なぜなぜ分析とは?シート活用法と分析の進め方、注意点

なぜなぜ分析は、発生した問題の真の原因を追究して再発防止策を立てるための手法です。

トヨタ生産方式の中で、「なぜ」を5回以上繰り返して改善につなげる仕組みとしても知られており、英語で「5Whys」と訳されることもあります。

工場などの生産現場で普及が進み、現在ではさまざまな業界で問題発見やアイディア発想といった、深く掘り下げて考えたい場面で多く活用されています。

分析シートを使って、原因追究の道筋を見える化できるのも特徴です。

この記事では、なぜなぜ分析の目的や進め方・注意点について解説します。

なぜなぜ分析とは?

なぜなぜ分析とは、仕事の中で発生した問題の原因を追究し、さらに根本原因となる問題についての深掘りを繰り返すことで真の原因(真因)を見つけて、問題の解決と再発防止につなげる手法です。

「なぜ、問題が起こったのか?」「なぜ、気づけなかったのか?」というように何度も自問自答して、問題の発生原因と再発防止策について具体的に説明できるレベルまで掘り下げます。

問題の内容によっては、関係者へのヒアリングを行うこともあります。

問題の分析や再発防止策の提示だけでなく現場力の強化に活用できるのも、なぜなぜ分析の特徴です。

「なぜ」と追究する中で、現場の弱点や組織体質の問題が浮き彫りになることもあります。

浮き彫りになった課題に対して、さらに「なぜ」と深掘りすることが組織の改善にもつながるわけです。

なぜなぜ分析シート活用法

なぜなぜ分析を通じて問題の解決と組織の改善につなげるために、なぜなぜ分析シートを使って原因を書き込んでいくと効率的です。

「なぜ」と追究した結果を分析シートに書き込むことで、問題の発生源が明らかになると同時に、問題解決のプロセスも見える化できます。

解決の方向性がズレてしまった場合には、ズレが生じた部分まで戻って分析を再開することも可能です。

「なぜ」に対する答えを、一問一答形式で記入していきます。

企業や部門として共通のフォーマットを作成しておくと、他人の分析結果と簡単に比較できて便利です。

フォーマットを作成する際は、以下の作成例を参考にしてください。

【なぜなぜ分析シートのフォーマット例】

発生した問題1次要因2次要因真因の特定再発防止策

なぜなぜ分析の目的

なぜなぜ分析のルーツであるトヨタでは「カイゼン」活動の一環として、発生した問題を現場レベルで即時に解決するためになぜなぜ分析を実践しています。

問題の根本的な原因がわかれば恒久的な対策につながるという考え方で、「なぜ」を5回以上繰り返して真の原因を追究するのがトヨタ式の特徴です。

工場内の機械が停止した場面の例で考えると、機械の停止原因の問いに対し「過負荷によるヒューズの断線」という答えだけであれば、ヒューズを交換するだけで問題を解決したことになります。

