人事部とは?総務部との違い、役割や仕事内容、担当者に必要なスキルを解説

人材を採用・育成する人事部。

企業のバックオフィスの要であり、従業員が働きやすい環境を整えることが役目です。役割は採用、人事評価、労務管理と多岐にわたり、企業によっては総務部や経理部が人事部の機能の一部を持つこともあります。

ここでは、組織における人事部の役割や必要性、仕事内容などを解説し、この先、人事担当者に求められるスキルについて説明します。

人事部とは

人事部とは、企業のなかで社員の採用や研修を担い、人事評価制度の設計・運用や、社員の労務管理を担当する部門です。重要な経営資源である「ヒト」を引き受ける企業の中心部でもあります。

人事部が企業の中で重要な役割を果たすのは、経営戦略と人事戦略が密に連動するものだからです。どのような人を採用したいのか。どんな風に育ってほしいのか。こうした方向性は、経営戦略に沿って決定されます。

そのため、人事部長は経営者や経営幹部と連絡を取り合い、人事戦略に沿った動きを決定します。人事部に所属する人事担当は、採用や研修など、人事戦略から細分化された業務を行います。

人事部の役割

人事部は人材を扱う企業の管理部門として、主に以下の役割を持っています。

  • 採用
  • 教育・研修
  • 人事評価

また、以下も場合によっては人事部の役割の範疇となるでしょう。

  • 労務管理
  • 給与計算

以下に、それぞれの役割について説明します。

採用

企業の経営戦略・事業計画に沿って、年間の採用計画を策定します。計画をもとに、新卒採用・中途採用・アルバイト採用・派遣社員の手続きを遂行するのが人事の役割です。

企業説明や面接の実施、内定承諾に関する入社手続きを採用業務として行い、入社後に発生する社会保険の手続き等は、労務管理に引き継がれるのが一般的です。

教育・研修

内定者研修や新入社員研修など、企業に入社した社員に対する教育や、管理職向けのマネジメント研修、業務に必要なEラーニングの手配など、さまざまな教育プランを策定し実行します。

人材戦略にあわせ、個々の社員の能力を高めたり、やる気を刺激し組織を活性化したりする役割を果たします。

人事評価

社員の成果を公平・適切に評価するための制度を設計し、組織の状態に合わせて運用をサポートします。設計した人事評価制度は、給与・賞与の設定、昇給や昇格、配属等の基準として利用されます。

組織の人材戦略を担う中心的役割であり、他部署と連携しながら経営戦略に沿った仕組みを構築します。

あしたのチームの提供する人材評価制度コンサルティングサービス「ゼッタイ!評価®」なら、あらゆる業種ごとの人事評価制度構築に対応しており、部署間の連携を促しながら公正・適切な評価制度の構築をサポートします。

労務管理

健全かつ安全に就業できる環境づくりに勤めます。時間外労働を行う際の36協定の締結や、社会保険の手続き、就業規則の周知等が含まれます。

長時間労働是正のために残業削減に取り組んだり、ワークライフバランスの実現のために時短やフレックス制など柔軟な勤務体制を提案したり、快適な職場環境を守るのが労務管理の役割です。

給与計算

毎月の社員の給与計算に振込業務、年末調整、源泉徴収票の発行などを行います。社員の労働時間数にあわせ割増賃金率を正しく計算するなど、労務管理とも連携して動きます。

人事部がどこまでの役割を担当するかは、企業によって異なります。労務管理、給与計算を経理部門や総務部門が担当する企業も珍しくありません。

こうした人事、総務、経理といった部署は会社の売上に直接的には貢献しないため、間接部門と呼ばれます。役割が重なる部分も多く、健全な組織運営のために連携して働きます。

