基幹システムとは?業務システム・ERPとの違いやクラウド化についても解説

基幹システムとは、企業活動の根幹を支える業務システムのことを指します。ビジネスに欠かせないシステムであり、部署や業種ごとに運用されるのが一般的です。

しかし昨今では顧客管理ツールであるCRMや営業支援システムのSFA、コミュニケーションツールとしてのグループチャットなど、基幹システムには含まれないものの、企業活動に欠かせない新しいシステムが取り入れられています。

ここでは、ビジネスパーソンとして押さえておきたい基幹システムについて説明し、そのほかの情報系システムやERPとよばれる統合された基幹システムとの違いを解説します。

基幹システムとは

基幹システムとは会社の企業活動の根幹を担うシステムのことをいいます。生産や販売、人事管理や給与計算など、経営資源である「ヒト・モノ・カネ」を管理するための主要部分のシステムを指します。

基幹システムが停止すると、モノの発注や配送が停止したり、社員情報が確認できなかったり、経営活動にかかわる業務が止まってしまう恐れがあります。そのため、基幹システムは企業の根幹を支えるものといえます。

代表的な基幹システムとは

代表的な基幹システムは、以下の通りです。

  • 生産管理システム
  • 販売管理システム
  • 在庫管理システム
  • 購買管理システム
  • 人事・給与管理システム
  • 財務・管理会計システム

生産管理システム」は主に製造業で導入されます。商品生産にかかる原価やデータを統合して管理するためのものです。生産計画から、工程の管理、マーケットの需要予測等に対応しています。

販売管理システム」は小売業や卸売業で広く取り入れられています。商品を受注から出荷までのプロセスを管理するほか、売上の情報も一元管理が可能です。在庫管理システムと連携し、商品発注の無駄をなくしたりすることもできます。

在庫管理システム」は在庫管理用のシステムです。メーカーのみならず、小売業や流通業など業種に特化したシステムが作られています。在庫管理だけで独立したものもあれば、販売管理システムや生産管理システムと統合されたものもあります。

購買管理システム」は事業活動に必要な備品や資材を注文し、仕入れ業者から購入するためのシステムです。見積もりの依頼から発注業務、発送までの業務フローをサポートしています。

人事・給与管理システム」は、採用活動から評価制度、給与計算等をサポートする管理システムです。すべての業務を横断的に管理できるシステムもあれば、採用や評価というように、業務別に細分化されたシステムもあります。

財務・管理会計システム」は、企業の決算書や財務諸表の作成など、企業会計をサポートするシステムです。各請求書や発注情報を取り込むことで、企業の経営状態を分析するための資料を作成することができます。

基幹システムと業務システムの違いとは

基幹システムは、生産管理や給与計算など、部門や業務種別ごとに利用される一方、業務システムとは、より広義な意味で業務を円滑に行うことためのシステムのことを言います。

業務によって特化された基幹システムは業務システムとも呼ばれます。つまり、基幹システムは業務システムの一部であると考えられています。

基幹システムと情報系システムの違いとは

近年、注目を浴びている新しいシステムにCRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)があります。

また、従業員のコミュニケーションをサポートするメールソフトやグループウェアも、情報の一元管理やファイル共有がしやすいように、年々進化を遂げています。

これらのシステムは、基幹システムとは異なり情報系システムと呼ばれます。基幹システムとの違いは、経営活動の根幹にかかわるシステムではないという点です。メール送信ができなくなると仕事に支障が生じますが、一時的なものであり、企業の生産活動を大きく損ねるものではないからです。

ただし、顧客の活動履歴といった情報を管理するCRMや、営業フローごとの達成件数や営業担当の活動内容を取りまとめるSFAは、業務の遂行と密接にかかわっている情報系システムです。顧客情報がシステムに統合されているため、停止した場合は大きな影響が出る企業もあります。

そのため情報系システムはそれ単体で独立しながらも、会社の基盤に関与しており、情報系システムもまた基幹システムの範囲の一つに含まれると考えても間違いではありません。

こうした情報系システムを利用する際に問題になるのは、社内に複数のシステムが独立して存在してしまうことです。

ファイルの共有にはこれ、部下の評価入力にはこれ、というようにシステムにログインする回数が増えてしまい、情報を統括するはずが業務を煩雑に感じてしまうことも。

情報系システムのなかには、会社の基幹システムや他社のシステムと連携し、情報のやりとりを円滑に行えるものがあります。たとえば、人事業務をサポートする『あしたのチーム』の人事評価クラウド『あしたのクラウド™HR』は、Slackといった代表的な情報系システムから、各種クラウドサービスまで、約5,000社以上との連携に対応しています。

業務効率化で情報系システムを導入する際は、ほかのシステムとの連携にも注意してみましょう。

基幹システムとERPの関係とは

基幹システムと混同されやすいものに、ERPがあります。ERPとはEnterprise Resource Planningの略称であり、もともとは経営資源であるヒト・モノ・カネを効率的に一元管理しようというマーケティングの考え方です。

そこから発展し、ERPとはリソースの一元化を実現するシステムのことを指します。基幹システムとの違いは、基幹システムが業種別に構築されているのに対して、ERPは業種を横断し全社的な業務範囲をカバーしている点です。

