職務分掌とは？規程やメリット・デメリット、使い方を解説

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部署全体で行う仕事と、担当者を決めて行う仕事を分けずにプロジェクトを進行すると、組織内で不要なトラブルが発生する可能性があります。

そこで、円滑な組織運営において重要視するべきなのが「職務分掌」です。

従業員が業務上の役割分担に疑問を抱いたり、ストレスを溜め込んだりしないように、経営者や人事担当者は職務分掌をしっかりと行うことが大切です。

この記事では、職務分掌の意味や規程、メリット・デメリット、使い方などを解説します。

職務分掌とは？

はじめに、組織における「職務分掌」とは一体なんなのかを把握しておきましょう。ここでは職務分掌の意味や表記について解説します。

職務分掌の意味

「職務分掌」とは、組織内に設けた部署や役職、特定の担当者がそれぞれに取り組むべき仕事を明確にし、職務における責任の所在や権限を適切に配分することを意味します。

大手企業やベンチャー企業をはじめ、多くの企業・組織が職務分掌に関する規程を文書化しています。仕事内容や職務における権限・責任の範囲などを記した文書は、「職務分掌規定」「職務分掌表」といった呼び名で社内共有されます。

しかし、人手不足や経営悪化などを理由に、仕事内容や持ち回りの変動が激しい組織では、職務分掌規定にない作業が発生することは珍しくありません。

イレギュラーを繰り返すうちに規定自体があやふやになると、常に現場が混乱し、業務の停滞が生じてしまうのです。

職務分掌の英語訳

「職務分掌」は、英語で「division of duties（職務の分担）」または「segregation of duties（職務の隔離）」と表現されます。言葉通り、従業員で分担・手分けして職務に取り組むという意味です。

業務分掌との違い

「職務分掌」と似て非なる言葉に「業務分掌」というものがあります。業務分掌とは、組織内の各部門が果たすべき責任・行使できる権限を明確化するための規定です。業務分掌を明確化することで、各部門の業務範囲を整理・管理できるようになります。

それに対して職務分掌は、代表取締役や専務取締役、各職務における役割などを明確化したものです。役職に対する役割・分担まで詳細に設定する職務分掌と、部門ごとで大まかに分担する業務分掌では、かなり意味が異なることが分かります。

職務分掌のメリット

組織が職務分掌を設定するメリットは具体的にどこにあるのでしょうか。職務分掌のメリットを、大きく3つに分けて詳しく解説します。

組織運営が円滑になる

職務分掌を設定する最大のメリットは、なんといっても組織運営が円滑になることでしょう。組織というものは、運営規模が肥大化するほど、従業員に与える職務や権限があやふやになっていきます。

職務や権限が明確でないと、人間関係のトラブルや業務上の混乱が生じやすくなります。そこで、職務分掌規程により、各職務の役割や所有する権限を明らかにすれば、各部門と各個人において優先するべき仕事が見えてくるのです。

職務分掌規程があることで、経営者は適材適所のマネジメントも可能となります。個々で遂行してほしい職務を明文化し、従業員にも職務分掌を意識してもらうことで、組織運営はとても円滑に進むようになるでしょう。

人材を育成しやすくなる

職務分掌は、組織を支えてくれる優秀な人材の育成にも効果を発揮します。職務分掌に基づいて、個々が遂行するべき職務をはっきりとさせることで、各担当者は業務を効率的に進められます。

スムーズに仕事ができる環境は、作業中の集中力もアップさせてくれるものです。職務に集中している部下を見た上司は、適切な評価と新たな目標設定ができるようになるでしょう。

これから成長していく人材にとって、目標達成への指標やモチベーションは非常に重要です。自分の職務における役割や権限が明らかでないと、目標すら立てることができません。

