降格人事とは？違法にあたるケースやスムーズな手続きの流れ・3つの注意点も解説

「部下のパフォーマンスが低いため降格を検討しているが、違法性は低いのか」

「降格人事を進める際に必要な書類や手順がわからない」

本記事を読んでいる人の中には、このような悩みを抱えている管理職や人事担当の方もいるでしょう。

今回は、降格人事の基本知識から、適法に進めるための具体的なステップ、実施時の注意点を分かりやすく解説します。

この記事を参考に、自社に合った適切な人事異動や評価の仕組みを整えてください。

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なお、人事考課の意味や目的、評価手法、自己評価の例文については、下記の記事で解説しています。

人事考課とは？意味や評価手法、導入のメリット、運用時の4つのコツをわかりやすく解説

また、人事制度の定義や目的、設計のポイントについては、下記の記事をご参照ください。

人事制度とは？最新トレンドから基本の設計方法まで紹介

降格人事とは

降格人事とは、従業員の役職や職務等級（グレード）を、現在よりも下位に変更する人事上の措置のことです。企業の経営戦略や組織再編の一環として行われる場合と、従業員の能力不足・業務遂行上の問題・就業規則違反などへの対応として実施される場合があります。

また、多くの場合、役職手当の減額など待遇面での変更もともないます。いずれの場合も従業員にとって不利益な変更になるため、モチベーションの低下やトラブルに発展しやすい措置です。

そのため、企業は就業規則で明確な基準を定めること、および透明性のある手続きを経て降格を実施することが重要です。

なお、マイナス査定の妥当性や、給与を減額する際の注意点については、下記の記事で詳しく解説しています。評価制度の適正運用を目指す方はぜひご覧ください。

マイナス査定あれこれ　給料を減らすのはあり？なし？

降格人事の種類

降格人事には、大きく分けて以下の2種類があります。

• 人事降格
• 懲戒処分

それぞれの内容と具体的な対応を、詳しく見ていきましょう。

人事降格

人事降格とは、従業員の役職や等級（グレード）を下げる人事措置のことです。能力不足や就業規則違反に対する対応、または組織再編や経営戦略上の理由で行われる場合があります。

人事降格には、大きく分けて「降職（解任）」「降格（降級）」の2種類があります。

降職（解任）

降職（解任）は部長から課長へ、課長から一般社員へのように役職を下げる人事措置のことです。

例えば、部長職から課長職へ降職する場合、それまで担当していた管理業務の範囲や指揮命令権限、責任の度合いが変化します。

そして、降職にともなって役職手当が減額されるのが一般的です。場合によっては、基本給や賞与の支給条件にも変更が生じることもあります。

降格（降級）

降格（降級）とは、等級制度において、従業員の役職や等級（グレード）を現在よりも下位に引き下げる人事上の措置のことです。

等級制度には、職能資格制度、職務等級制度、役割等級制度などがあり、それぞれに応じて等級が定められ、処遇（給与・賞与・昇進など）が決まります。等級が下がると、基本給や賞与の減額など、待遇に影響が出ることがあります。

降格（降級）の主な目的は、従業員の能力に見合った業務への配置や能力開発です。懲戒処分としての降級だけでなく、組織再編や配置転換の一環として実施されるケースもあります。

懲戒処分

懲戒処分とは、従業員が企業のルールや秩序に違反した際に科される制裁を指します。

あらかじめ就業規則で「どのような行為が処分の対象になるか」を定めておく必要があり、その規定に基づいて適用されます。主な懲戒事由と具体例は、以下の通りです。

懲戒事由	具体的な内容
不正行為	横領、背任、虚偽の報告など
重大な過失	重要な業務ミス、機密情報の漏洩など
ハラスメント	パワーハラスメント、セクシュアルハラスメントなど
勤務態度	無断欠勤、遅刻の常習化など