しかし、トヨタ式のなぜなぜ分析ではさらに5回「なぜ」という問いを繰り返します。

その結果、機械の軸受け部の潤滑不良が過負荷の原因だと究明した上で、切り子が潤滑油に混入したのがそもそもの原因だと、真相が明らかになりました。

目の前で発生している事実に着目して、スピーディーな問題解決と再発防止案の提起を実践することが、トヨタではなぜなぜ分析の目的として位置づけられているのです。

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なぜなぜ分析の進め方

一見「なぜ?」と繰り返すだけで簡単に見えるなぜなぜ分析ですが、問題が特定されないまま分析を進めても明確な答えは出てきません。

また、問題を特定して改善策を実施した後の検証・評価も、生産性を向上させる面では大切です。

なぜなぜ分析の進め方を、4つのステップに分けて説明します。

1.問題の特定

なぜなぜ分析を行う上で最も重要なのが、問題の特定です。

問題を特定しないまま分析を行うと、「なぜ」という問いを繰り返しても答えが曖昧なままとなり、根本的な問題解決が行えません。

ミスした、悪いといった抽象的な表現を避け、具体的な言葉で分析対象の問題を定義するようにしましょう。

同時に、事象の経緯と背景も明らかにしておきます。

あらかじめ時系列に沿って経過を把握しておくことで、全体像を見失わずに分析を進められるからです。

物事のつながりや順序についても意識しておくようにしましょう。

2.「なぜ?」による分析

問題を特定したら、「なぜ?」による分析を行います。

1つの問題に2つ以上の「なぜ?」を含む場合は、1個ずつ分解することで分析がスムーズに進んでわかりやすいです。

主語や出来事を明確にした上で、現場の行動をストレートに表現しましょう。

最初に1次的な要因を挙げて、真の原因にたどり着くまで2次要因・3次要因と順次深掘りを進めていきます。

体制や仕組み・構造などの真因(根本的な原因)まで到達したら、分析を止めます。

「なぜ?」の質問と答えを逆転させ、「だから」でつないで読んで話がつながれば、分析内容が論理的に正しい証拠です。

3.問題の特定と改善策の立案

「なぜ?」による分析で根本的な原因を把握できたら、問題点を特定して改善策を立案します。

現場で同じトラブルを二度と発生させないよう、個人の問題として片付けずに組織の問題として考えることが肝心です。

複数のメンバーが共通の問題でなぜなぜ分析に取り組んだ場合は、分析シートの内容をもとに認識をすり合わせて、現場としての改善案を出します。

改善策が出たら、実行可能な対策かどうかもチェックします。

問題発生そのものを防ぐ対策だけでなく、問題に気付きやすくする体制づくりや、問題に気付いた後に正しい手順で処置できるよう関係者を訓練することも改善策の一つです。

4.改善策の実施と検証

改善策を実施したら、早い段階で対策が有効なものだったかを検証・評価しましょう。

分析結果や改善策は仮説であり、現場の実態とのズレが生じている場合は軌道修正が必要だからです。

対策が有効でなかったと判断した場合は、別の改善策を立案するか改めてなぜなぜ分析を行うかを再検討します。

問題発生から時間が経過しているなど物理的に検証が難しいケース以外は、現場と現物を目で見て検証を行うようにします。

現物を見ることで新たな気づきを得て、別途分析を行って改善の精度を深められるかもしれません。

なぜなぜ分析の注意点

なぜなぜ分析の成果を現場の改善に活かすには、分析対象を具体化した上で、論理的かつ客観的な目線で分析を行うことが大切です。

個人の問題として考えるのではなく、組織や仕組みの問題だと捉える姿勢も求められます。

ここで、なぜなぜ分析を行う上での注意点も確認しておきましょう。

5回にこだわらない

前述のように、トヨタ生産方式のなぜなぜ分析では「なぜ?」を5回以上繰り返して改善につなげますが、分析を通じて根本的な原因に到達できるのならば5回にこだわる必要はありません。

3~4回の「なぜ?」で問題解決につながる場合もあれば、10回以上「なぜ?」を繰り返す場合もあるわけです。

一方で「なぜ?」の回数が少なければ、原因追究が不十分に終わる可能性があります。

また、「なぜ?」の回数が多すぎると問題の範囲が広くなり、自分や現場の力で解決困難な問題に発展する可能性もあるでしょう。

手段と目的を間違わずに再発防止に取り組むためにも、適正な「なぜ?」の回数は5回ほどがちょうどよいとされています。

分析対象を曖昧にしない

分析対象が曖昧だと問題をうまく深掘りできず、適切な改善策を出すことが難しくなります。

例えば「請求書でミスをした」ことが分析対象の場合、この事実だけでは金額ミスか送付ミスかどうか、そもそも請求書を発行する場面だったのかが明確ではありません。

「5W2H」の考え方をもとに問題発生当時から振り返って、分析対象を明確にするようにしましょう。

先程の例の場合だと、次のように明確化が可能です。

  • 請求書の金額をミスした
  • 請求書の送り先をミスした
  • 請求品目をミスした
  • 納品書を発行する場面なのに請求書を発行した、など

因果関係を意識する

発生した問題に対する分析内容が原因の体をなしていなければ、問題解決にたどり着くことはできません。

内容によっては個人攻撃になりかねず、後述する組織単位での問題解決が難しくなる懸念もあります。

例えば、メールの誤送信が発生した問題の場合に、送信担当者はミスの多い人だという要素が出ると、メール誤送信の問題を解決したいのか送信担当者の問題を解決したいのかがわからなくなります。

なぜなぜ分析を行う際は、業務との因果関係を意識するようにしましょう。

先程の例では、「繁忙期で余裕がなかった→なぜ?→担当者が1人だけだった」というような展開があり得ます。

問題を組織単位で捉える

問題が発生した際、担当者の業務態度などの属人的な要素に原因があると分析した場合、個人の謝罪や注意力向上で終わってしまい、組織的に改善に取り組む内容がなくなってしまいます。

例えば、請求書の発送ミスの原因が担当者の入力ミスだと結論づけた場合、チェック体制やシステムの問題に着目する機会を逃してしまうかもしれません。

担当者本人に注意を与えたとしても、再発を撲滅できるかどうかは不明です。

「二重チェックの体制がなかった」「システムトラブルが生じていた」など業務の仕組みの問題に着目して、組織単位で問題を捉えることが大切です。

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