ジョブディスクリプションとは？日本で注目される理由やメリット、書き方を解説

ジョブディスクリプションは日本ではあまり馴染みのないものですが、起業のグローバル化が進む昨今では、人事採用の際に注目されるようになってきました。

この記事ではジョブディスクリプションの概要や、日本で注目される理由、メリット、書き方などについて解説します。

ジョブディスクリプションとは？

ジョブディスクリプションとは、雇用主が従業員を雇用する際に提出する「業務内容が明確に記された書類」のことです。日本語だと「職務記述書」と称されます。

ジョブディスクリプションに記される内容は主に、担当する業務内容と範囲、業務の難易度、必要なスキルや資格、時間外手当の支給対象の有無や福利厚生の詳細などです。

日本ではあまり馴染みのないジョブディスクリプションですが、海外（特に欧米）の企業で、求職時や人事評価の際によく使用されます。

海外の企業では業務内容が人事評価の基準となり、給与や等級が決められる仕組みがほとんどのため、ジョブディスクリプションが一般化しています。

そのため、グローバル化の進む日本企業でも外国人の求人募集時などで求職者やエージェントから提出を求められる場合が多くなってきています。

社内公募でもジョブディスクリプションなしでは人事募集がかけられないほど重要視されているのです。

また、求人情報にジョブディスクリプションが明記されていれば、求職者は業務内容をみて応募ができるので、その業務に見合った人材が集まりやすく、採用後も明確な業務内容を把握した状態で安心して職務に当たることができます。

ジョブディスクリプションが日本で注目される理由

日本企業では「人」中心で考え、採用後に業務を当てはめるメンバーシップ型雇用ですが、欧米企業は「組織」中心のジョブ型雇用ですので、ジョブディスクリプションは欠かせないものとして普及しています。

これまでの主な日本企業では、具体的な業務内容を提示した上で採用することは少なく、採用後に配属や業務内容が決まるメンバーシップ型雇用が一般的で、定期的な配置換えや出世のタイミングでポストを与えられることもあることから、ジョブディスクリプションの必要性が低く導入されてきませんでした。

それに対し、海外企業では既存または新規の業務やポジションに合った人材を採用するジョブ型雇用が主で、いわばスペシャリストを求める雇用形態ですので、ジョブディスクリプションが提示されることが普及しています。

近年では日本でも、グローバルに展開することを見据えて個人の専門性を高める目的などでジョブ型雇用を導入する企業が増えています。

さらに、IT系をはじめとした専門職における人材不足や外国人雇用の増加などの背景から、ジョブ型雇用の必要性が高まっています。

そのため日本国内でも、国際的に展開していくために、企業におけるジョブディスクリプションの必要性が注目視されています。

ジョブディスクリプションを作成するメリット

ジョブディスクリプションを作成し、人事評価や採用の際に活用することのメリットについて説明します。

適材適所で生産性アップ

ジョブディスクリプションを用いた雇用形態では、職務に見合ったスキルを持った人材が採用できるため、育成費用や時間を消費することなく適材適所に人員配置することができます。

また、ジョブディスクリプションで明確な業務内容や範囲が把握できるため、無駄な業務をすることもなくなり、従業員一人一人が自分のやるべきことを理解したうえで動くことができます。

自分に合った職務に当たることで、従業員のモチベーションも上がり、組織全体の生産性の向上というメリットが期待できます。

評価の公平性が生まれる

人事評価の明確な基準としてジョブディスクリプションを活用することで公平性が生まれます。ジョブディスクリプションには業務内容と範囲、目標などがしっかりと明記されているため、現在の成果との差を客観的に比較しやすくなります。

また、ジョブディスクリプションという評価基準があることで人事評価の効率も良くなるほか、主観的な評価は反映されにくくなるため、評価の公平性も生まれます。

そのため、評価に対して従業員も納得しやすくなると言えます。

適切な人材配置でスペシャリストの育成ができる

ジョブディスクリプションを活用することで、より業務に見合った人材を配置、採用することができ、専門性を高めることができます。

また、具体的な職務内容や範囲を提示することで、ミスマッチを減らすことができ、採用コストを抑えることにも繋がります。既に能力のある人材を見合った業務に配置することでより深くスキルを磨くことができます。

また、ジョブディスクリプションを基にした雇用形態では基本的に人事異動もないため、より専門的なスペシャリストの効率的な育成が期待できます。

企業の訴訟リスク回避

ジョブディスクリプションには、その業務に必要な能力などを可視化し、誰にでもわかる形で示すためでもあります。そのため、配置や採用の際の差別的な問題を防ぐことにも繋がります。