就業規則に定めた事由に該当する場合、制裁として降格処分を下します。人事担当者は違反行為の程度や本人の反省具合を考慮し、慎重に内容を決定してください。

なお、最新の中小企業のボーナスの平均支給額や傾向は、下記の記事で紹介しています。人事制度設計の参考にしましょう。

中小企業のボーナス平均額は何ヶ月分？【2025年最新版】大企業との差や気になる中央値を解説

降格人事を行う3つのケース

降格人事を行うのは、主に以下3つのケースです。

1. 成績不振による人事降格
2. 配置転換による人事降格
3. 過失や悪質な勤務態度による懲戒降格

順番に解説します。

1.業務成績不良による人事降格

従業員が継続的に業績目標を達成できない場合、能力と現在の役職との間にミスマッチがあると判断し、人事降格を実施するケースがあります。

処罰的な意味合いではなく、従業員が能力をより発揮できる職務や役職へと配置し直すことで、組織全体の生産性・効率性を高めることが目的です。

ただし、降格の判断には、以下のように職種ごとの明確な評価基準が必要です。

職種	評価基準
営業職	売上目標の達成率、新規顧客の獲得数や商談成立率
事務職	書類のミス率や期限遵守、業務処理のスピードと件数

職種ごとに適切な評価基準を設けたうえで、定期的に人事評価を行い、従業員一人ひとりの能力や実績を把握しましょう。

そして、必要に応じて降格を含む配置転換を検討し、適材適所の人員配置と組織の最適化を図ります。

2. 配置転換による人事降格

企業の組織再編や新規事業の立ち上げ、部門統合などの配置転換にともない、降格が発生するケースがあります。

例えば、管理職から専門職へ・技術職から事務職への異動など、職務内容が大きく変更されることもあるでしょう。人事担当者は従業員の適性や能力を見極めたうえで、新たな職務を遂行できるかどうかを慎重に判断し、人事上の措置として降格を行うことがあります。

処遇の変化だけでなく、個々のキャリア形成やモチベーションにも影響するため、本人との丁寧な対話やフォローアップが重要です。

3. 過失や悪質な勤務態度による懲戒降格

懲戒処分としての降格は、従業員の重大な違反行為に対して行われる制裁措置の一つです。

主に、就業規則で定められた懲戒事由に該当する行為があった場合に適用されます。

違反行為	具体例	目的
勤務態度の問題	遅刻・欠勤の繰り返し	規律の維持
上司との関係	不服従・命令違反	組織秩序の確保
職場環境	ハラスメント行為	職場環境の改善

なお懲戒降格は、就業規則で定めた懲戒事由に該当する場合のみ可能です。問題行動の事実を調査し、証拠を集めてから処分を決定します。

なお、評価制度と密接に関わる「雇用制度」や「等級制度」の基本については、下記の記事でわかりやすく解説しています。制度設計の基礎知識としてご覧ください。

人事制度を理解するために知りたい「雇用制度」と「等級制度」とは？

降格人事が違法にあたるケース

降格は企業の人事権の範囲内で認められた措置ですが、運用方法によっては違法と判断されるケースもあります。

降格人事が違法にあたるケースは、以下のとおりです。

• 就業規則に降格に関する規定が明記されていない場合
• 判断基準が不明確・不合理であると判断された場合
• 本人に事前の説明や弁明の機会を与えていない場合
• 退職を促すために降格を行った場合
• 見せしめや懲罰的な目的で降格を行った場合
• 配置転換によって育児・介護に著しい支障が出る場合
• 差別的な意図がある降格（性別・年齢・信条など）

降格を実施する際には法令を遵守し、合理的な理由と適切な手続きを踏まえたうえで実施する必要があります。

不適切な対応は、従業員とのトラブルや法的リスクを招く恐れがあるため、慎重に運用しましょう。

降格人事の処分内容

降格人事の処分内容は、以下のとおりです。

• 減給
• ポストのみの変更

順番に解説します。

減給

降格人事は、役職や職務等級の引き下げにともない、給与が減額されるケースが一般的です。

降格による減給には、主に以下の2パターンがあります。

降格の種類	概要
降職（解任）	役職が外される（例：部長 → 課長）。基本給は同じでも、役職手当が減るため給与が下がる。
降格（降級）	等級が下がる。基本給が減るのが一般的だが、異動によって給与の低い仕事に変わる場合もある。

なお、労働基準法第91条にて、1回の減給額は平均賃金の1日分の半額以内・総額は1賃金支払期における賃金総額の10分の1以内と定められています。これは、従業員の生活を保護するためです。

ただし、人事降格にともなう減給は、制裁ではなく役職・等級に応じた処遇変更であるため、必ずしも制限を受けるものではありません。

とはいえ、実質的に懲戒とみなされる場合は、労働基準法第91条の制限が適用される可能性があるため、人事担当者は慎重な対応が求められます。

ポストのみの変更（減給なし）

ポストのみの変更とは、役職は下がるものの、給与はそのまま維持されるケースです。管理職から専門職への配置転換など、職務内容が大きく変わる際に適用されることがあります。

