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事業継続計画(BCP)とは?策定方法と運用手順、実践促進助成金を解説

2011年に東日本大震災が発生して以降、リスクマネジメントの一環として事業継続計画(BCP)を策定する中小企業が増えています。

災害等の緊急事態が発生したとしても、業務再開にあたっての優先業務や手順などを定めておくことで、企業活動や地域経済への影響を最小限にとどめることが可能です。

新型コロナウイルス感染症対策として実施されている、勤務体系の変更やテレワークの推進は、まさにBCPが機能している証だといえます。

BCPの策定方法や運用手順、東京都が設ける「BCP実践促進助成金」の受給条件について解説します。

事業継続計画(BCP)とは

事業継続計画を意味するBCPは「Business Continuity Plan」の頭文字から作られた言葉です。

自然災害や火災など、事業(業務)の継続を妨げる緊急事態が発生した後の初動対応や、事業復旧の優先順位・手順を定めた計画で、行政機関では「業務継続計画」と呼ばれています。

目標復旧レベル(RLO)と目標復旧時間(RTO)を主な指標として、サイバー攻撃などの人的要因や、経営環境の突発的変化といった様々なリスクを想定して作成されるのが、防災計画とは異なる特徴です。

地域経済や従業員への影響を最小限に留め、顧客や取引先・ステークホルダーからの信頼を得るという社会的責任(CSR)を果たす点でも、BCPの策定は有効といえます。

事業継続マネジメント(BCM)とは

事業継続マネジメント(BCM)は、成果物であるBCPの点検・見直しを行い、緊急事態に備えた事前対策や従業員教育を行う、PDCAサイクルに基づく管理プロセスです。

BCMの一環として、緊急時における連絡体制や業務手順の確認を行う訓練を行い、従業員全員にBCPの内容を共有した上でBCP自体の改善を図る取り組みも行われています。人的・物的被害を最小限に留める防災活動とは異なる点には、留意が必要です。

加えて、企業の存続に直結する業務を選別したり、事業継続に有益な設備投資を検討したりする経営戦略ツールとしても位置づけられています。業務の効率化や協力会社との関係性強化といった経営リスク対策も、BCMの一環です。

注目される理由と時代的背景

経済のグローバル化が進む中、自社の経済活動への影響を最小限に留めるBCPへの取り組みが世界的に注目されています。一つの国で発生したテロや感染症が、他国の経済活動にも影響を及ぼすことが明らかになったからです。

身近な例では、中国から広まったとされる新型コロナウイルス感染症の影響で、日本の住宅メーカーに設備資材が入荷せず、住宅業界が混乱に陥る事態が発生しています。

国内では、阪神・淡路大震災や東日本大震災による産業基盤の破壊を経験しました。北海道胆振東部地震でのブラックアウト(電力喪失)により、北海道内の多くの企業が数日間の休業を余儀なくされた事例も、記憶に残るところです。

一方、自家発電設備や他地域にバックアップ設備を持つ企業では、災害の影響を最小限に留めることができました。企業の規模にかかわらず、BCPを策定しておくことは事業継続だけでなく企業の差別化戦略としても有効です。

事業継続計画の策定方法と運用手順

従業員全員が参加する前提でBCPを策定することは、当事者意識を引き出す上で大切です。

今回は、内閣府から発行されている「事業継続ガイドライン第三版(平成25年8月)」に沿って、BCMの概念を考慮しながらBCPの策定方法や運用手順を説明します。

人材のスキル・配置状況をはじめ、社内の業務体制を見直すきっかけとして、前向きに取り組んでみてはいかがでしょうか。

1.計画の立案・策定

1.事業継続計画

社会的責任や顧客・社会のニーズを軸に、企業の存続にとって重要性が高い事業(中核事業)を洗い出します。

中核事業ごとに人材や設備などの経営資源を把握し、復旧レベルと復旧時間の目標を設定することが、BCPの第一歩です。

特定のインシデントによる被害を想定としながらも、あらゆる非常事態に対応しうる柔軟性を考慮する必要があります。

平常時から金融機関と密接にコミュニケーションをとり、緊急時に備えて手元資金(キャッシュフロー)を確保しておくことも、BCPの実効性を高める上では大切です。

2.緊急時の体制

BCPを発動する基準と、中核事業に関係する人の役割と責任、指揮命令系統を明確にしておきます。

経営判断が求められる場面が想定されるため、経営者との連絡手段を多重化しておくことが大切です。

経営者が最終責任を負うことを前提に、職務代行者や権限委譲ルールを定めておきましょう。

経営資源をフル活用して柔軟にプロジェクトを統括する「アグリゲーター」の考え方を採り入れ、全社一丸となって非常事態に対応する「事業継続特別プロジェクト」を構築しておくことも有効です。