職務分掌を通して従業員の目標を明確化し、主体性のある人材を育むことは、組織の将来にとって有益だと言えます。

内部統制とリスクマネジメントが可能になる

職務分掌を実行することで、組織の内部統制が可能となるのもメリットの一つです。

各職務における責任の範囲を明確化させれば、「誰が、どんなチームが、どんな仕事をやるべきか」というプロセスが分かりやすくなります。

それぞれの役割を把握することで、似たような業務や無駄な業務を各所で行ってしまう「非効率」を防げます。

また、従業員同士の軋轢や不正が発生しにくくなるのも、リスクマネジメントにおいて重要なポイントです。

内部統制およびリスクマネジメントの基本として、「業務上で実行可能な権限を制限なく個人に与えてはいけない」という考えがあります。

中小企業では、1人の従業員が2つ以上のポジションを兼任することが珍しくありませんが、これはリスクマネジメントにおいて問題のあるやり方です。

職務分掌で個人の職責や権限を分散させることが、不正や資料の虚偽表示・改ざんなどを防止することに繋がります。

職務分掌のデメリット

職務分掌を実行することで発生してしまうデメリットもあります。あらかじめデメリットを把握しておき、組織のためになる取り組みを行いましょう。

従業員の行動を制限してしまうリスク

従業員の役割や責任を定める職務分掌を導入することで、指揮命令系統が明らかになります。

指揮命令系統によって仕事が円滑になる面があるものの、「一つの行動を起こすために許可が必要」「命令がないと従業員が行動しない」といった状態に陥るリスクも存在します。

このデメリットを生じさせないためにも、職務分掌規程を設けた上で、個々の主体性を高める必要があります。

具体的には、目標設定理論を参考に目標達成までの情報管理を徹底すると良いでしょう。目標が明確であれば、従業員のモチベーションを維持しやすく、個々に課せられた役割に対しても責任感が生まれるでしょう。

責任の押し付け合いになってしまう

職務分掌によって従業員の役割や責任が明らかになりますが、「自分はこの仕事だけやっておけばいい」「この仕事はあの人に任せていい」といった自分本位な考えが生じるリスクがあります。このような考えは、責任を押し付け合う従業員同士の軋轢を生むことになります。

これは、従業員が職務分掌の本来の意味を理解していなかったり、役割・責任に対する認識のズレがあることで発生する問題です。

組織全体の動きを見つつ、主体的に行動できる人材を育成できなければ職務分掌の意味がありません。職務分掌を行う際には、各部門や従業員同士の意見・認識をすり合わせておくべきでしょう。

中小企業では仕事が回らないことがある

職務分掌は仕事を効率的に進めるための規定です。

しかし、従業員の数が限られている中小企業で適材適所にこだわりすぎることは危険です。職務分掌によって責任の押し付け合いが生じるどころか、仕事が上手く回らなくなるデメリットがあります。

本来は、従業員同士がサポートし合って、不足部分を補えるのが優れた組織だと言えます。

職務分掌によるデメリットを防ぐためには、人事評価制度を透明化して、従業員のモチベーションを高める必要があります。

自分自身の役割・責任を果たしているだけでなく、組織全体のパフォーマンス向上も意識している人材は、どちらの面でも評価する仕組みを構築しましょう。

業務を円滑にするためにあらゆる仕事に取り組める人材は、日頃から個々の働きを正当に評価することで育成できます。

人事評価制度とは？どういうもので、どうあるべきかを解説

職務分掌を定める方法

職務分掌は組織内で共有する必要があります。職務分掌を明文化した職務分掌表（職務分掌規程）について、作り方のポイントなどを解説していきます。

職務分掌表とは？作成時のポイント

職務分掌表とは、職務分掌規程の基盤となるものです。人事などの担当者が職務分掌表を作成する際は、職務分掌に対する経営層のビジョンを聞いておきましょう。

経営者や組織幹部は、職務分掌によって組織運営が円滑になることを願っています。現場を知る担当者と経営層のビジョンを擦り合わせておくことで、職務分掌に伴う内部統制やリスクマネジメントもスムーズに進められるでしょう。

職務分掌表を作成するにあたり、各部門に対して仕事内容に関するアンケートをとっておくことも重要なポイント。

作成者の主観が強くならないように、各部門から提出された仕事内容をもとに職務分掌表を作成します。

作成した職務分掌表は各管理職にチェックしてもらい、組織全体の声を反映した職務分掌規程となるように心がけましょう。

職務分掌表（職務分掌規程）の作り方

職務分掌を作成するにあたり、まずは企業の組織図を把握しましょう。

本社・支社・営業所、各部門・部署というように、企業全体を表した図を作成します。組織の全体像を把握することで、各部署の関係性や連携するべき作業範囲などが見えてきます。

続いて、さらに細かい職務ごとの組織図として、各役職に与えられた役割・責任を具体的に記載します。企業全体の組織図と、職務ごとの組織図をもとに職務分掌表を作成し、さらに職務分掌表をもとに職務分掌規程を整理していきます。

職務分掌は人材育成にも効果的！

組織内における職務分掌は、業務を効率化するだけでなく人材育成にも効果があります。

職務分掌を整える場合は、リスクヘッジのためにも、職務分掌に伴って社員を正しく評価することが大切です。