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リモートワークで人事部の役割が変わる?これからの人事に求められるもの

リモートワークの推進などで働き方が多様化する中、企業の人事部に求められる役割も変わりつつあります。

リモートワークにおける人事部の課題や、それを踏まえた今後の理想的な在り方などを解説します。

働き方改革や感染症予防~リモートワークが広がる背景~

リモートワークとは、オフィスや現場以外の場所をメインとして働く形態です。

リモートワークは、国が推進する働き方改革の流れを受けて拡大してきました。場所や時間の制約をあまり受けないため、仕事とプライベートの両立が可能です。このことが多様な人材の確保や活躍に繋がるとされています。

また、リモートワークは感染症予防の手段としても有効です。2020年は、新型コロナウイルスが流行し政府自治体は外出自粛要請を強める中、リモートワークの利点が評価されているのです。

リモートワークを導入するメリット

リモートワークの導入を検討する際、企業側と従業員側の両者にとってのメリットとデメリットを知ると効果的です。

ここでは、リモートワークのメリットとデメリットについて企業側と従業員側に分けて紹介します。

企業側のメリット

リモートワークの導入は、企業側にとって人材確保、コスト削減、事業継続といったメリットがあるでしょう。

まず、リモートワークを導入すれば、従業員に多様な働き方を提供できます。自宅がオフィスから遠いので通勤が大きな負担になる従業員や、家庭の事情で長時間外出が難しい従業員であっても自宅で仕事が可能です。

次に、通勤や移動にかかるコストを削減できます。通勤は従業員1人当たり月に数千円から数万円に上ることもあり、企業が通勤手当を支払う場合の負担は少なくありません。リモートワークではこういった費用負担を抑えられます。

さらに、BCP(事業継続計画)対策においても効果的です。災害や非常時に、従業員や設備が一箇所に集中していると、致命的な損害を被り事業が停止する可能性があります。一方、リモートワークで従業員が分散していればこういったリスクを軽減できるのです。

従業員側のメリット

リモートワークの導入は、従業員側にとって業務効率化、通勤・移動負担の軽減、プライベートとの両立といったメリットがあります。

まず、従業員が自分の仕事のスタイルに合わせて働くことが可能です。

従業員によっては、1人で仕事をするのが性に合っているタイプもいますし、仕事の内容によっては自宅などで誰にも邪魔されずに取り組むのが効率的なものもあります。リモートワークであれば自分で働き方を選べるので、仕事の効率化に役立つのです。

また、通勤や移動にかかる時間や労力を減らすことができます。通勤は1日数時間かかるケースもあり、精神的、肉体的な負担は小さくありません。リモートワークではこの負担がなくなる点が魅力です。

そして、プライベートとの両立にも優れています。リモートワークで通勤や移動の必要がなくなれば、余った時間やエネルギーをプライベートに費やすことができるのです。子育てや介護をしながらの場合であっても安心して働けるでしょう。

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リモートワークにおける人事部の課題

リモートワークを導入すると、メリットだけでなくさまざまなデメリットもあります。ここでは、人事部が取り組むべき課題を紹介します。

勤怠管理

勤怠管理について、正確な労働時間を計測できるような仕組み作りが課題です。オフィス勤務であれば、通常は打刻カードや打刻システムがあるため、勤務時間を正しく記録できます。

仮に打刻漏れがあったとしても従業員用ICカードでオフィスの入退室管理をしていれば後からチェックもできますし、管理者もいるため、従業員の働き過ぎなども抑止できます。

一方、リモートワークでは管理者の目が行き届かないので、業務時間はあくまでも部下の申告に頼ることになってしまいます。

人材開発

人材開発については、離れていてもスキルアップや業務習熟に繋げるような体制を作る必要があります。

オフィスや現場であれば、上司や先輩が部下に対して直接指導できるので、教育の効率が良いでしょう。

しかし、リモートワークであれば直接顔を合わせないので、上司が部下を観察したり細かいフィードバックをしたりすることが困難です。結果として教育が進まない可能性があります。

