バックオフィスの目標設定がむずかしい理由と効果的な目標管理の方法を解説

「バックオフィスの目標設定方法がわからない」
「数値化が難しく評価基準が曖昧になっている」

本記事を読んでいる方の中には、上記のお悩みを抱えている方もいるでしょう。

バックオフィス業務は成果が見えにくく、営業職のように売上で評価しにくいため、目標設定に頭を抱えるケースが少なくありません。しかし、適切な指標と管理手法を取り入れれば、公平で納得感のある評価制度を構築可能です。

今回は、バックオフィスの目標設定がむずかしい理由から、具体的なKPI設定例、役立つフレームワークまで詳しく解説します。

記事の内容を参考に、自社に合った効果的な目標管理を実現させてください。なお、バックオフィスの目標を明確にし、運用までサポートしてほしい場合は「あしたのチーム」がおすすめです。

 バックオフィス（間接部門）の役割・直接部門の違い

企業には、営業活動など利益に直接結びつく業務を行う「直接部門」と、利益には直接結びつかないサポート全般の業務を行う「バックオフィス（間接部門）」が存在します。

次の見出しでは、バックオフィス（間接部門）と直接部門の関係性やそれぞれの特徴について詳しく解説していきます。

バックオフィス（間接部門）とは

バックオフィス（間接部門）とは、企業の売上に直接関与しないものの、組織全体の運営を支える重要な部門です。

具体的には、以下のような部署が含まれます。

各部署	主な業務内容
人事部	従業員の管理
経理部	財務処理
総務部	社内環境の整備
法務部	法的なリスク対策

例えば、人事部門は採用や研修を通じて適切な人材を確保し、経理部門は正確な財務管理を行うことで資金繰りをサポートします。

バックオフィス（間接部門）の業務が適切に機能することで、直接部門が本来の業務に専念できるため、企業の成長促進につながります。

直接部門とは

直接部門とは、企業の売上や利益に直結する業務を担う部門のことで、主に以下の部署が該当します。

• 営業
• マーケティング
• 製造
• カスタマーサポート

これらの部門は顧客と直接関わり、商品やサービスの販売、ブランドの認知拡大、生産活動を行うことで収益を生み出します。

例えば、営業部門は新規顧客の開拓や契約締結を担当し、マーケティング部門は市場調査や広告戦略を立案します。

直接部門が成果を上げるには、バックオフィス（間接部門）の支援が不可欠であるため、企業全体のパフォーマンスを向上させるためにも、直接部門と間接部門の連携が重要です。

バックオフィス（間接部門）の3つの役割

バックオフィス（間接部門）の役割は、主に以下の3つです。

• 会社の運営
• コストカットの検討
•  顧客満足度（CS）の向上

これよりバックオフィス（間接部門）の役割や業務を詳しく解説するため、バックオフィス（間接部門）の重要さを十分に理解できるでしょう。

 会社の運営

バックオフィス（間接部門）は、企業全体の運営を支える役割を担っています。

人事、経理、総務、法務などの部門が連携し、社員が働きやすい環境を整えてくれるため、業務の効率化が促進されて組織の生産性が向上します。

例えば、人事部門は適切な人材配置を行い、社員のスキル向上をサポートしたり、経理部門は資金管理を行い安定した経営基盤を確立したりできます。

また、総務ではオフィス環境の改善を担当し、法務はリスク管理を通じて企業を法的トラブルから守ってくれるでしょう。

バックオフィス（間接部門）が円滑に機能することにより、直接部門は売上の向上に集中することができ、企業の利益増加が期待できます。

 コストカットの検討

バックオフィス（間接部門）には、企業のコストを最適化し、無駄を削減する役割があります。

単に支出を減らすのではなく、業務の効率を向上させながら、適正なコスト管理を行うことが重要です。

例えば、経理部門が経費精算フローを見直して、不要なコストの発生を防ぐことで、財務の健全性を維持できるでしょう。

また、総務部門がオフィスのペーパーレス化やエネルギーコストの削減に取り組むことで、長期的なコストカットにつながります。

このように、バックオフィス（間接部門）が主体となってコスト削減を推進できれば、企業の収益性を高めて持続的な成長を支えられます。

顧客満足度（CS）の向上

バックオフィス（間接部門）の業務は直接的に顧客対応を行うわけではありませんが、企業のサービス向上に不可欠です。

内部の業務が円滑に進むことで、フロント部門の対応品質にコミットできるため、顧客満足度（CS）が向上します。

例えば、経理部門が迅速で正確な請求処理を行うことで、取引先との信頼関係が強化されたり、人事部門が優秀な人材を採用して社員教育を充実させることで、顧客対応の質が向上することもあるでしょう。

