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社員情報に新しい項目(追加項目)を追加しよう

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社員情報に新しい項目(追加項目)を追加しよう
この記事の内容
  • 現在登録されている社員情報の他に、会社独自の項目を追加することができます。例えば、所持資格や移動履歴の記録、履歴書の添付などに利用することができます。
  • 登録できるタイプは、「テキスト」「テキストエリア」「日付」「ファイル」「プルダウン」「ラジオボタン」「チェックボックス」の8種類です。
  • この記事は約7分で読めます。

目次

    社員情報には、現在登録されている社員情報の他に、会社独自の項目を追加することができます。例えば、所持資格や移動履歴の記録、履歴書の添付などです。
    この記事では、「社員情報の追加項目」について解説します。

    社員情報に新しい項目(追加項目)を追加しよう

    項目追加設定で項目を登録し、社員情報テンプレートに設定することで、会社独自の項目を社員情報に登録することができます。

    追加したい項目を登録

    まずは項目追加設定で社員情報に追加したい項目を登録します。
    「システム設定」をクリックし、「項目追加設定」をクリックします。

     

    新規登録を選択

    「新規登録」をクリックします。

     

    登録したいタイプを選択

    登録したい「コード」「タイトル」を入力し、「タイプ」のプルダウンメニューから、登録したいタイプを選択します。
    コードには、半角英数字と記号のみ入力可能です。

     

    タイプの説明

    ① テキスト:1行の記入が可能。改行はできません。
    ② テキストエリア:複数行の記入が可能。改行ができます。
    ③ 日付:日付を入力することができます。
    ④ ファイル:ファイルを添付することができます。
    ⑤ プルダウン:プルダウンの選択肢を設けることができます。
    ⑥ ラジオボタン:ラジオボタンの選択肢を設けることができます。一度選択をすると、選択を解除することができないため、選択を必須にしたい場合にご利用いただくことをお勧めします。
    ⑦ チェックボックス:チェックボックスの選択肢を設けることができます。
     

    利用例

     
     

    選択肢の設定

    タイプで「プルダウン」「ラジオボタン」「チェックボックス」を選択した場合は、選択肢の設定が必要です。
    必要な数だけ「追加」をクリックして選択肢を追加し、「選択項目名」を入力します。

     

    「≡」をドラッグアンドドロップすると、選択肢の並び順を変更することができます。

     

    「必須」「並び順」「利用可否」の選択・入力

    「必須」「並び順」「利用可否」を選択・入力します。
    並び順は自動的に1番から付与されます。
    注意書きや利用用途などを残す場合はノートに記載することができます。
    ノートは社員情報には表示されません。

     

    登録

    内容に問題がなければ「登録する」をクリックします。
    画面右上に「登録が完了しました。」と表示されると社員追加項目が登録されます。

     

    登録完了時点では、管理者・運用担当者しか閲覧・編集できません。
    閲覧・編集の権限を変更する場合は、「閲覧・編集設定」をクリックし、権限の変更をしてください。
    詳しい変更方法は、社員情報の閲覧・編集権限を設定しようを参照してください。

    ※閲覧・編集権限の変更は、企業管理者のみ可能です。

     

    テンプレートの設定

    次に、登録した項目を社員情報テンプレートに設定します。
    「システム設定」をクリックし、「社員情報テンプレート」をクリックします。

     

    編集の選択

    「編集」をクリックします。

     

    << の選択

    「<<」をクリックします。

     

    項目を追加

    登録した項目が表示されます。
    社員情報テンプレートに追加したい項目の「≡」をドラッグアンドドロップし、任意のグループに項目を追加します。

     

    完了

    「更新する」をクリックし、「更新が完了しました。」と右上にポップアップが表示されると更新が完了です。
    詳しい社員情報テンプレートの編集方法は、社員情報テンプレートを編集しようを参照してください。

     
     
     

    登録した追加項目を検索項目に追加しよう

    追加した項目で、社員情報一覧や評価シート一覧の検索画面で検索することができます。
    検索画面で検索項目として一度登録を行うと、「社員情報一覧」「評価シート一覧」の検索画面に常時表示されます。

     

    高度な検索を選択

    「社員一覧」をクリックし、「高度な検索」をクリックします。

     

    クリックして検索

    「クリックして検索」をクリックします。

     

    追加を選択

    検索項目に追加したい項目を選択し、「追加」をクリックします。

     

    検索項目に追加

    選択した項目が、検索項目として追加されます。
    検索画面から削除したい場合は、「削除」をクリックすると、表示されなくなります。

     
     
     
     

    登録した追加項目を編集しよう

     

    項目追加設定を選択

    「システム設定」をクリックし、「項目追加設定」をクリックします。

     

    編集を選択

    編集したい項目の「編集」をクリックします。

     

    更新するを選択

    「タイプ」以外、編集することができます。
    編集後、「更新する」をクリックします。
    画面右上に「更新が完了しました。」と表示されると、追加項目が更新されます。

     

    「プルダウン」「ラジオボタン」「チェックボックス」を利用している場合

    選択肢を編集すると、社員情報で選択している内容が削除されます。
    追加項目を編集する前に、社員情報の登録内容をダウンロードすることをお勧めします。
    ダウンロード方法は、社員情報を一括登録・編集しよう-CSVで一括登録・編集しようを参照してください。

    追加項目を編集後、社員情報で追加項目の設定を再度行ってください。

     
     
     
     

    登録した追加項目を削除しよう

    社員情報を登録していない場合のみ、削除することができます。
    追加項目を「利用する」で設定していると削除ができないため、「利用しない」に変更後、削除します。

     

    項目追加設定を選択

    「システム設定」をクリックし、「項目追加設定」をクリックします。

     

    編集を選択

    削除したい項目の「編集」をクリックします。

     

    更新するを選択

    「利用しない」を選択し、「更新する」をクリックします。
    画面右上に「更新が完了しました。」と表示されると、追加項目が更新され一覧に表示されなくなります。

     

    削除の選択

    「利用しないのみ」をクリックし、削除したい項目の「削除」をクリックします。
    画面右上に「削除が完了しました。」と表示されると、追加項目の削除が完了です。

     

    社員情報に登録している場合

    「削除」はグレーになり削除することができません。

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