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新型コロナウイルスの感染拡大などにより注目されているテレワーク。
しかし、導入するうえでの課題も多く、足踏みしている企業も少なくありません。この記事ではテレワークのメリットや課題と解決方法を解説します。
テレワークとは？
テレワークとは、場所や時間にとらわれず仕事をすることを指します。パソコンやテレビ電話用カメラといった端末や、メールやチャット、通話アプリといったソフトウエアなど、いわゆる情報通信機器ICTを活用したワークスタイルです。
近年は政府による働き方改革の推進や、多様な人材が活躍しやすい環境の整備といった風潮の中で、テレワークは注目される傾向にあります。
また、2020年は新型コロナウイルスが拡大し、感染を防止する目的から、さらにテレワークが急速に普及しています。
テレワークのメリット
企業がテレワークを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは4つのポイントについて解説します。
多様な人材の確保
まず、幅広い人材を確保できる可能性があります。これまでは、多くの企業において社員をオフィスなどに出勤させ、決められた時間をそこで働かせるという勤務形態が一般的でした。
この仕組みは、社員同士が顔を合わせることでコミュニケーションの促進に繋がったり、適正な人材管理・評価がしやすかったりといったメリットもあります。
一方で、子育て・介護世帯や遠隔地の在住といった制約があるために、優秀な人材の確保に課題があったのも事実です。
テレワークを導入すれば、仕事をする時間も場所も問わないため、これまでは確保が困難だった人材を活躍させられる環境を整備できます。
通勤・移動コストの削減
また、通勤や移動にかかるコストを削減できます。テレワークでない限り、職場への通勤は毎日発生するものです。
通勤手当を支給する場合は1人当たり月間数千円から数万円に上ることもあり、企業側にとってコスト要因になります。
また、毎日数時間かかる通勤は、社員に対して体力的かつ時間的な負担を強いることになり、従業員満足度の点から望ましいものではありません。
テレワークを導入すれば、通勤や移動にかかる経済的コストを減らすことに加えて、社員の負担軽減にも貢献するのです。
業務効率の向上
業務効率の向上にも繋がります。「基本的に仕事はオフィスでするもの」という認識は根強くありますが、集中力を必要とする仕事など、仕事内容によっては騒がしいオフィスが適しているとは限りません。
実際にはオフィスよりも1人の方が仕事に没頭できるというタイプの人もいます。また、通勤や移動などが多ければ、それに時間や労力を費やすことで本来の業務に十分な力を注げないという問題もあるでしょう。
しかし、テレワークであれば仕事に集中できる時間や場所を選ぶことができます。さらに、通勤や移動が不要なので、そのリソースを業務に費やせるのです。
災害時の事業継続
テレワークは、災害時でも事業を継続しやすいという長所もあります。災害はいつどこで発生するかわかりません。
社員の大半がオフィスで仕事をしている企業の場合、その周辺で災害が発生したり、建物が停電したりといった非常事態に見舞われれば、たちまち事業がストップしてしまう可能性があります。
これでは、事業継続計画（BCP）の観点からも安全とは言えません。しかし、テレワークであれば社員を分散させることになります。
災害によって受ける被害も分散させられるので、事業を安全に継続できる確率が上がるのです。
テレワークの課題・デメリット
テレワークを導入する前に検討しておきたいのがデメリットです。ここでは企業がテレワークを導入する際の課題やデメリットを紹介します。
セキュリティのリスク
セキュリティのリスクが高まる点には注意が必要です。
オフィスであれば基本的には社内ネットワークが整備されているので、内外のネットワークを切り離して安全性を確保できます。
また、インターネット接続の際も不正侵入防止システムやファイヤウォールやなどを整備すればセキュリティを保つことが可能です。
一方、テレワークであればPCやタブレット、スマホといった端末を社外に持ち出して作業することになります。自宅や公衆のインターネット環境を使用すれば情報漏洩のリスクが増えてしまいますし、端末の紛失・盗難の危険もあるでしょう。