ポストのみの変更は、従業員の専門性を生かし、モチベーションやパフォーマンスの向上を図るための措置です。

なお、成果に応じて報酬を支給する「成果型賃金制度」や助成金の活用方法については、下記の記事で解説しています。ジョブ型制度との比較にも役立ちます。

成果型賃金制度とは？注目の理由やメリット、最大130万円の助成金

降格人事の手続きの流れ

降格人事でトラブルに発展しないためにも、正しい手順での手続きが重要です。

ここでは、降格人事の手続きの流れを解説します。

• 降格理由の事実を確認する
• 降格対象者と面談をする
• 降格の処分内容を検討する
• 処分内容を通達する

それぞれの手続きを、詳しく見ていきましょう。

降格理由の事実を確認する

降格は従業員の処遇に大きく関わる判断のため、理由を客観的に示す証拠の収集と適切な保管が不可欠です。後のトラブルを防ぐだけでなく、本人への説明責任を果たし、公平性を保つためにも重要です。

具体的な証拠は、以下のような資料を収集します。

区分	必要な証拠資料
成績不振の場合	・売上データ（月次推移・目標との比較） ・目標の達成状況（具体的な数値とその評価） ・上司の評価（定期面談記録・業務改善指導の記録）
懲戒処分の場合	・問題行動の報告書（日時・場所・状況の詳細） ・関係者の証言（日付入り署名付きの陳述書） ・防犯カメラの映像（データの保存期限に注意）

各資料は、日付や関係者の署名など、信頼性を担保できる形で保管しましょう。

降格対象者と面談をする

降格の事実確認後は、対象者との面談を行います。面談は一方的な通告ではなく、相互理解と納得形成のための対話の場として活用してください。

また、面談時は以下の点に注意して進めましょう。

• 降格の目的が「理由の説明」と「意見の聴取」であることを冒頭で伝える
• 数値や記録など具体的な証拠に基づいて理由を説明する
• 本人に弁明や反論の機会を与える
• 改善の可能性や今後の方向性を前向きに話し合う
• 状況によっては、複数回の面談を行うことも検討する
• 発言内容や合意事項は、面談記録として文書に残す
• 面談はプライバシーに配慮した環境で実施する
• 感情的にならず、冷静で丁寧な対話を心がける

人事担当者の対応姿勢は、従業員本人のモチベーションや納得感、職場全体の士気にも影響します。相手への敬意を忘れず、誠実かつ慎重に進めることが大切です。

降格の処分内容を検討する

次に、処分内容を検討しましょう。

降格の程度や減給の有無・金額を決める際は、降格の理由や本人の状況、過去の事例などを総合的に判断する必要があります。

判断する際は人事部門だけでなく、法務部門や労働組合とも連携しながら慎重に進めましょう。適切な手続きと配慮が、トラブル防止と従業員の納得感につながります。

処分内容を通達する

降格の処分内容は、対象者に必ず書面で通知します。

口頭だけの伝達では、後に「言った・言わない」のトラブルにつながるおそれがあるため、文書による通知で記録を残すことが重要です。

通知書には、降格の理由・処分の内容・異議申し立てが可能な場合はその期限など、必要な事項を明記しましょう。

「降格処分通知書」の書き方を解説

降格を正式に伝えるためには、口頭だけでなく書面での通知が欠かせません。形に残る書類を作成すれば、トラブルを防ぎ、会社としての決定を明確に示せます。通知書には、主に以下の項目を盛り込むようにしましょう。

• 処分の対象者名と作成日
• 具体的な処分の内容（役職名や等級の変化）
• 降格を決定した正当な理由
• 新しい配属先や業務内容
• 処分の適用開始日
• 変更後の給与額

まずは、降格の理由を具体的な記載が大切です。「成績不良のため」と一言書くだけでは不十分です。「直近1年間の営業目標の達成率が〇％を下回り、改善指導を3回行っても変化が見られなかったため」のように、数字やこれまでの指導実績を具体的に記述しましょう。懲戒処分の場合は、就業規則の第何条に違反したのか根拠を必ず添える必要があります。

次に、処分の種類と適用日をはっきりと示します。「〇月〇日付で部長職を解任し、課長職を命ずる」など具体的な役職の変更を記載してください。また、降格に伴って給与が減る場合は、変更後の金額や手当の内訳を明記が必要です。

具体的には「役職手当を〇〇円から〇〇円に変更する」のように、変更前後の数字を対比させると分かりやすくなります。減給を行う際は、その金額が労働基準法で定められた上限を超えていないか、会社側で再確認した上で記載しましょう。

あしたのチームでは、こうした通知書の運用を含む人事評価制度の構築をサポートしています。法的なリスクを抑えながら、従業員が納得して働ける環境を作りたい方は、ぜひご相談ください。