バックオフィス（間接部門）の業務を向上させて、間接的に顧客満足度（CS）を高めていきましょう。

バックオフィス（間接部門）の目標設定が難しい理由

ここでは、バックオフィス（間接部門）の目標設定が難しい理由を紹介します。

• 数字での評価が難しい
• 業務が可視化しにくい

数字での評価が難しい

バックオフィス（間接部門）の業務は、数字での評価が難しいため、目標設定がしにくくなります。たとえば、直接部門である営業の場合だと、業務を以下のような数値化が可能です。

• 成約数：〇件
• 案件数：〇件
• 訪問数：〇件

数字が明確になっていると、振り返りの際に問題点が洗い出しやすくなるため、目標達成としての指標に向いています。

一方、バックオフィスの業務は人材の募集や労働管理など、数値化がしにくい傾向にあります。数値として評価が定まっていないと、人によって判断材料が異なるため、目標設定が難しくなるでしょう。

業務が可視化しにくい

バックオフィスは業務が可視化しにくいため、目標設定が難しくなります。

営業部門や生産部門などの直接部門は、企業の活動成果に直結しているため、業務プロセスが可視化されています。業務が可視化されていると、つまづいているポイントが認識できるため、目標達成の課題点を洗い出すのが容易です。

一方、バックオフィスの業務はプロセスが関連部署や状況の影響が大きくなります。たとえば、人事部が「離職率を減らす」と目標を設定した場合に影響してくる要因は以下のとおりです。

• 業務内容
• 給与・休暇などの環境
• 福利厚生
• 人間関係
• 社会情勢

複数の要因が絡んでしまうため、業務のプロセスの全体像が可視化しにくくなります。

 バックオフィスで目標（KPI）を設定するメリット

間接部門の生産性を向上させて会社の業績アップにつなげるためには、目標設定が重要です。目標を設定し、その達成に向けて社員のモチベーションをアップさせたいなら、目指す目標だけでなくKPIも設定しましょう。

KPIとは、「重要業績評価指標」または「重要達成度指標」などと訳されており、目標達成に向けて段階的に達成度合いを計測し、評価するものです。

この段落では、組織がKPIを設定するメリットを4つ取り上げ、一つずつ解説します。

関連記事：KGI・KPIについてまとめた記事はこちら

目標やそのためにすべき行動が明確になる

1つ目のメリットは、目標やそのためにやるべきことがはっきりし、迷いなく行動できるという点です。

KPIを設定すれば、ゴールに向けて今何をどれほどすれば良いかが明確になります。目標達成のためのプロセスも「見える化」できるので、目標と現状の差も把握しやすくなるでしょう。

それにより、社員一人一人が「自分が今何をすべきなのか」「何が課題なのか」を理解しやすくなり、行動へと移すことができます。

組織力が向上する

2つ目のメリットは、企業全体として組織力を強化できるという点です。

KPIは、企業全体としてのゴールや経営理念、ビジョンに基づき、部門・チーム・個人レベルで目標を設定します。会社として目指すべき大きなゴールが背後にあるので、すべての社員が同じ方向を向き、一つの目標に向けた各自の役割をそれぞれが果たせます。

共通の認識を持って作業に当たることでチームワークが醸成され、組織力は強化するというわけです。

各自が目的意識を持って作業することで、仕事に対するモチベーションも高まります。社員一人一人が前向きに業務に向き合うことも、組織力に向上につながるでしょう。

評価基準を統一化できる

3つ目のメリットは、人事評価基準が明確になり、客観的かつ適正な評価ができるという点です。

KPIを設定していないと評価基準があいまいになり、会社に貢献した社員が正しく評価されないというケースも起こり得ます。そうなると社員のモチベーションは下がってしまい、企業全体として生産性が低下してしまうかもしれません。

一方、KPIを設定して人事評価を統一すれば、数値的な指標をもとに客観的な評価をすることが可能です。社員が公平な評価を受けられるようにすれば、チームとしての団結力や一人一人の勤労意欲の向上にもつながります。

このメリットは、特に間接部門にとって重要なものです。間接部門の業務はその特性上数値化しにくいものが多く、社員が正しい評価を受けにくいという問題点がありました。

しかし、間接部門にもKPIを導入すれば、日々の業務をさまざまな観点から確認し、より公平な評価をすることが可能になります。

個人や会社の成長につながる

4つ目のメリットは、個人が成長できる機会となり、それを受けて会社としても成長できるという点です。

個人レベルでKPIを設定すれば、惰性で仕事をするということが少なくなり、目標に向けて積極的に自分の役割を果たそうとする社員が増えます。

目標と現状の間に差がある時は、うまくいっていないのはなぜなのか、どうすれば改善できるかなどを考えるようになります。その結果、問題解決力や仕事の生産性は高まるでしょう。