人事部の必要性

情報通信技術が発達し、変化のスピードが速い今、人材の確保と育成に優れ、社員が満足して働ける就業環境を整える人事部の必要性は増しています。

これからの人事部に求められるのは、第一に多様な働き方に対応できる人材の採用と人材育成の形です。

新卒一括採用の方式が徐々に崩れつつある中で、会社説明会、面接といった従来のスタイルから、オンラインを利用した面談を行う企業も増えています。人事部は、時代に沿った採用手法を試していかなければいけません。

さらに少子高齢化が進む今、採用に注力するべきは正規雇用の社員だけではありません。派遣社員、パートやアルバイト、業務委託などあらゆる働き方を検討し、組織に合った方法を選ぶ必要があります。

このような多様な働き方を提供することで社員の離職率を減らし、キャリアプランを描けるような充実した人材育成制度を整える必要があります。

また、2019年から施行されている働き方改革関連法の動きも人事部にとっては見逃せません。

長時間労働の是正のため時間外労働の上限を順守することや、正規雇用社員と非正規雇用社員の待遇格差を禁止する同一労働同一賃金の制度など、時代に対応した就業環境を用意していかなくてはなりません。

人事部には従来の採用や教育研修、人事評価という役割をさらにアップデートすることが求められています。

人事部の仕事内容

このように採用から給与計算まで幅広いバックオフィスを担当する人事部では、具体的には主に以下の仕事内容を行います。

採用関連業務 採用計画の企画、実施。
新卒・中途・アルバイトまで従業員の採用を一手に引き受けます。
人材教育・育成業務 新入社員研修や実務にかかわる研修、キャリアアップのための
育成プラン等を企画し実行します。
外部の研修会社と協力することもあります。
入社・退社手続き業務 社会保険手続きや、雇用契約書の締結を行います。
給与計算の管理業務 毎月の給与を計算し支払いの手続きを行います。
年末調整、源泉徴収票の発行も給与管理の仕事です。
受付・代表窓口対応業務 来客の対応、お茶出し、会議室の手配等を行います。
代表電話やメールを各部署に取り次ぐ役割を果たします。
人事制度の構築・運用業務 組織の人材戦略にそった人事制度を構築し、
定期面談や配属、賞与へ反映できるよう運用します。
自社のみでの公平な評価制度構築は難しく、
外部会社と連携して進めるケースもあります。
また、個別の社員の評価を活用するために、
人材評価システムを導入する例もあります。

人事部と総務部や労務部との仕事内容の違い

企業によって、上記の人事部の仕事を総務部や労務部が行うこともあります。

なかには、「人事総務部」の形で部署を統合し、社員ごとに仕事を割り振る方法も可能です。

人事部と似通った役割を担う総務部や労務部ですが、一般的には以下の業務範囲に責任を負います。

  • 総務部
    受付・来客対応、備品の管理、株主総会の企画運営、法務関連の書類確認等。表には出ない企業活動を支えています。
  • 労務部
    就業規則の確認・改訂・周知、勤怠管理、給与計算、社会の保険の手続き、健康診断や職場の安全衛生にかかわる手配等。社員が健康で安全に就業できるよう職場環境を整えます。

人事部長の主な役割

では人事部の責任者である「人事部長」は、どのような役割を担うのでしょうか。基本的な役割は、以下の3点です。
• 採用活動や研修内容の決定
• 人事面からの経営戦略のサポート
• 挨拶・謝罪など対外的な業務の遂行
それぞれ詳しく見ていきましょう。

採用活動や研修内容の決定

人事部の担当する主な業務である「採用」や「研修」についての意思決定は、人事部長の仕事の重要な部分です。
どんな採用手法を使うのか、研修にどんなプログラムを盛り込むのかなど、担当者が作成した計画に目を通し、最終決定をします。必要なら修正すべき点を指摘し、効果的な採用手法の選択や、研修内容の作成ができるよう助言・サポートをします。
主に「現場視点」で業務を行う人事課長とは異なり、会社全体の戦略や方針を踏まえた「経営者の視点」で、人事部の業務を管理していく役割です。

