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リモートワークに必要な勤怠管理ツールとは?人事マネジメントの課題と解決策を解説

リモートワークにおいて「勤怠管理」は大きな企業課題のひとつ。

その解決策としては、オンライン環境でありながら従業員をマネジメントできる勤怠管理ツールが有効です。

勤怠管理ツールを使えば、従業員の長時間労働防止にも繋がり生産効率がアップする効果も期待できます。

この記事ではリモートワークの課題や勤怠管理ツールの機能、選び方などを解説します。

リモートワークとは?急拡大する理由

リモートワークとは、主にオフィス以外の場所で情報通信技術(ICT、Information and Communication Technology)を活用して仕事をする働き方を指します。

情報通信技術とは、メッセージの送受信やファイル共有ができるコミュニケーションツールや、ビデオ会議システム、遠隔でシステムにアクセスする仕組みなどさまざまです。

リモートワークは、企業側と働き手にとって多くのメリットがあり、これまで普及してきました。企業側にとっては従業員に多様な働き方を提供できる点が利点で、結果として人材確保や従業員満足度アップにも繋がるでしょう。

一方働き手にとっては通勤・移動の負担が減ることや従業員自身のスタイルに合わせた働き方を選択できるというメリットがあります。

こういった事情に加え、2020年は新型コロナウイルスが拡大し、政府自治体からの外出自粛要請や感染を防止するための手段としてリモートワークが急拡大しました。

リモートワーク導入に伴う勤怠管理の課題・不安

リモートワークを導入するうえで、勤怠管理に関連する課題や企業側の不安がいくつかあります。

リモートワークでは従業員の勤務時間を正確に測定することが困難です。オフィスであれば打刻用の端末やツールがあり勤務時間を記録できます。

打刻の記録と実際の勤務時間が異なる可能性もありますが、オフィスでは管理者や同僚が近くにいてオフィスの入退室記録などもあるため、誤差は防げるでしょう。

しかし、リモートワークでは本人の打刻や自己申告などに頼るしかなく、正しいかどうかは把握できません。

また、人事担当者や経営者が考えなければならないのが、長時間労働をどのように防止するかという課題です。

一週間あたりの労働時間は法律で上限が定められており、36協定によって超過は可能ですが無制限に働かせられるわけではありません。

リモートワークの場合も例外ではないため、上限を超えていないかチェックする仕組みは必要です。また、長時間労働のチェックに関連して、過労から従業員の健康をどのように守るかという点も課題になります。

リモートワークで勤怠管理ツールを導入するメリット

勤怠管理ツールとは、勤怠の時間を記録したり、勤務スケジュールを管理したりといったツールです。ここでは勤怠管理ツールを導入するメリットを紹介しましょう。

場所を問わずに打刻できる

勤怠管理ツールがあれば、どこからでも確実に打刻ができます。

勤怠管理ツールの種類によっては、インターネット環境さえあればログインして打刻できるものがあり、場所を選びません。オフィスや出張先などはもちろん、自宅やカフェ、貸しスペースなどでも打刻が可能です。

オフィスには打刻用の端末や打刻システムがありますが、リモートワークでは打刻をどのように実施させるのかが課題でした。しかし、勤怠管理ツールを導入すればこういった悩みが解消できます。

専用の設備が不要

勤怠管理ツールの種類によっては、専用の設備や端末を必要としません。

定番の打刻ツールとしては、紙のタイムカードを機械に通すと時刻が自動で記入されるというものがありました。ただし、これでは端末がなければ物理的に打刻が不可能でリモートワークには適していません。

一方、勤怠管理ツールには、インターネットにアクセスできるPCやタブレット、スマホといった端末さえあればクラウドにアクセスして勤怠入力ができる種類もあり、既存の設備で十分なのです。

勤務時間の計算が容易

勤怠管理ツールシステムには、勤務時間を自動的に計算できる種類もあります。

例えば、管理者や人事担当者がわざわざ計算しなくても、従業員が個別に入力した打刻をもとに勤務時間や残業時間の合計がシステム上に反映されるといった仕様です。

長時間労働の傾向になっている従業員がいれば、管理者などが気づいて対応することができます。また、給与計算の際にも集計の手間が削減できるでしょう。

追加機能も豊富

勤怠管理ツールは、種類が豊富で追加機能もさまざまです。

例えば、従業員が端末を操作すれば自動で仕事をしているとみなして勤務時間を計算する機能もあります。仕事開始や休憩の際に打刻させる方式であれば打刻が手間であったり打ち忘れたりする問題がありますが、この方式では打刻が不要なので便利です。