KPIによるモニタリングは、会社の成長も促せます。個人の成長は、会社全体としての成長につながるからです。また、KPIの設定により定期的に経営状況を数値で確認できるため、課題や解決策も見つけやすくなります。

良い結果が出れば、見倣うべき事例としてそのナリッジを社内で共有できます。目標に届いていない場合は、原因を突き止めて対処することができるでしょう。

バックオフィスの目標を定めるときの5つの注意点

バックバックオフィスの目標設定では、単に数値を並べるだけでは逆効果になる場合があります。業務の質を落とさず、社員のモチベーションを維持するためには、いくつかの重要なポイントを押さえなければなりません。

ここでは、目標設定を成功させるための5つの注意点を解説します。

• 目標設定が形骸化しないよう注意する
• 減点方式ではなく加点方式にする
• ステップ式の目標を設定する
• 部門ごとの特性を無視しない
• 短期的な数値目標に偏らせ過ぎない

 減点方式ではなく加点方式にする

バックオフィスの目標設定では、減点方式ではなく加点方式の採用が望ましいです。

加点方式では、社員が成果を積極的にアピールでき、前向きな姿勢で業務に取り組めるため、組織全体の成長を促進する効果が期待できるからです。

一方の減点方式では、社員はミスを避けることに意識が向きやすくなるため、新しい挑戦をためらうことが増えてしまうでしょう。

例えば、経理部門で「ミスをゼロにする」という減点型の目標を掲げるのではなく、「経費処理の効率化施策を3つ提案する」といった加点型の目標を設定すると、社員が積極的に改善策を考えるようになります。

社員が前向きに挑戦して積極的に成果を上げられるように、加点方式の目標設定を採用しましょう。

ステップ式の目標を設定する

バックオフィスの目標設定では、達成までの道筋が明確になるよう、ステップ式の目標設定が効果的です。

最終目標だけを設定すると、具体的な進め方が不明確になり社員のモチベーションが低下するため、小さなステップを設定して目標達成に向けた進捗を可視化しましょう。

例えば、総務部門が「社内のペーパーレス化を推進する」という目標を掲げた場合、第一ステップで「契約書の電子化率を〇％にする」、次に「社内報のデジタル化を実施する」と段階的な計画を立てると良いでしょう。

このように、ステップ式の目標を設定することで、達成へのプロセスが明確になり、計画的な業務改善が可能になります。

部門ごとの特性を無視しない

バックオフィスには経理や人事、総務などさまざまな役割があり、それぞれ業務内容が異なります。そのため、全社で統一された画一的な基準を当てはめるのは避けてください。業務の実態に合わない評価軸では、社員が不公平さを感じ、納得感を持てなくなってしまいます。

各部門の特性に合わせた評価軸を設けるよう心がけましょう。例えば、定型業務が多い部署と、企画業務が中心の部署では求められる成果が違います。それぞれの業務バランスを考慮し、現場の実情に即したKPIを設定してください。個別の事情をくみ取る姿勢が、信頼関係の構築につながります。

短期的な数値目標に偏らせ過ぎない

目先の数字だけを追い求めると、本来維持すべき業務品質やチームワークが損なわれる恐れがあります。数字はわかりやすい指標ですが、それだけにとらわれず、中長期的な視点を持つようにしましょう。将来を見据えた取り組みは、組織の持続的な成長や改善をもたらします。

また、定量目標と定性目標をバランスよく組み合わせる工夫をしてください。数字には表れないプロセスや努力も評価対象に含めることで、多面的な視点での評価が可能になります。結果だけでなく過程も大切にすると、社員は安心して業務に取り組めるようになります。

目標設定が形骸化しないよう注意する

目標を作っただけで満足せず、定期的な振り返りとフィードバックを行う場を設けてください。運用がおろそかになると、目標管理が単なる形式的な作業になってしまいます。上司と部下が密にコミュニケーションを取り、設定した目標の意義や現在どの程度達成できているのかを共有し続ける必要があります。

また、環境の変化に応じて柔軟に目標を見直す姿勢も欠かせません。状況が変われば、当初の計画が合わなくなる場合があります。常に実効性のある目標設定を維持し、意味のある活動にしましょう。