人事面からの経営戦略のサポート

人事部長には人事部のメンバーを管理・サポートするだけでなく、経営者をサポートする役割もあります。
場合によっては経営戦略の立案会議などに加わり、人事面での意見を述べる場合もあります。人事部の責任者は「CHRO」と呼ばれることもあり、経営面にも積極的に関与することもある重要なポジションです。詳しくは当ページの「人事部長とCHROの違い」をご参照ください。

挨拶・謝罪など対外的な業務の遂行

人事部長は、人事部の代表者として対外的な業務を行うこともあります。
人事業務で何らかのトラブルが発生した際には、責任者として解決のための対応を担当します。他の部署との橋渡しや、人事関連の取引先への挨拶なども人事部長の役割です。

人事部長とCHROの違い

人事部長と似たポジションとして「CHRO」があります。CHROは「Chief Human Resource Officer」の略称で、「最高人事責任者」を意味する役職です。CHROは単に人事部の責任者であるだけでなく「経営陣の一員」でもある点が、人事部長との違いです。

CHROは、経営に関わりつつ人事業務を統括します。CHROは経営戦略の策定にも積極的に関与していくポジションです。

人事部社員に必要なスキル

最後に、人事に求められる基本スキルをいくつか紹介します。

事務能力と正確性

バックオフィス業務を請け負う人事部では、多くの事務作業が発生します。

給与計算や雇用関係の手続きなど、ミスが許されないものです。そのため、手続きに沿って間違いのないよう業務を進める正確さが求められます。

さらに、ExcelやWordといった基本のパソコンスキルは事務仕事には必須です。人事評価や労務管理で使用するクラウドシステムの使い方を覚えるのに、抵抗感を抱かない基本のITスキルがあるほうが望ましいと言えるでしょう。

コミュニケーション能力

ヒトと関わる人事部の社員にとって、コミュニケーション能力は不可欠です。

とりわけ、初対面の人に企業の魅力を伝え相互理解を深める採用業務では、コミュニケーション能力に長けた人事がいる企業ほど、求職者の心をつかみやすくなります。

採用・研修・人材評価の業務で他部署の社員と関わる機会も多いため、自らの仕事の目的を伝え理解し、人を動かすという意識を持っていなければいけません。

情報収集能力

労務管理や給与計算に関連する法律は随時更新されます。新しい規則を社内ルールに反映させるのも、人事部の大切な役割です。

そのため、関連する法律等の情報を集め、理解し、正しく選別する力が必要です。ルーティーンの業務をこなすだけではなく、自ら新しい知識を学ぶ積極的な姿勢が求められます。

経営的な戦略思考

組織の裏方を担う人事部ですが、企業の経営を支え人材を育てる重要な部門です。人事部の社員としてキャリアのステップアップを目指す場合、企業経営を理解し会社の方向性を人事戦略に反映できるだけの戦略的思考が必要になります。

人事部長の立場に、他部署の部長やマネージャーが抜擢されるケースが多いのは、企業の事業活動への理解が深いほうが、組織をより成長する方向に導けるからだと言えます。

人事部長に必要なスキル

人事部長を担当する人には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。主に以下の3つが挙げられます。

  • 人事業務の専門的知識
  • 問題解決能力
  • マネジメント能力

それぞれ詳しく見ていきましょう。

人事業務の専門的知識

人事業務の現場で活躍できる専門的な知識は、人事部長に不可欠です。人事部長自身が人事担当としての優秀なスキルを持っていなければ、部下を適切に指導・管理することはできないでしょう。

採用手法や人材教育の方法など実務面の現場の事情を知っているだけでなく、労働基準法の基礎知識など、人事に関係する法律なども把握しておく必要があります。

問題解決能力

人事で発生する問題・課題を分析し、その解決策を立案・実行していくスキルも必要です。

人事部長は、責任者として人事部内で発生するさまざまなトラブルの解決に向けた意思決定をする存在です。経営者視点で、経営課題の解決に向けた解決策を提示するスキルも求められます。