降格人事を行う場合の3つの注意点

降格人事は、従業員のモチベーションや生活に大きな影響を与えます。

そのため、以下の点に注意して慎重に進めましょう。

• 就業規則に明記する
• 降格理由の根拠を集める
• 人事権や懲戒権の濫用に注意する

順番に解説します。

1. 就業規則に明記する

就業規則には、以下のような降格に関する規定を明確に記載しましょう。

• どのような場合に降格になるのか
• どのような手順で手続きするのか
• 降格後の給与や待遇はどうなるのか

上記を具体的に定めておくと公平な人事運用が可能となり、トラブルの予防にもつながります。  

また、新たに規定を設ける場合は、従業員代表との協議や労働基準監督署への届出など、法令に基づいた手続きをきちんと行ってください。

2. 降格理由の根拠を集める

降格を決定するには、明確な根拠と客観的な証拠が不可欠です。

成績不振による降格では、人事評価や目標達成度、営業成績の推移などのデータに加えて、本人の能力や勤務態度に関する記録が必要です。

また、企業側の支援体制に問題がなかったことも示さなければなりません。

懲戒による降格は、問題行為を証明する証拠（聞き取り記録、業務メール、調査結果など）を集めて、処分の正当性を示すことが重要です。

3. 人事権や懲戒権の濫用に注意する

降格人事は企業の人事権や懲戒権の範囲内で行えますが、その決定が権利の濫用と判断されれば無効になる可能性があります。

例えば、個人的な感情による判断や、退職を促す・見せしめにするなど不当な目的での降格は、明らかな権利の濫用です。

そのため、降格を行う際は、客観的な事実に基づく公平な判断が不可欠です。従業員が現在のポストに不適格である理由や、業務上の必要性を具体的に示す証拠が求められます。

降格人事でトラブルを起こさない4つのポイント

降格人事でトラブルを防ぎ、組織の秩序を守るためには、以下の4つのポイントを徹底しましょう。

• 事前に注意・指導を実施する
• 従業員のモチベーションを低下させないようにする
• 降格の伝え方を意識する
• 再昇格の機会を作る

本章では、これらの対策について詳しく解説します。会社と従業員の双方が納得できる進め方を確認しましょう。

事前に注意・指導を実施する

降格人事を行う際は、いきなり処分を下すのではなく、段階的な注意や指導を積み重ねることが絶対条件です。社員の能力不足を理由に降格を検討する場合、まずは適切な指導によって状況を改善できる可能性があるからです。

具体的には、1on1でのフィードバックやパフォーマンス改善計画を活用し、本人が自分の課題を認識して改善に取り組める環境を整えます。このようなプロセスを踏むことで、万が一降格後にトラブルが発生しても、会社が尽力した事実を証明できます。事前に指導を行った証跡があれば、降格の正当性が認められやすくなるため、日頃から評価の記録を丁寧に残しておくことが大切です。

従業員のモチベーションを低下させないようにする

降格人事は、対象となった社員本人だけでなく、その周囲で働く従業員にも大きな影響を及ぼす可能性があります。会社の対応方法に明らかな不備や不公平感がある場合、周りの社員も「自分もいつか不当に扱われるのではないか」と不安を抱き、組織全体のモチベーション低下を招く恐れがあるからです。

そのため、降格の対象者に対しては一定期間、状況を注視してフォローを続ける必要があります。また、動揺している周囲の従業員がいれば、こまめに声をかけて不安な点を聞き出すなど、コミュニケーション不全を改善する動きが欠かせません。社内の信用を回復し、前向きな組織文化を維持するためには、丁寧なアフターフォローが求められます。

降格の伝え方を意識する

降格人事の通達では、相手への伝え方に細心の注意を払うことが極めて重要です。感情的な対立を防ぐためにも、まずは面談を通じて、相手に降格の理由を直接かつ丁寧に説明しましょう。

その上で、文書による正式な通知を行い、誤解を防いでください。文書には降格に至った理由だけでなく、今後どのような行動を期待しているのかを具体的に記載し、評価の透明性を持たせることが大切です。相手が現状を正確に理解し、納得のいく形で新しい役割を受け入れられるように配慮する必要があります。誠実な対話と書面での補足により、不必要なトラブルを未然に防げるでしょう。

再昇格の機会を作る

一度降格した社員であっても、再び昇格を目指せる仕組みを社内に整えておく必要があります。必要な条件を満たせば元の役職に戻れることが明確に示されていれば、社員は絶望することなく、あらためてキャリア形成を目指せます。