バックオフィス（間接部門）における目標（KPI）の設定例

各部門ごとのKPI（重要業績評価指標）の設定例を紹介します。

• 人事部のKPI設定例
• 経理部のKPI設定例
• 財務部のKPI設定例
• 総務部のKPI設定例
• 法務部のKPI設定例
• 情報システム部のKPI設定例

実際にどのような数値を目標にすればよいのか、イメージをつかむ参考にしてください。

人事部のKPI設定例

人事部は、採用や人材育成、人材配置などに関わる仕事を行います。

採用面では、採用人数や採用コスト、採用後の離職率などの数値目標を設定できます。人材育成面では、実施した研修の数や満足度、一人当たりの研修コスト、育成プランの達成度などの目標を定めます。

人材配置においては、各社員の目標達成度合いや配属後の満足度、部署別の有給取得率などを設定することが可能です。

関連記事：人事部についてまとめた記事はこちら

経理部のKPI設定例

経理部は、日々の入出金管理などの経理業務・収支計算や決算報告などの会計業務が主な仕事です。経理部においては、清算完了までの平均日数や入力データの精度、各業務における手順の文書化の有無などに関して目標を設定できます。

財務部のKPI設定例

財務部では、資金調達や予算編成、金融情報の収集・分析などを行います。KPIは、固定資産回転率や棚卸資産回転率、自己資本利益率、総資産利益率などを数値化して設定できます。

総務部のKPI設定例

総務部では、従業員が働きやすい環境を整える役割を担います。評価では、オフィス環境整備に関する従業員満足度調査の結果を指標化しましょう。指標化するのは、アンケートを行い、数値で表しにくい環境への評価を可視化するためです。

次に、社内イベントの参加率や備品管理の効率化率を数値目標にします。イベントへの参加が増えれば組織が活性化し、備品コストが下がれば会社全体の利益につながるでしょう。

加えて、ペーパーレス化の進捗率や契約書の電子化率など、業務改善の成果を測定してください。アナログ作業を減らしてデジタル化を進めた実績を評価に組み込みます。

法務部のKPI設定例

法務部は、企業のリスク管理と事業スピードの両立が求められます。具体的な指標として、契約書レビューの平均処理日数や法律相談への対応時間を短縮目標にします。回答スピードを上げれば、現場のビジネスを停滞させずに済むはずです。

教育活動も重要であり、コンプライアンス研修の実施回数や受講率を指標として設定できます。法令遵守の意識を社内全体に浸透させるプロセスを評価します。

さらに、訴訟リスクの予防件数や法令改正への対応完了率を評価してください。トラブルを未然に防ぎ、新しい法律へ即座に適応する体制づくりを重視しましょう。

情報システム部のKPI設定例

情報システム部は、社内インフラの安定稼働が任務です。トラブルの回数を減らし、万が一起きた際もただちに復旧させる能力を評価するために、システム障害の発生件数や平均復旧時間を削減目標に設定しましょう。

また、社内からの問い合わせ対応時間やヘルプデスクの満足度も数値化します。従業員がITツールを快適に利用できているか、サポートの質を測る指標になるはずです。

守りの要として、セキュリティインシデントの防止件数やシステム稼働率を評価指標にしてください。情報漏洩を防ぎ、システムを止めない運用が会社の信頼を守ります。

バックオフィス（間接部門）の目標設定をする際の5つのポイント

間接部門におけるKPI設定を成功させるために、以下の5つのポイントを押さえておきましょう。

現状の課題を洗い出す

まず、現在の状況に見合った目標を立てるために、現場が抱えている状況をしっかり把握します。各部署の責任者だけでなく社員にもヒアリングを実施し、現状をつかむとともに改善すべき問題点を洗い出しましょう。

目標のテーマを決める

社内の状況や課題が明らかになったら、まず大きなテーマを決めます。テーマは、会社や部署の目標と調和するものを選ぶことが大切です。

例えば、人事部であれば優秀な人材を定着させることや研修の内容を充実させること、財務部であれば財務コストを削減することなどを目標にできます。

目標を数値で設定する

次に、部署やチーム、社員単位で数値化した目標を設定します。ミスやクレームの件数、処理時間、経費の削減率など、数値化しやすいものから取りかかると良いでしょう。

資格の取得率や売上高人件率、採用計画の達成度なども設定できます。勤務態度やコミュニケーション能力など数値化しにくいものも、達成した際のイメージをできるだけ具体的に表現しておきます。

現実的な目標を設定する

KPIを設定する際には、現状とかけ離れたものは避け、現実的で達成可能な目標を設定するようにします。

現状維持ではなくステップアップできる目標を立てる必要はあるものの、難しすぎると社員のモチベーションは低下してしまいかねません。目標にすべきことが多すぎると一つの業務に集中できなくなるおそれがあるため、数を増やし過ぎないことも大切です。