マネジメント能力

マネジメント能力も、人事部長に不可欠なスキルです。
マネジメントスキルには、「目標設定」「コーチング」「進捗管理」などさまざまな要素が含まれますが、いずれも人事部長に不可欠な資質といえます。

人事部長は、単に自分自身が優秀なだけでは不十分です。人事部をマネジメントする立場として、部署全体のパフォーマンスを高めていく能力が求められます。

人事部長におすすめの研修

人事部長としてのスキルを高めるために、どのような研修が有効なのでしょうか。例えば以下の3つの研修が挙げられます。
• 上級管理職研修
• ヒューマンスキル研修
• 人事向けの研修

上級管理職研修

人事部長の業務の基本を身につけるには「上級管理職研修」がおすすめです。
上級管理職研修では、部門の責任者にはどのような資質や行動が求められるのか、部門の種類に関係なく共通する基礎を学ぶことができます。

ヒューマンスキル研修

ヒューマンスキル研修からも、人事部長にとって役立つ情報を得られます。
人事部長として活躍するには、人事部のメンバーから信頼される存在として、「ヒアリング力」や「コーチング力」など、さまざまなヒューマンスキルが必要です。

他の部署との間に立つための「交渉力」や、会議を円滑に進める「ファシリテーション力」など、人事部長に必要なさまざまなスキルをヒューマンスキル研修を通して身につけられます。

人事向けの研修

人事向けの研修も、人事部長のスキルアップに役立ちます。
例えば最新の採用手法について学べる研修を人事の担当者向けに開催し、そこで人事部長も他のメンバーと一緒に学ぶことができます。

人事部の現場で長い経験を積んできた人事部長でも、最新情報を学ぶ際は他のメンバーと同じように一から学ぶことになるケースも少なくありません。他のメンバーと一緒に学ぶことで、連帯感を強めることにもなるでしょう。

人事部長への研修における注意点

人事部長向けの研修を実施する際、どのような点に注意する必要があるのでしょうか。研修を成功させるために重要な3つのポイントを解説します。

ロールプレイングで他部署の部長を参考にする

人事部長の研修を、経験を積んだ「他部署の部長」から学ぶ機会にできます。
特に「部長」というポジションに初めて就いた人は、部長がどのように他のメンバーとコミュニケーションを取ればよいのか、分からない部分が多いでしょう。
他部署の部長とのロールプレイングなどを通して、部長という立場がどのような存在なのかを分かりやすく学ぶことができます。

人事課長の延長という認識があれば改める

人事課長から人事部長に昇進させる場合、「課長の延長」という意識が残らないよう、研修を通じて改めることが重要です。
人事課長と人事部長とでは役割が大きく異なります。人事部長になると、課長のときにはあまり必要ではなかった「経営者」としての視点や、「他の部署との連携」なども考えなければなりません。
人事部長の研修は、「人事課長との違い」を分かりやすく学べるような内容にしましょう。

制度運用のノウハウなどをレクチャーする

人事部長の研修では、制度運用などの具体的なノウハウのレクチャーも役立ちます。単なる精神論にとどまらず、すぐにでも使える実践的な研修としましょう。
人事評価の方法や、新人研修の進め方など、人事部の現状について分析し、改善点などを一緒に考える機会にすることも可能です。

人事部についてのまとめ

人事部は、経営資産の「ヒト」を管理する企業のバックボーンとなる部署です。採用・育成から人事制度の構築、給与計算や労務管理まで幅広いバックオフィスの業務を担います。

その一方で、企業の経営戦略を理解し、経営陣とともに人材を育てる意識を持つことが必要です。一つの業務から人事のキャリアをスタートさせ、経営を理解する人材として業務範囲を広げていくことが可能な職種と言えます。

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