オブザーバーとは?役割と必要性・会議に受け入れるメリット

オブザーバーのイメージ画像

会議に緊張感を持たせ、実りある議論を進めるためにオブザーバーの参加を求める場合があります。オブザーバーに発言権を与えない会議がほとんどですが、専門的な意見が必要な場面に備えて同席を依頼する場合や、業務に関する最新情報を習得させる目的で新人を参加させる場合など、参加目的はさまざまです。

この記事では、オブザーバーの役割・必要性や会議にオブザーバーを受け入れるメリットについて解説します。

オブザーバーとは

オブザーバー(observer)とは発言権や議決権を持たずに会議に参加する人で、傍聴人・立会人とも呼ばれています。英語で「見学する」「監視する」「遵守する」という意味を持つ英単語「observe」が、オブザーバーの語源です。

オブザーバーは基本的には会議中に何も発言せず、議事の行方を見守って傾聴に徹する存在です。しかし、重要な意思決定を行う場面や議事の進行で専門的な知見が必要な場面などでは、議長や参加者から意見を求められる場合があります。

オブザーバーにも発言権が認められる会議もありますが、俯瞰的な視点を持って客観的な立場で発言するよう心がけることが大切です。

オブザーバーが会議に出席する方法としては、会議の主催者から参加依頼を受ける場合と、役職者などが主催者に参加を申し入れる場合があります。議題によっては新入社員や他部署の社員をオブザーバーとして迎え入れたり、顧問弁護士や税理士などの専門家に会議への同席を依頼したりする場合もあります。

オブザーバーの役割と必要性

オブザーバーは会議での発言権や議決権を持たずに参加するのが基本ですが、客観性の高い議事進行や充実した議論を促す役割を担っています。

ほとんどの会議では主催者が参加者を決めるため、参加者の組み合わせによっては十分な意見が出ないまま結論が出てしまう可能性があります。定期的に開催される会議では、場の空気を読んで発言を躊躇する人もいるでしょう。

会議にオブザーバーが同席することで、参加者は当事者意識を持って意見を述べるようになり、幅広い視点を持って結論を出すことができます。議論の進め方をチェックされている緊張感も生まれ、会議中の発言や行動に責任を持つようになります。

コンプライアンスに違反する結論が出ないように会議を見守ることも、オブザーバーの役割の一つです。社会の考え方や法令の変化に伴い、以前は問題にならなかった行動や考え方でも会議を開催した時点では問題視される事例が増えてきました。

企業の評判・存続に悪影響を及ぼすリスクを事前に回避するため、オブザーバーが会議に参加した上で意思決定のプロセスを見える化する企業も近年では増加傾向です。

オブザーバーと似ている言葉

オブザーバーに似ている言葉や、ビジネス上の役割について簡単に紹介します。

1.アドバイザー(advisor)

アドバイザーは助言者・忠告者・顧問という意味を持つ言葉で、専門的な知見を持って意見を述べる役割が求められています。企業では相談役として経営層に位置づけられている場合があります。客観的な視点を持ちつつも、自分の意見を明確に述べる姿勢が必要です。

2.スーパーバイザー(supervisor)

スーパーバイザーは管理者・監督者という意味を持つ言葉で、リーダー格を表す役職としても使われています。オブザーバーとして業務遂行を見守ると共に、必要に応じてアドバイスを行う姿勢が求められます。担当部署の実務に精通しているのが特徴です。

3.オブザーバーパターン(observer pattern)

オブザーバーパターンはデータの変化を観察する仕組みで、コンピューター用語の一つです。コンピュータープログラムがデータの変化を見つけると関連するプログラムにも通知して、データの整合性を取ります。

オブザーバーを会議に受け入れるメリット

オブザーバーを会議に受け入れることで業務情報の共有が進み、生産性が向上できるなどのメリットが生まれます。

上司や経営層をオブザーバーとして受け入れると、業務の進捗状況や実務上の課題の相互理解につながります。経営戦略も共有でき、組織全体として目標達成を目指す雰囲気が生まれるのもメリットです。上層部に会議をチェックされているという緊張感も生まれ、活発に議論が交わされるようになるでしょう。

新入社員や他部署の社員をオブザーバーとして受け入れることも、業務への理解を深めるためには有効です。オブザーバーにとっては業務の進捗状況などの最新情報を入手する機会となり、今後の業務の質を高めるきっかけになります。

同時に、会議の参加者にはオブザーバーの手本になりたいという意識が芽生え、自分の意見を具体的に伝える習慣も身につきます。その結果、オブザーバーと参加者のモチベーションが高まり、日常業務にも積極的に取り組む姿勢が生まれるのです。

オブザーバーを会議に受け入れて適切な議論を

オブザーバーが会議に参加することで活発な議論が促され、豊富な意見をもとに業務の方向性を決定できるようになります。会議の客観性を保ち、コンプライアンス違反を未然に防ぐ効果もあります。

上司や経営層が業務状況を具体的に把握したり、新人に業務を習得させたりするためにもオブザーバーとしての会議への参加は有効です。適切に議論を進め、社員の納得感を得ながら企業の成長につなげるために、会議に積極的にオブザーバーを受け入れてみてはいかがでしょうか。

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