また、勤務時間などのデータを自動集計してグラフ化するといった機能もあります。他には、スケジュール、シフト表や、給与計算ソフトとの連携機能を持ったツールもあるのです。

おすすめの勤怠管理ツール6選

リモートワークでは勤怠管理ツールを利用すると便利ですが、自社に最適なものを選ぶには複数のツールを比較することが大切です。ここではおすすめの勤怠管理ツールを紹介します。

キングオブタイム

キングオブタイム(KING OF TIME)は、19000社に導入された実績を持つクラウド型勤怠管理システムです。

スマホでも利用可能で、誰でも操作しやすい仕様になっています。勤務時間のリアルタイム自動計算や残業管理、スケジュール・シフト管理といった機能も豊富です。

サポート体制も充実しており、2拠点の専門オペレーターが対応しています。連携できる外部サービスも豊富で、クラウド型人事評価サービス「あしたのクラウド™HR」などとの連携が可能です。

ジョブカン

ジョブカンは、導入実績5万社を超えるクラウド型勤怠管理システムです。

運用変形労働、フレックス、裁量労働といった勤務形態や、所属、雇用形態ごとに設定ができるので、きめ細かい運用に向いています。

豊富な機能の中から必要な機能だけをカスタマイズできるため、利用コストを抑えられる点も特徴です。

幹部の右腕

幹部の右腕は、シフト管理に特化したシステムで、作成したシフト表は勤怠管理システムと連携できます。

リモートワークを導入する場合、シフト表の作成が煩雑になる可能性もありますが、このシフト管理システムはシフト表を自動生成できるためシフト管理の手間を削減することが可能です。

会社の業務パターンや従業員のスキルといったさまざまな要件に応じて最適なシフトを作成できます。

jinjer勤怠

jinjer勤怠は、11000社以上に導入されているクラウド型勤怠管理システムです。

契約継続率99.4%、サポートへの満足度は91.6%であり、利用企業からの支持を集めています。

jinjer勤怠は、機能が豊富であらゆる就業規則や勤務形態に対応しており、リモートワークといった従来とは異なる勤務方法を導入する場合にも対応が可能です。

さらに、労働時間の集計や各種申請・承認、残業時間の管理もリアルタイムで行えるため、精度の高いマネジメントができるようになります。

F-Chair+

F-Chair+(エフチェアプラス)は、従業員ごとの業務の見える化が可能になる勤怠管理システムです。

従業員が仕事をしている時間と、どのような業務をしているのかがわかるため、リモートワークのような勤務形態であっても部下の仕事ぶりをチェックしやすいという特徴があります。

操作はシンプルで、「着席」と「退席」ボタンを押すだけで画面キャプチャが保存され、管理者はそれを確認できるという仕組みです。日別・月別の勤務時間の集計や残業時間の可視化にも優れています。

IEYASU

IEYASU(イエヤス)は13000社以上の登録実績がある無料の勤怠管理システムです。

1000社以上をサポートしてきた経験から人事・労務の専門ノウハウが盛り込まれており、実務で使いやすい設計になっています。打刻データから従業員の日次勤怠をリアルタイムで確認でき、申請や承認も日・月単位で可能です。

初期費用も月額利用料もかかりませんが、有料プランに切り替えると勤怠アラート機能や新労働基準法対応の残業管理レポートなどが利用できます。

人事評価もクラウドで一元管理可能

リモートワークは働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大などの影響によって導入が加速していますが、勤怠管理については課題があるもの事実です。

そこで、勤怠管理ツールなどを活用すれば、簡単にデータの集計や分析が可能になり管理者や人事担当者の負担を減らせるでしょう。

また、リモートワークでは勤怠管理に加えて、人事評価制度の運用も重要になります。「あしたのクラウド」はクラウド上で人事評価データの一元管理が可能。評価者、被評価者が離れていても適切な評価制度の運用を実現します。勤怠管理システムと合わせて導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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