定期的に目標を見直す

目標を設定したら終わりではなく、定期的に達成度合いを確認してフィードバックを行いましょう。達成したことに関して評価するとともに、必要に応じて原因を考察しながら改善点を指摘します。

目標が難しすぎると判断される場合やすでに達成した場合などは、目標の再設定を行います。

人事部や総務部などの間接部門は、企業の土台を支える部門であるため、優秀な社員を常に一定数確保することが求められます

とはいえ、即戦力人材の外部採用を続けるにしても採用コストが発生します。現在在籍している社員を育成するほうが、企業風土に馴染んでいることもあり、企業にとってかけがえのない戦力となるでしょう。

下記シートでは、優秀な社員を育てる間接部門特化のKPI設定方法を紹介しています。

 優秀な社員を育てる必須項目 
間接部門のKPI設定方法を基礎から解説
PDFダウンロードはこちらから>>

バックオフィスの目標設定に使えるフレームワーク

代表的な4つのフレームワークを紹介します。

• MBO
• OKR
• SMART
• KGI

適切なフレームワークを活用すれば、より効果的で納得感のある目標設定が可能になります。自社の課題や風土に合った手法を選んでみてください。

MBO

MBOは「目標管理制度」とも呼ばれ、組織目標と個人目標を連動させて生産性を高める手法です。

目標達成度をそのまま人事評価に活用するため、社員は達成可能な目標を設定しやすい傾向があります。過度なプレッシャーを避け、着実な成果を求める場合に適しています。

運用時は、上司と部下が共同で目標を設定し、定期的な面談を通じて進捗を管理していきましょう。双方が合意の上で進めるため、納得感を持って業務に取り組めるメリットがあります。

MBOの効果的な実施方法や、他手法との違いを詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

目標管理制度（MBO）とは？効果を出すポイントや実施方法、OKRとの違いを解説

OKR

OKRは「目標（Objectives）」と「主要な成果指標（Key Results）」を組み合わせた目標管理フレームワークです。

OKRの特徴は、人事評価とは切り離して考える点にあります。評価に直結しないため、失敗を恐れずに野心的で挑戦的な目標を設定できます。

また、四半期ごとに目標を設定しレビューを行うため、市場や環境の変化に柔軟に対応できるスピード感も魅力です。

職種別の具体例や、導入のメリットを深く理解したい方は、以下の記事を参考にしてください。

OKRとは挑戦的な目標管理手法！職種別の具体例やMBO・KPIとの違いも簡単に解説

SMART

SMARTは、質の高い目標設定に必要な5つの要素（具体性・測定可能性・達成可能性・関連性・期限）を満たす手法です。

具体性や測定可能性などの要素を網羅することで、曖昧さを排除し、誰が見ても理解できる明確な目標を立てられます。また、認識のズレを防ぐ効果もあります。

単独で使用するだけでなく、MBOやOKRと組み合わせると、より効果的な目標管理が実現可能です。

成功のポイントや職場での活用事例を知り、実践に役立てたい方は、以下の記事をご覧ください。

SMARTの法則とは？成功のポイント、職場における活用事例

KGI

KGIは「重要目標達成指標」と呼ばれ、最終的に達成したいゴールを数値化した指標です。

「売上〇〇億円」のように、企業や部門が目指すべき方向性を明確にし、組織全体の統一感を生み出す役割を持ちます。

いきなりゴールを目指すのではなく、KGIを達成するための中間指標としてKPIを設定し、段階的に目標に近づいていくプロセスをとります。最終ゴールとそこに至る道筋を可視化すると、迷わずに業務を進められるようになり、着実な成長をうながせるでしょう。

バックオフィスの目標を明確にしたいなら「あしたのチーム」にご相談ください

間接部門は成果の数値化が難しく、評価基準も曖昧になりがちですが、適切な手法を用いることで効果的な目標管理が可能になります。

重要なのは、画一的な基準を避けて部門ごとの特性を理解することです。また、モチベーションを下げる減点方式ではなく加点方式を取り入れ、着実に達成感を得られるステップ式の目標を設定するのが大切です。

さらに、MBOやOKRなどのフレームワークを活用し、上司と部下で定期的な振り返りを行ってください。密なコミュニケーションを通じて運用を継続すると、結果的に組織力が向上します。

自社に最適な評価制度を構築し、バックオフィスの目標を明確にするなら「あしたのチーム」がおすすめです。豊富な実績に基づくノウハウで課題解決をサポートいたします。