また、配置や採用に至った理由や、評価の公平性を説明する資料としてもジョブディスクリプションは重要な役目を果たします。

ジョブディスクリプションを作成していることで、不当な採用や差別的な評価がなかったことを証明でき、訴訟リスクの回避ができます。

ジョブディスクリプションの作成方法・書き方

ジョブディスクリプションの作成方法と書き方について説明します。

ジョブディスクリプションは採用や業務にも影響のある大事な書類ですので、最終確認までしっかりと行いましょう。

ジョブディスクリプションに主に記載する項目

ジョブディスクリプションに記載する主な項目を紹介します。

業務によって必要な項目が増えたり減ったりする可能性があります。

• ポジション名
• 具体的な業務内容と業務の比重
• 権限や責任のある範囲
• 目標や評価方法
• 給与や待遇
• その業務の上司
• 部下の人数
• その業務の予算
• 時間外手当が支給されるかされないか（エグゼンプトかノン・エグゼンプト）
• 勤務地
• 必要なスキルや資格
• 必要になる身体的条件
• 社内外における業務の関係者
• 業務上の変化によって変更の可能性がある旨の但し書き
• 該当のジョブディスクリプションの内容を了承した従業員の署名

現場で業務内容のヒアリング

ジョブディスクリプションを作成するには、まずはその業務を実際に確認し、業務内容を把握しておかなければなりません。記載する業務内容や範囲などが実態と乖離しないようにしなければならないので、現場の実態把握は重要です。

実際に業務に当たっている従業員へのアンケートの実施や、インタビューなどで業務内容を明確にし、適切な業務の範囲、求められるスキル、必要な身体的条件などをしっかり確認しておきます。

ジョブディスクリプションと実際の業務内容には誤差がないようにする

ジョブディスクリプションに記載される内容と実際の業務内容に誤差があると、働きだしてからの業務への影響や早期離職などに繋がってしまいます。

採用時の基準として用いるジョブディスクリプションの内容が実際と異なっていると、ミスマッチを防ぐことができずに採用効率も悪くなります。

また、勤務態度などジョブディスクリプションに記載していない内容で評価が悪くなったり、減給や解雇をしてしまうと訴訟問題にもなりかねないため、記載内容の正確性には注意する必要があります。

実際にジョブディスクリプションを作成する

現場でのヒアリングや、実際の業務内容との乖離がないかなどをしっかり確認し、把握したら実際にジョブディスクリプションを作成していきます。

ジョブディスクリプションは一般的にA4サイズの用紙を使用し、数枚程度です。作成の際には現場でのヒアリングなどを基に必要な項目を記載し、抜けがないか、内容に誤りがないか、曖昧な表現になっていないかなどを漏れなく確認していきます。

例えば重いものを持つ可能性のある業務では、身体的な条件も考慮して記載しておくなど、ジョブディスクリプションの作成時にはリスク回避も意識しておく必要があります。

テンプレートは使わない

ジョブディスクリプションは、ネット上にあるテンプレートを使用することもできますが、どの業務でも当てはまる項目しかないテンプレートでは、その業務の専門的な部分までカバーできないため、業務内容や範囲が曖昧になってしまい、ジョブディスクリプションを用いる効果が発揮できません。

ジョブディスクリプションは従業員に対して、業務において何をすることが的確なのかを示すことが重要ですので企業と従業員の業務に対する相違がないようにするためにも、自社の業務内容にあった形式で明確に記載する必要があります。

人事担当や経営担当者など複数名で確認する

ジョブディスクリプションを作成したら、必ず複数のメンバーで確認作業を行います。経営、人事、現場スタッフ、現場マネージャーなど、あらゆる視点から確認しておく必要があります。

客観的にみても漏れや誤りがないかを確認するためにも、関連部署での確認も精度をあげるために必要です。

現段階でジョブディスクリプションの作成が完了しても、運用を通じて改定していくものですので、その都度複数のメンバーで現状に合っている内容であるか確認していくことが大切です。

定期的なジョブディスクリプションの見直し

現場は常に状況が変化するものですので、業務内容に変化があって当然です。ですが、提示されているジョブディスクリプションと実際の業務内容に乖離があっては問題になってしまうので定期的に見直しと改定が必要です。

また、ジョブディスクリプションの変更を行う際には、それに伴う昇給の検討も大事です。

ジョブディスクリプションを定めただけでは生産性が向上しない場合もあります。その場合、その他の人事制度を見直すことも必要です。

ジョブディスクリプションの見直しと、付随する人事制度などの見直しを同時に行うことで雇用体制のより良い改善が期待できます。

まとめ

多様化の進む世の中に対応するため、ジョブディスクリプションを基にしたジョブ型雇用を導入する企業も増えてくることが予想されます。

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