3.緊急時の対応手順

BCPに基づく対応は、初動対応事業継続対応に二分されます。

初動対応では、事前に定めた基準に基づき指揮命令系統を確立し、被害状況の把握と顧客・従業員の安全確保を行います。事業継続に向けた体制を構築するため、従業員の安否確認も必要です。

事業継続対応では、事業継続に必要な条件を確認・調整し、平常体制へ復帰させる体制を確立していきます。地域企業と共にBCP(地域連携BCP)を策定し、施設や物資の共同利用を検討することも、事業継続力を高める上では有効です。

対応の全過程において対応状況を記録し、自社がおかれた状況に関する情報を的確に提供することも、従業員や取引先の混乱を防ぐという緊急時対応の一つだといえます。

2.事前対策、教育・訓練の実施

1.事前対策の計画と実施

緊急時の体制や対応手順を定めた後は、BCPの実効性を高めるための事前対策を講じます。

停電に備えた自家発電装置の設置や、業務拠点・調達先の多重化などが考えられます。

紙媒体の電子化や重要情報の多重バックアップを実施しておくことは、情報の消失リスクを軽減する上、在宅ワークを含む他拠点で業務を継続できる可能性を広げる面でも有効です。

事前対策を終了した後も、教育訓練やBCPの見直し・改善を継続することで、BCMにつなげることができます。

2.教育・訓練の必要性

経営者をはじめ全ての役員・従業員が事業継続の重要性を理解するためには、平常時から教育・訓練を継続して実施することが必要不可欠です。

BCPの内容理解はもちろんのこと、想定外の事象に遭遇しても適切な判断・意思決定ができる能力を高める必要があります。

BCPに策定された業務を実際に体験させて、身体的感覚を身につけさせることも必要です。

緊急事態下での業務継続においては、行政機関やインフラ関係との連携が欠かせないため、定期的な協議を含めた連携訓練も重要です。

3.教育・訓練の実施方法

BCPに関する教育・訓練は、事業継続の概念など基礎知識の教育や、BCPの実行に必要な手順の習熟を目的として実施されます。

日常業務におけるクロストレーニング(マルチスキル化)や、緊急時対応のロールプレイングが、教育・訓練方法の一例です。外部講座への参加等を通じて、最新動向の把握も推進されます。

BCPの見直し・改善を実施した時や、人員に変化(新規採用など)があった時にも教育が実施され、その効果を測定した上でBCPの見直し・改善につなげていきます。

3.見直し・改善

1.見直し・改善の必要性

BCPの有効性や実効性を確保し続けるためには、定期的にBCPの内容や事前対策の実施状況を見直し、改善を継続することが必要です。

次年度の経営戦略の策定に合わせて見直しを行ったり、社内外の経済環境の変化に応じて随時改善を図ったりする方法が考えられます。

BCP発動後の反省点を洗い出すことも、将来的なリスク管理に役立ちます。市場の変化に応じて中核業務が変化することも想定されるため、経営者自身が主体的に関与することが大切です。

2.見直し・改善のポイント

緊急事態発生後にBCPを発動できない事態を招かないためには、人事異動や取引先の変更等に応じて指揮命令系統や連絡網の修正を続けることが必須です。

事業環境の変化に対応しているか、目標復旧時間や目標復旧レベルを達成できるか等に着目しながら、経営者目線を採り入れたBCPの改善も求められます。

新たなリスクの出現や、行政機関による災害ハザードマップの更新を考慮することも、BCPを確実に機能させる上では重要な改善プロセスです。

3.継続的改善

企業が一丸となり、BCP・BCMのあらゆるプロセスで継続的な改善に取り組むことは、事業継続を自社の風土として確立させる上で有益です。

中核業務の選定や事前対策の実施内容が、経営方針や事業戦略と照らし合わせて妥当であるかの確認も、事業継続の成否を左右する大切な取り組みだといえます。

BCP実践促進助成金とは?

東京都では、「BCP実践促進助成金」を提供し、首都直下地震やゲリラ豪雨などによる事業停止リスクに備えた取り組みを推進しています。次のいずれかの条件を満たす中小企業・小規模企業者が対象です。

(1)2017年以降に、公益財団法人東京都中小企業振興公社が実施する「BCP策定支援講座(ステージ1)」の内容を踏まえたBCPを策定

(2)2016年以前に、東京都又は東京都中小企業振興公社が実施したBCP策定支援事業等を活用してBCPを策定

(3)中小企業強靱化法に基づく「事業継続力強化計画」の認定を受けた上でBCPを策定

BCPを実践するために必要な設備・物品の導入費用や、クラウドサービスの利用費用半額(小規模事業者は3分の2)が助成対象となるため、自家発電装置や制震・免震ラックなど高額な設備投資にも活用できます。

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