しましょう。

評価項目を明確化する

テレワークを導入するに当たって、評価項目を明確化することは効果的な手段です。

先述したように、テレワークでは部下と直接対面する機会が減るため、評価担当者としては目に見えやすい成果や実績だけをもとに評価をする傾向が出てしまいます。

しかし、これはオフィス勤務を前提としている人事評価制度だからであり、テレワークに合わせた形で評価項目を設定すれば、適正な評価は可能です。

例えば、テレワークであっても、月に何度か「ZOOM」などのオンライン会議ツールを使ってフェイス・トゥー・フェイスでの面談をすることで、成果に至るまでのプロセスを確認することができます。また、プロセスを評価するためには、「いつまでに、何をするか」を明確な目標として設定しておくことも大切です。

また、業務スピードやレスポンスなども定量的に計測して評価材料にすることも可能です。

人事評価シート

評価方法を統一する

また、評価方法を統一することも有効です。

テレワークの導入時は、管理者も慣れていないため、評価方法にばらつきが生じるのは先述の通りです。

上司によって、成果主義的に偏ったり、逆に成果に至るプロセスも評価したりといった差があると、部下としては不公平だと感じてしまうでしょう。

そこで、評価基準を明確化した上で、上司によって評価方法に偏りが出ないような仕組みを作ることが重要です。

目標管理制度を取り入れる

目標管理制度は、先述した評価項目の明確化や評価方法の統一を実現するために適しています。

目標管理制度とは、個人が期間内に達成したい目標を定め、実現するための取り組みや中間目標なども設定し、それにもとづいて振り返りや評価をする仕組みです。

一般的には、上司と部下が目標や達成方法などを相談し、期間中には上司が部下の取り組みをサポートしていきます。この制度は事前に取り組み内容を定めた上でそれに対する評価を行うため、リモートワークであっても適正な評価が実施しやすいのです。

目標設定にAIを活用する

AI 目標設定

目標設定において課題となるのが、チェックする人事部門の手間と、社員自ら目標を設定する自律性です。

あしたのチームが提供する人事評価クラウドシステム「あしたのクラウド®」では、社員が記載した行動目標に対して、これまで人事評価制度の運用で蓄積してきた240万項目の目標データと20万件の目標添削データを活用したAIが、NGパターンを自動判別し改善点をアドバイスしてくれます。

AIによるアドバイスで、目標設定が苦手な社員もポイントを押さえることができ、評価フローも効率化されます。

人事評価プロセスを工夫する

人事評価プロセスをテレワークに適した形に変えることも効果的です。人事評価では、複数の管理者や人事担当者が紙やエクセルに人事情報を記入し、ミーティングなどで意見交換した上で評価を決定していく場合が少なくありません。

しかし、人事評価の担当者自身がテレワークをすることにも備え、オンラインで情報共有しながら人事評価をできるような仕組みも求められます。

テレワークにおける人事評価の好事例

カルビー株式会社

菓子や食品の製造・販売を行うカルビー株式会社は、2009年の新経営体制への移行を機に働き方改革を強力に推進し、段階的にテレワークの導入を開始しました。その取り組みが評価され、2015年には、「厚生労働大臣賞(輝くテレワーク賞)」を受賞しています。

「ライフワークバランス(ワークライフバランス)」と「成果主義」の2本柱を掲げ、会社の成長には個人の成長が必須という考えのもと、人事評価は年間の業務目標に応じた絶対的な評価を基本としているのが特徴です。

株式会社SiM24

株式会社SiM24は、半導体パッケージや電子機器一般の製造工程に必要な電子機器や部品の応力解析、熱解析などの受託シミュレーションサービスを提供する企業です。

さまざまな事情によって家庭に埋もれてしまった高スキルを持つ人材を活用するため、高度な解析シミュレーション業務を完全在宅で実現する環境を整備しています。

週次の報告とアウトプット管理を徹底することを前提に、業務評価は勤務時間と成果物が見合っているかどうかで判断しています。

向洋電機土木株式会社

向洋電機土木株式会社は、屋内外の電気設備の設計・施工を行う企業です。経営効率の改善を目的にテレワークを導入し、社員一人ひとりと面談した上で、それぞれのライフスタイルや特性に合わせた働き方を選択できるよう配慮しています。

基本的な評価は申請内容と成果物を見て生産性をチェックするしくみです。図面・工程表・質疑応答表・議事録などの成果物と作成時間・完成レベルを照らし合わせ、委員会で検討します。評価結果は本人に伝え、昇進などの人事評価にも反映させています。

出典: テレワーク活用事例 -仕事と育児・介護の両立のために—|厚生労働省

テレワークの人事評価にはクラウドで一元管理できるツールがおすすめ

テレワークに移行する場合、労務管理の手続きや人事評価の方法についてはさまざまな課題があります。

人事担当者としては、適正かつスムーズな人事評価をするための対策が必要です。

有効な手段の1つとしては、テレワークの移行に合わせて人事評価システムも活用することが挙げられます。

「あしたのクラウド®」は、 導入企業3,500社の実績と12年間の運用ノウハウをもとに、他社には真似のできない、あらゆる業種の人事評価制度運用における課題に対応できる人事評価システム です。

  • 現在の評価制度を再現しつつ運用を改善できる
  • データ集計・期日管理・給与通知を自動化し、評価業務の負担を大幅に軽減。
  • 人事評価のプロによる万全のサポート体制

現行の評価制度の内容やテレワークでの運用に課題を感じているご担当者様は、ぜひ一度導入をご検討ください。

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