販売管理システムだけではなく、在庫管理から生産管理、最終的に財務・管理会計システムまで含んでいるようなシステムがERPです。

基幹システムと個別には同じ機能を持つERPですが、業種をこえて業務をサポートする点から、基幹システムにはないメリットがあります。

メリット1:連携による業務効率化

ERPの最大のメリットは、業種や部署を超えてデータを連携し、作業の効率化できる点です。

データを受け渡す必要がないため、たとえば購買管理システムと財務・管理会計システムを同一のシステムで連携させることで、システムトラブルが少なくかつ顧客売上実績のタイムラグを最小限におさえ会社の決算に反映させることができます。

メリット2:運用コストの最適化

複数の基幹システムを持つことは、それだけ保守・運用にかかるコストが発生します。ERPで基幹システムを統一することにより、運用コストの負担を減らすことが可能です。

基幹システムは再構築が必要

企業が導入している基幹システムは、年数が経つにつれて、以下の理由から再構築が必要になります。

  • 長年にわたり仕様を追加したことで、機能が複雑化し使いづらい
  • 改善が積み重なった結果、不要なロジックが溜まりシステムの解析が困難になっている
  • 情報化社会の時代のスピードに、基幹システムの処理が追い付かなくなっている

しかしながら、企業の根幹をなす基幹システムの再構築は容易ではありません。基幹システムは自社サーバーにソフトウェアをインストールする形態のオンプレミス型が主流であり、アップデート等の保守運用を定期的に実施する必要があります。

現行の基幹システムの慣れ親しんだ使いやすさがある一方で、業務の効率化やスピードを考えると、再構築の必要性に迫られている企業が多くあります。

基幹システムのクラウド化について

基幹システムの入れ替えにあたり、関心が高まっているのがクラウド化です。令和元年情報通信白書によれば、クラウドサービスを利用する企業の割合は年々上昇し、2018年時点では58.7%の企業がなんらかのクラウドサービスを利用しています。

利用する内容は「ファイル保管・データ共有」が53.1%と最も高く、続いて電子メールや社内情報共有・ポータルと情報系システムの役割が多く含まれています。

しかしそれ以外に「給与・財務会計・人事」が31.9%、「生産管理、物流管理、店舗管理」が9.0%、「購買」が8.4%と、基幹システムがこれまで担ってきた業務も、徐々にクラウドサービスに移行していることがわかります。

基幹システムクラウド化のメリット・デメリット

基幹システムをクラウド化した場合、以下のメリット・デメリットが考えられます。

メリット1:保守体制を社内に持たず、保守運用の労力がかからない

自社にサーバーを設置するオンプレミス型に対して、クラウド基幹システムの場合はサーバー導入やメンテナンスを行う必要はありません。サーバー設置場所や保守運用の労力を心配せずにすみます。

メリット2:場所を選ばずにサービスを利用できる

オンプレミス型の場合、オフィス内など決まった場所からしかサーバーに接続できないのがデメリットでした。

クラウドシステムであれば、インターネットの接続環境さえ整っていれば、いつでもどこでもアクセスが可能です。営業担当が外出先から利用するなど、システムの利便性が高まります。

メリット3:自動バックアップデータなど災害に強い

クラウドシステムであれば、自動でデータをバックアップ。ベンダーが地震や火災といった自然災害に備え建物の整備を行い、サーバーを複数個所に保管するなど対策を行っているため、データの安全性を高めることが期待できます。

メリット4:安全性や信頼性の高いセキュリティ対策

情報漏洩は企業にとって大打撃となる出来事です。基幹システムで扱う情報は機密性が高いため、とくに取り扱いに注意が必要です。

自社で行えるセキュリティ対策に限界はありますが、ベンダーが取り揃えている最新のセキュリティ技術であれば、より強固な守りのなかでシステムを利用することができるでしょう。

デメリット1:導入にともなう既存システムの改修コストが大きい

クラウド化した基幹システムの導入にあたり、既存のシステムをどれだけ残すかを検討しなければなりません。場合によっては改修が必要となり、一時的に大きなコストが発生します。

デメリット2:ネットワークの安定性に対する不安

オフィス以外に在宅や外出先からアクセスできたり、複数個所の拠点で同じデータを共有できたりするクラウドシステムですが、サービスを利用する多数の人間のアクセスが集中することで、ネットワークの接続が不安定になるか懸念が残ります。

デメリット3:情報漏洩などセキュリティに対する不安がぬぐえない

自社でセキュリティ対策の必要がない一方で、本当にベンダーが十分なセキュリティ対策を施しているのかは不安が残るものです。そのような場合、クラウド化に慎重になる企業が多くなります。

基幹システムのクラウド化は、既存システムの体制を変更するという点で労力が発生します。

しかしながら、導入後はデータの共有スピードアップにともなう業務効率化や、テレワークなどの多様な働き方の推進に一役買います。

さらには、給与の割増賃金率や派遣法改正など、法改正にともなう変更がシステムにアップデートされる点も魅力的です。

業務をサポートするだけではなく、より効率的に生産性を高めてくれるのが、クラウドシステムの魅力といえるでしょう。

基幹システムについてのまとめ

基幹システムは企業の根幹となる活動を支えています。そのため、基幹システムの役割も多岐にわたり、さらに昨今はCRMやSFAなど多くの情報系システムが登場しています。

情報を一元化し、業務を効率化するには、システムの導入を単体で考えるのではなく、他部署やほかの業務と連携し、システムの使い方を検討する必要があります。

基幹システムの入れ替えは非常に時間と労力のかかるプロジェクトです。クラウドシステムのメリット・デメリットもあわせて検討し、自社にあった基幹システムを選択しましょう。

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