組織文化

組織文化の形成にも注意する必要があります。

組織文化は、従業員同士の交流や日常的なコミュニケーションといった何気ない習慣から生じる無形の資産です。

組織文化は仕事のやりがいや業務の進め方、課題への取り組み方などあらゆる面で影響を及ぼすものであり、決して軽視できません。

しかし、リモートワークではテキストメッセージや電話などが主なコミュニケーション手段となり、生身のやりとりは困難です。結果として、組織文化の醸成に失敗するリスクがあります。

健康・メンタル

従業員の心身の健康を確保することも重要な課題です。

オフィスでは誰かと顔を合わせるので、管理者や同僚などが従業員の健康状態をチェックできます。仮に体調不良や精神的に落ち込んでいる従業員がいれば、気づいて適切にケアできるでしょう。

しかし、リモートワークでは直接顔を合わす機会が減ってしまいます。従業員の異変を認知することが遅れて、必要なケアが行き届かなくなるリスクがあるのです。

人事評価

人事評価についても適正な方法を模索する必要があります。

人事評価は、成果に加えて、普段の仕事への取り組み方を観察したり面談したりすることなどによって評価を決めるケースが少なくないでしょう。

これはオフィスや現場などで日常的に顔を合わせる場合は問題ありませんが、リモートワークの場合は判断材料が減ってしまいます。

そこで、顔を合わせる機会が減っていく中で、どのように成果や努力を適正に評価するのか、実情に合った仕組み作りが大切です。

リモートワーク成功のために人事部がやるべきこと

人事担当者としてリモートワークを成功させるためには、課題への対処方法を知ることが効果的です。ここではリモートワークの導入に向けて人事部に求められる対策を紹介します。

仕組みの整備

まず、リモートワークを実施するための仕組みを整備する必要があります。

例えば、勤務時間についてはオフィス勤務の場合と同じように指定するのか、あるいは本人の裁量でフレックスにするのかといったルールを決めなければなりません。また、休憩時間の確保や過労を防ぐための仕組みも大切です。

また、コミュニケーションが減ってしまう問題を解決する施策も大切です。

従業員同士の交流を活発にするには、「ZOOM」のようなビデオ会議システムを導入してなるべく対面に近い形での会話を促進したり、定期的にオフィスでミーティングする機会を設けたりする施策も効果的でしょう。

システムの導入

リモートワークに向けてシステムを導入することも大切です。

オフィスには仕事用の端末やセキュリティソフト、情報管理システムなどさまざまなツールが揃っています。しかし、社外で仕事をする場合、そういったツールが不足している可能性もあるでしょう。

そこで、社外で仕事をするためには業務が成り立つような環境を整備する必要があるのです。

特に必要なものはコミュニケーションツールです。メッセージの送受信やファイル共有ができるツールは不可欠でしょう。

また、スケジュールやプロジェクトの進捗を管理できるグループウエアのようなツールも欠かせません。例えば、「BOX」はファイル共有などがクラウド上で完結するため便利で、セットアップなども簡単です。

人事評価制度の構築

リモートワークに合わせた人事評価制度の構築も必要です。

先述の通り、リモートワークが主流になると、上司が部下を直接見る機会が減るため、仕事への取り組み方や勤務態度などが見えづらくなります。

そこで、人事評価ではどうしても目に見えやすい成果物や結果などが重視され、途中の頑張りや態度などは評価に反映されなくなってしまう傾向があるのです。

リモートワークに対応していない人事評価制度のままでは、従業員は自分の仕事を評価してもらえないと感じてしまい、モチベーションの低下にも繋がりかねません。

人事担当者としては、リモートワークでも従業員の力を引き出しやすい適正な制度を構築する必要があります。

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リモート時の人事評価はクラウドで一元管理がおすすめ

リモートワークを導入する際、人事部としては勤怠管理や人材開発、組織文化、健康面など、さまざまな課題に対処する必要があります。

特に人事評価は従業員のモチベーションやパフォーマンスの向上にも繋がるもので、離れていても適正な人事評価ができるような制度作りと運用が必要です。

「あしたのクラウド™HR」は、人事情報をクラウド上で一元管理できるツールです。目標設定、面談、評価、査定といった項目をクラウド上で管理できます。

人事担当者の負担を軽減するメリットもあるので、リモートワークを導入する際はツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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