コミュニケーションの課題
コミュニケーションをどのように取るのかは課題です。
オフィスであればフェイス・トゥー・フェイスが可能なので、意思疎通がスムーズになります。
また、お互いの様子を見ることでトラブルを抱えていないか、体調不良などはないかといったチェックも可能です。
しかし、テレワークであれば直接対面できないので、コミュニケーションの質が下がる可能性があります。
例えば、メールやチャットといったテキストメッセージだけでは相手の様子がわかりません。電話やビデオ電話システムであればある程度カバーできるものの、精度には限界があります。
勤怠管理・人事評価の精度低下
勤怠管理や人事評価についても注意する必要があるでしょう。
一般的に、オフィスには打刻ツールがあり勤務時間を正確に計測できます。また、過労になりそうな社員がいる場合には管理者が気づき対応することも可能です。
評価についても、職場であれば部下の仕事ぶりを目の前で見られるので、正確に評価がしやすいでしょう。
一方、テレワークでは正確な勤怠管理が難しい部分もあります。管理者の目が行き届かないため、実際には申告よりも働きすぎる可能性があります。遠隔でも正しく勤怠を管理し、社員の仕事を評価できる仕組みが必要です。
テレワークの課題解決のための施策
テレワークには課題があるのも事実ですが、ICT技術やシステムを活用すれば対応は可能です。ここではテレワークの弱点を解決するための施策を紹介します。
セキュリティ対策
テレワークで情報漏洩などのリスクを抑えるためには、社外利用に向けた環境整備やルール作りが大切です。
環境整備については、個人所有の端末で仕事させることは避け、会社所有の端末を貸与することが1つの手段と言えます。
もちろん、端末はパスワード化して厳格に管理したうえで、ログイン時の多要素認証といったセキュリティ対策なども施しましょう。
ルールについても同様です。むやみにインターネットに接続することは外部からのハッキングや情報漏洩のリスクを高める可能性があります。
公衆Wi-Fiは避けるといった利用マニュアルを定め、VPNなど安全性の高いネットワークも検討しましょう。
テレワークにおいてファイルのやりとりを行う場合、「BOX」など、セキュアなファイル共有クラウドサービスを使用することをおすすめします。
コミュニケーション促進
また、活発なコミュニケーションを促す方法も検討しましょう。現在はICT技術の向上で、テレワークに活用できるツールが揃っています。
事務的なやりとりや、密なコミュニケーションといった場面ごとに最適なものを活用できるのです。
普段のやりとりでは、グループウエアやチャットツールが役立ちます。これは特定のメンバー間で、テキスト、画像、動画、その他ファイル共有などができるツールです。中にはスケジュール管理やプロジェクト管理機能も備わっているものもあります。
顔を合わせたい場合は「ZOOM」などのオンライン会議ツールが便利です。双方の様子を動画で確認しながら会話することができます。
勤怠管理・人事評価ツール導入
また、テレワークに向けて勤怠管理や人事評価のツールも必要不可欠です。
勤怠管理については、パソコンの起動時刻や使用時刻を記録できるツールもあります。管理者の目が届かない場所であっても、正確な勤務時間が把握できるのです。
人事評価については、人事評価システムが活用できます。
紙やエクセルといった従来の管理方法とは異なり、システム上で情報を一元管理できるツールも普及しているので、複数の人物が離れた場所から人事評価の情報を共有する際に便利です。
テレワークの勤怠管理・人事評価はクラウドツールがおすすめ
今回紹介してきたように、テレワークにはメリットもありますが、セキュリティやコミュニケーションの他、勤怠管理や人事評価の点で課題があるのも事実です。テレワークの導入に当たっては、そういった課題に対処する必要があります。
特におすすめのツールはクラウド型のタイプです。
人事評価システム「あしたのクラウド」は、目標設定、面談、評価、査定といった項目をクラウド上で管理できます。集計や分析にも優れており、紙や表計算ソフトの煩わしさもありません。テレワークを実施する際には利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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