この記事では、配布済み評価シートの閲覧権限変更について解説します。
配布済み評価シートの閲覧権限変更には2種類の操作方法があり、利用シーンに応じて適切に使い分ける必要があります。
なお、配布済み評価シートへの閲覧権限変更は、評価シートテンプレートには反映されません。
評価シートテンプレートへの反映は別途操作が必要となりますのでご留意ください。
目次
- 変更手順の種類と利用場面
- 現在の設定確認
- 【STEP1】「評価シート一覧」❶ ＞ 検索条件で「評価期間」❷を選択 ＞「氏名」❸を入力 ＞『検索』❹をクリック
- 【STEP2】該当社員の左側に
➊ ＞『閲覧権限変更』❷ ＞『評価シートテンプレート別』❸をクリック - 選択した評価シートの変更（項目ピンポイント）
- 【STEP1】「評価シート一覧」❶ ＞ 検索条件で「評価期間」❷を選択 ＞『検索』❸をクリック
- 【STEP2】該当社員の左側に➊ ＞『閲覧権限変更』❷ ＞『項目ピンポイント』❸をクリック
- 【STEP3】設定変更後、右下『更新する』をクリック
- 評価シートテンプレートごとの変更（評価シートテンプレート別）
- 【STEP1】「評価シート一覧」❶ ＞ 検索条件で「評価期間」❷、「評価シートテンプレート」❸を選択 ＞『検索』❹をクリック
- 【STEP2】該当社員の左側に➊ ＞『閲覧権限変更』❷ ＞『評価シートテンプレート別』❸をクリック
- 【STEP3】設定変更後、右下『更新する』をクリック
- 評価シートテンプレートへの反映
変更手順の種類と利用場面
閲覧権限の変更には、2通りの操作方法があります。
◇選択した評価シートの変更（項目ピンポイント）
・任意の対象者のみ変更したい時
・全社員一括で変更したい時
◇評価シートテンプレートごとの変更（評価シートテンプレート別）
・テンプレート単位で変更したい時（同じ評価シートテンプレートを使用している対象者を一括で変更）
現在の設定確認
【STEP1】「評価シート一覧」❶ ＞ 検索条件で「評価期間」❷を選択 ＞「氏名」❸を入力 ＞『検索』❹をクリック
【STEP2】該当社員の左側に➊ ＞『閲覧権限変更』❷ ＞『評価シートテンプレート別』❸をクリック
遷移後の画面で表示されている閲覧権限が現在評価シートに設定されている閲覧権限です。
Q. 配布済み評価シートの現在の設定について、テンプレート単位で確認することはできますか？
評価シート配布後、一度でも閲覧権限を変更している場合は、テンプレート単位の確認はできません。個人ごとに確認してください。ただし、評価シート配布後閲覧権限の変更をしていない場合は、評価シートテンプレートで設定している内容が現状の設定になります。
選択した評価シートの変更（項目ピンポイント）
複数の評価シートテンプレートの閲覧権限を、一括で変更することができます。
例えば、特定の評価期間に配布している全ての評価シートの閲覧権限を変更したい場合などに使用することができます。
【STEP1】「評価シート一覧」❶ ＞ 検索条件で「評価期間」❷を選択 ＞『検索』❸をクリック
【STEP2】該当社員の左側に➊ ＞『閲覧権限変更』❷ ＞『項目ピンポイント』❸をクリック
選択した対象者に対して更新を行うことができます。「▼」をクリックすると、すべての評価シートを一括で選択できます。
【STEP3】設定変更後、右下『更新する』をクリック
閲覧権限変更（項目ピンポイント）の画面が表示されます。
閲覧権限の変更を行いたい箇所をクリックし、「✔︎」「ー」の切り替えを行います。
→ ： 閲覧権限の変更は行われません。現在の設定がそのまま引き継がれます。
✓ ： 選択したすべての評価シートで「閲覧可」になります。
ー ： 選択したすべての評価シートで「閲覧不可」になります。
変更箇所については、評価シートの閲覧権限の影響範囲を確認しようを参照してください。
Q1. どの評価シートを変更したのか履歴を確認することはできますか？
変更履歴は残りません。
適当に変更すると誰がどの設定になっているのか、一括で確認することができません。
基本的には、1名又は全社員一括の変更になるかと思います。
Q2. この操作は評価シートテンプレートにも反映されますか？
こちらの操作は評価シートテンプレートには反映されません。
あくまでも配布済み評価シートへの反映となります。
来期以降も同じ設定にする場合は、本記事「評価シートテンプレートへの反映」をお願いします。
ただし、任意の対象者のみ閲覧権限を変更した場合は、テンプレートへ反映してしまうと来期からそのテンプレートを使用している全員に変更が適用されてしまうのでご留意ください。
評価シートテンプレートごとの変更（評価シートテンプレート別）
評価シートテンプレートごとに変更を行います。
例えば、「営業職_一般」の評価シートテンプレートで配布した一部の社員もしくは全社員に対して変更を行うことが可能です。
【STEP1】「評価シート一覧」❶ ＞ 検索条件で「評価期間」❷、「評価シートテンプレート」❸を選択 ＞『検索』❹をクリック
【STEP2】該当社員の左側に➊ ＞『閲覧権限変更』❷ ＞『評価シートテンプレート別』❸をクリック
選択した対象者に対して更新を行うことができます。「▼」をクリックすると、すべての評価シートを一括で選択できます。
【STEP3】設定変更後、右下『更新する』をクリック
閲覧権限変更（評価シートテンプレート別）の画面が表示されます。
閲覧権限の変更を行いたい箇所をクリックし、「閲覧可」「閲覧不可」で切り替えを行います。
変更箇所については、評価シートの閲覧権限の影響範囲を確認しようを参照してください。
※この操作は、すでに配布された評価シートのみに反映されます。評価シートテンプレートにも変更を反映させたい場合は、本記事「評価シートテンプレートへの反映」をご参照のうえ、対応を行ってください。
Q1. 別々の評価シートテンプレートを利用している人をまとめて変更できますか？
評価シートテンプレートが異なる場合、一括で変更することができません。
本記事「選択した評価シートの変更（項目ピンポイント）」では選択した人を変更することが可能です。そちらをご確認ください。
Q2. この操作は評価シートテンプレートにも反映されますか？
こちらの操作は評価シートテンプレートには反映されません。
あくまでも配布済み評価シートへの反映となります。
来期以降も同じ設定にする場合は、本記事「評価シートテンプレートへの反映」をお願いします。
ただし、任意の対象者のみ閲覧権限を変更した場合は、テンプレートへ反映してしまうと来期からそのテンプレートを使用している全員に変更が適用されてしまうのでご留意ください。
評価シートテンプレートへの反映
目次3.4で解説している操作は、配布済み評価シートのみへの反映となります。来期以降も引き続き変更後の設定を利用する場合は、評価シートテンプレートへの反映が必要になります。
配布済み評価シートテンプレートは編集できないので、次回評価シート作成時に変更を行うか、例外処理から事前に変更を行うか、いずれかを選択することになります。
なお、いずれの場合も一括変更はできず、評価シートテンプレートごとに1件ずつ変更する必要があります。
◇次回評価シート作成時に変更
次回評価シート作成時に変更を行う場合は、評価シートテンプレートをコピーした際の編集画面から変更を行ってください。
関連記事：評価シートテンプレートの新規登録・コピー・編集・削除・表示/非表示
◇例外処理から事前に変更
関連記事：例外処理の操作方法 – 例外処理：評価シートテンプレート
変更箇所は共通して以下画像の部分です。
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