テレワーク対応の就業規則とは?規定の作成ポイント、サンプル

新型コロナウイルスの影響によって注目され始めたのが「テレワーク」という働き方です。

これから積極的に自社に取り入れたい、と考えている企業も多いことでしょう。この記事では、人事担当者など「テレワークの就業規則」に関心がある方に向けて、用語解説などの情報提供を行っています。 

この記事を読むことで、就業規則の改定が必要な理由や勤務規定を作成する際のポイントも把握できます。厚労省によるテレワーク就業規則のサンプルも紹介しているので、ぜひ今後の対策にお役立てください。 

テレワーク対応の就業規則が必要な理由 

通常のオフィス勤務とテレワークにおいて、労働時間制度や労働条件が同じである場合、就業規則を見直す必要はありません。

しかし、全く同じ就業規則でテレワークとオフィス勤務に対応できるケースはめったにありません。

企業がテレワークを導入する際は、労働時間の設定やそれに関する規定、在宅勤務で発生する通信費・水道光熱費などの経費、テレワーク勤務者や企業側の負担に関する規定などを見直し、追加・変更をする必要があるので注意しましょう。

就業規則を記載する際は、就業規則本体に直接追加するケースと、テレワーク用に個別の規程を定めるケースがあります。

どちらのケースにおいても、テレワーク勤務に関する規定に追加や変更があった場合は、所轄労働基準監督署への届け出が必要となります。 

テレワーク勤務規定の作成 

テレワーク勤務を導入する際は、既存の就業規則にテレワーク勤務に関わる規則を追加するか、新たにテレワーク勤務規定を作成する必要があります。

どちらの手法を取るかは企業の判断に委ねられますが、テレワーク勤務に関するルールを集約し、新たに規定を設ける方が分かりやすいでしょう。 

テレワーク勤務で想定されている就労形態は、「在宅」「サテライト」「モバイル」の3つであり、それぞれの勤務形態ごとに規定を設ける必要があります。 

在宅勤務 

自宅で業務を行う勤務スタイル。パソコンやインターネット環境、電話、FAXなどの設備を整えて、会社と連絡を取れる必要があります。 

サテライトオフィス勤務 

勤務先以外のスペースを利用して働くテレワークの一種。「サテライト」とは英語で「衛星」を指します。惑星の周りをぐるぐると回る衛星のように、本社や支社から離れたスペースで働くことを「サテライトオフィス勤務」と呼びます。

サテライトオフィスの例としては、一社専用の社内LANが設けられたスポットオフィス、テレワーク専用サテライト、グループ企業の共同サテライト、レンタルオフィスなどがあります。

都市部の企業は郊外に、地方企業は都心部にサテライトを設けることが多く、業界や業種によって様々な勤務スタイルがあります。 

モバイル勤務 

顧客先のスペースやカフェ、移動中の電車内などで、時間や場所にとらわれず勤務するスタイルです。

ノートパソコンやスマートフォンのスペックが、急速に進化した現代ならではの時間の使い方だと言えるでしょう。 

テレワーク対応の就業規則 作成ポイント 

テレワーク対応の就業規則を作成するにあたり、全体の流れや重要なポイントを解説していきます。

まずは、導入するテレワークの形態を明確化します。さらに、テレワーク導入に伴って、既存の就業規則に追加・変更するべき点があるか否かをチェックします。

就業規則に改正が必要な場合、テレワーク勤務規定の作成や就業規則の変更案を検討しましょう。テレワーカーに対する社内ルールとして定めるべき項目を洗い出したら、既存の就業規則に追加するか、新たな規程を別途作成するかを決定します。 

複数の就業形態がある場合は、「在宅勤務規程」や「モバイル勤務規程」など、別個に規程を作成するのがおすすめです。テレワーク勤務規定の位置づけとしては、給与規定や退職金規定などと並ぶ「就業規則の一部」と考えましょう。 