人事評価は、公平・公正な基準に基づいて評価が行われていることを社員に実感してもらう貴重な機会です。

降格後の目標設定を明確にし、解除条件を具体的に提示すれば、本人のやる気を引き出し、組織全体のパフォーマンス向上にもつなげられます。単なる「罰」で終わらせず、成長を促すためのステップとして位置づける体制づくりが、健全な人事運用の鍵です。

労働審判の申し立てがあった会社側の対応

万が一、従業員から降格の不当性を訴えられ、労働審判の申し立てがあった場合、以下のポイントを意識して、会社は迅速かつ適切に対応しましょう。

• 労働審判が開かれる裁判所と期日を確認する
• 答弁書の提出期限を確認し作成する
• 降格処分を裏付ける証拠を集める
• 証拠は第1回期日ですべて出し切る

これらのステップを確実に踏むことで、会社の正当性を主張できます。

労働審判が開かれる裁判所と期日を確認する

労働審判の申し立てが行われると、裁判所から会社宛てに申立書が郵送されます。この中には「労働審判手続期日呼出状および答弁書催告書」と呼ばれる重要な書面が同封されているため、まずはどの裁判所で審理が行われるのかをすぐに確認してください。

通常、従業員が最後に働いていた場所を管轄する地方裁判所などが選ばれますが、複数の支店がある企業などは場所の間違いがないよう注意が必要です。また、書面には第1回期日の日時も記載されています。

この期日には、現場の上司や社長などの関係者が出席を求められる場合が多いため、早急に出席予定者のスケジュールをおさえる必要があります。

初動の遅れは裁判所への印象を悪くするため、迅速な確認を心がけましょう。

答弁書の提出期限を確認し作成する

裁判所から届いた呼出状には、会社側の言い分をまとめる「答弁書」の提出期限が記されています。この期限内に書類を提出することは、労働審判で会社の主張を認めてもらうための絶対条件です。

申立書が届いてから期限までは、通常3週間程度しかありません。この短い期間で、これまでの経緯や降格の妥当性を論理的に整理し、充実した内容の答弁書を作成する必要があります。時間が限られているため、書類が届いたらすぐに弁護士などの専門家に相談し、作成を依頼するのが大切です。

期限を過ぎてしまうと、会社側の反論が十分に考慮されないまま審理が進む恐れがあるため、スピード感を持って対応しましょう。

降格処分を裏付ける証拠を集める

労働審判では、降格処分の有効性を証明するために、従業員の問題行為を裏付ける客観的な証拠が必要です。裁判所は提出された証拠をもとに事実を認定するため、証拠が不十分だと「人事権の濫用」とみなされ、会社に不利な結果を招くことがあるからです。

集めるべき証拠には、本人の営業成績やタイムカードなどの勤怠記録、人事考課の具体的な内容が含まれます。また、業務改善命令に関する面談の議事録や、注意・指導を繰り返し行った記録も極めて重要です。

証拠が不十分なままでは、降格が無効になるだけでなく、慰謝料の支払いを命じられる可能性もあります。主張を裏付けるための客観的な資料を、できるだけ多く、漏れなく揃えることに注力しましょう。

証拠は第1回期日ですべて出し切る

労働審判は原則として3回以内の期日で結論を出す手続きですが、実際には第1回期日で事実関係の確認がほとんど終わってしまうため、有効な証拠は出し惜しみせず、最初の期日にすべて提出し切ることが重要です。

原則として第2回期日が終了した後は、新しい証拠の追加提出は認められない傾向にあります。「これは最後の切り札だから」と後回しにしてしまうと、立証のチャンスを永久に失い、大きなリスクを負うことになりかねません。

確実に事実認定が行われる第1回期日に合わせ、答弁書とともにすべての証拠を提出し、労働審判委員会に検討してもらう機会を逃さないようにしてください。

トラブルを避けて降格人事を言い渡すなら『あしたのチーム』への相談がおすすめ

降格人事は組織運営に欠かせないものですが、就業規則の記載が曖昧であったり、運用根拠が弱かったりすると、法的な紛争やSNSでの炎上を招くリスクがあります。

「降格対象者への説明でトラブルになりそう」「正当な評価基準がなくて困っている」などの課題をお持ちであれば、人事評価制度の専門家である『あしたのチーム』へご相談ください。

あしたのチームでは、法的なリスクを抑えつつ、従業員の納得感とモチベーションを高める人事制度の構築を支援しています。公平な基準に基づいた運用を実現し、経営者と従業員の双方が前向きになれる組織づくりをサポートします。

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