その後、全従業員へテレワークに関する説明を行うなどして、理解を得る場を設けます。就業規則の改正がなかった場合も同様です。

テレワーク導入に向けて問題点があれば、改善を目指しましょう。就業規則の作成・変更については、労働者代表の意見聴取や労使協定の締結が必要なケースもあります。

また、テレワーク勤務規程は就業規則の一部であるため、新規作成や変更をした場合は、所轄労働基準監督署への届け出が必須となります。 

ここからは、テレワーク勤務における就業規則・諸規程改定の項目を詳しくご紹介します。 

労働時間 

在宅勤務など、通常の労働時間をそのまま適用できるテレワークを実施する場合、就業規則の変更は必要ありません。

フレックスタイム制など、就業規則に規定のない勤務体系を適用する場合は、就業規則に規定を追加する必要があります。 

在宅勤務にみなし労働時間制を適用する場合は、事業場外みなし労働時間制に関する就業規定を設けなければいけません。

「事業場外みなし労働時間制」は労働基準法の一つであり、「労働者が事業場外で業務に従事し、かつ労働時間を算定し難い場合、原則として所定の労働時間に従って労働したものとみなす」というものです。 

在宅勤務において事業場外みなし労働時間制が適用されるには、一定のルールがあるので注意しましょう。 

給与・手当 

テレワーク導入にあたって、人事評価制度の新設または改定、通勤手当の変更、在宅勤務手当の新設を行うケースがあります。

その場合、就業規則(賃金規程)の内容を変更する必要があります。通勤手当の支給方法は、在宅勤務のペースに応じて通勤定期か実費精算かを決めます。 

原則的に、テレワーク勤務だからといって給与を変えることはしません。ただし、業務内容の変更によって給与を変更する場合は、就業規則に賃金規程の追加が必要です。 

安全衛生 

作業環境:労働基準法では、従業員が在宅勤務を行う際に、自宅が安全衛生法に適した作業環境であることを義務づけています。企業が安全衛生に対して一定の基準などを定めた場合は、就業規則を変更しなければなりません。 

健康診断:常時型在宅勤務の場合、健康管理を自己に委ねることが多くなります。テレワーク導入にあたって、定期健康診断とは異なる健康診断の実施や、産業医による健康相談を義務づけることがあれば、就業規則にその内容を追加する必要があります。 

また、健康被害に繋がる連続作業の防止や、健康体操の推奨を目的とした「VDT作業管理規程」などを作成する場合も、就業規則に内容の追加が求められます。 

セキュリティ 

テレワーク導入にあたり、既存の就業規則におけるセキュリティ(服務規律)では、資料の取り扱いルールや情報漏洩防止のための管理方法が不十分だと言えます。

セキュリティに関するルールの追加・変更や、テレワーク勤務規程の新規作成を行った場合は、就業規則にその旨を追加する必要があります。 

費用負担 

テレワーク導入にあたり、パソコンやインターネット環境、その他の周辺機器について会社から貸与するのか、個人所有物を利用してもらうのかを明らかにしましょう。通信回線や水道光熱費の費用をテレワーカーに負担させる場合、就業規則にその旨を追加する必要があります。 

教育訓練 

テレワーク導入にあたって、OJTの機会が減少することがあります。改善策として、テレワーカーを対象とした特別な教育訓練や研修を実施する場合、就業規則にその旨を追加する必要があります。 

テレワーク就業規則のサンプル(厚生労働省) 

テレワークを実施している企業の多くは、就業規則は変えずにテレワーク勤務規程を新たに作成しています。

例えば、週1~2日程度の在宅勤務であれば勤務制度を大幅に変更する必要はありません。モバイルワークを導入するにあたり、外出規程を適用するケースも多くあります。 

就業規則を見直す際は、厚生労働省が公開している「テレワークモデル就業規則(作成の手引き)」が参考になるでしょう。

しかし、このテレワーク就業規則はあくまでもひな形であり、モデルケースです。自社の経営状態や人事方針に沿って、テレワーク就業規則を作成することをおすすめします。 

厚労省が提供しているサンプルはこちらです。 

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