ファシリテーターとは?役割、スキル、上手くいくコツを紹介

ファシリテーターのイメージ画像

会議や様々な活動において、重要な役割を果たしているファシリテーター。その存在の有無は、円滑な進行、議論の質などにも影響を与えます。

ただ、「ファシリテーター=司会者」と認識している人も多いのではないでしょうか。そこでこの記事ではファシリテーターとは何なのか、役割や必要なスキル、ファシリテーションを成功させるコツなどについて解説していきます。

ファシリテーターを育てたい、ファシリテーターを務めたいという人は、ぜひ参考にしてください。

ファシリテーターとは

様々な活動を円滑に進行し、より良い結果が得られるよう、参加者による課題解決を促進する働きをファシリテーション(facilitation)といいます。そして、それを行う人がファシリテーター(facilitator)です。

つまり、会議におけるファシリテーターは「会議を円滑に進め、結論へ導く役割を担っている人」のことです。会を進行する司会やモデレーターと混同されがちですが、ファシリテーターは次のようなことを行ないます。

・会議の段取り、進行、時間管理など
・意見交換の促進、対立意見の調整、相互理解の促進、合意形成など

司会のみでは「参加者の発言が活発にならない」「時間内に会議実施の目的を達成できない」といったケースもあり、より良い結果に導くためにファシリテーターの役割は重要になっています。

ファシリテーターが必要な場面

次のような場面ではファシリテーターを立てることで、より良い結果を得やすくなります。

定例会議

定例会議では、情報共有や課題解決に向けた議論、タスク優先度の調整などを適宜行います。ファシリテーターがいることで、情報に対して全員が同じ認識を持てたり、議論が円滑に行えたり、参加者が次にすべきアクションを理解できたりと、会議の質の向上につながります。

社内研修

社員研修は何かしらの知識や技術を参加者に伝えることが目的になります。ファシリテーターがいれば、不明点を質問しやすい雰囲気作りだけでなく、参加者が理解しているか見極めながらの進行、スケジュールに則った進行などが可能になります。

オフサイトミーティング

オフサイトミーティングは気楽にコミュニケーションを交わすことで、参加者同士の関係性を深めたり、課題解決法を考えたりするのが特徴です。ファシリテーターによる話しやすい環境作りや、リラックスしながらも会議を適切に進める時間管理などが重要になります。

ブレインストーミング

ブレインストーミングは、自由にアイディアを出し合うことで、今までにない課題解決法を探るのが特徴です。アイディアの質よりも量が重視されることから、参加が気兼ねなく発言できる雰囲気が欠かせず、ファシリテーターの役割も大きくなっています。

ファシリテーターの果たす3つの役割

会議のファシリテーターにはどのような役割が求められるのか、ここでは主な3つを紹介します。

話しやすい場を提供する

重要な役割の1つは、中立の立場を貫きながら参加者が話しやすい雰囲気を作ることです。特に役職者などが参加する会議では、参加者が発言を躊躇ってしまうケースもあります。そのため、ファシリテーターには、参加者に意見を促したり、相違する意見を歓迎する姿勢を示したりと、話しやすい環境作りが求められます。

情報を整理する

参加者の発言やアイディアを整理するのもファシリテーターの役割です。会議中に出た情報をホワイトボードに書き込んで可視化したり、各情報をグループ化して分析したりします。また、論点にズレが生じた際の軌道修正や、参加者が共通の解釈をしているかの確認なども、情報を整理する中で適宜行います。

結論に導く

整理した情報をもとに会議を振り返り、制限時間内に結論へと導きます。その際には、全員が結論を理解しているのか、きちんと納得しているのかも確認します。また、結論まで導いたら、参加者に今後のアクションを認識させるのもファシリテーターです。

ファシリテーターに必要な4つのスキル

参加者に気を配りながら、情報整理や時間管理を行うファシリテーターには、幅広いスキルが必要です。ここでは、その中でも重要となる4つのスキルについて紹介していきます。

傾聴能力

参加者が話しやすい雰囲気を作るには、傾聴能力が不可欠です。ただ聞くのではなく、次のような”聴く能力”が求められます。

・発言を最後まで聞く
・相手の方に体を向け、目を合わせる
・声のトーンや表情などを合わせる
・頷いたり相槌を打ったりする
・発言の背景にあるものまで理解しようとする
・発言を言い換えて要約し、話に耳を傾けていることを示す

「あなたの話を聞いていますよ」と姿勢や反応で示すことで、発言者は安心感を覚えます。そしてそれを見た他の参加者も、安心して発言しやすくなります。話しやすさの好循環を作るためには、上記を自然に行える能力が必要です。

観察力

参加者の関係性、進行中の変化を見る観察力も必要です。様子を観察することで、場の雰囲気の調整、結論へのサポートがしやすくなります。

例えば、次のようなポイントを意識するだけでも、「役職者がいて話しにくいのかもしれない」「対立意見に少し感情的になりかけている」など、得られる情報があります。

・視線や姿勢
・声のトーンや表情の明るさ
・発言のリズムやテンポ
・使用する言葉や言い回し

ファシリテーターに観察力がなければ、積極的な発言を得られなかったり、参加者が対立してしまったりする可能性もゼロではありません。参加者の会話や、ちょっとした反応を見逃さないスキルが求められます。

質問する力

発言の意図を汲み取るためにも、議題に沿った結論へ導くためにも、質問する力が欠かせません。例えば次のような、内容を掘り下げたり、認識を擦り合わせたりする質問を、上手く使い分ける必要があります。

・それはどうしてでしょうか?
・こういった可能性はありそうですか?
・どんなことが例に挙げられますか?
・それはこういうことですか?

また、答え方が決まっていないオープンクエスチョン、答えがYESかNOに絞られているクローズドクエスチョンを意識的に行えれば、より会議を進行しやすくなります。

整理する力

参加者のアイディアや、会議で出た情報を整理する力も必要です。適切に整理できなければ、折角のアイディアが無駄になってしまったり、結論へのミスリードにつながってしまったりします。そのため、次のような点を踏まえた情報整理が重要です。

・箇条書きや図解などで可視化する
・アイディアや意見は漠然とした言葉でまとめずに明確にする
・議論の全体像を掴み、各アイディアの関係性をつなげる
・視点をズラして、多角的に考える

ファシリテーターが上手くいく3つのコツ

ファシリテーターが会議を上手く進めるためのコツを、ここでは3つ紹介します。すぐに取り入れられるものばかりなので、ぜひ積極的に試してください。

空間を工夫する

机と椅子の配置は、意識や発言のしやすさに変化をもたらします。そのため、同じ部屋で会議をする場合であっても、配置には気を配りましょう。

例えば会議でよく見掛ける「ロの字に机を配置するスタイル」では、上座が明確、対辺の参加者がやや対立しやすいといった傾向がありします。しかし、「多角形を描くように机を配置するスタイル」では、平等な印象が拡がり、全体的に発言もしやすくなります。

その他にも、照明やBGM、ホワイトボードの位置を変えるだけでも参加者の意識は変わってきます。小さな配慮や工夫が、会議を有意義にするコツだと覚えておきましょう。

グループサイズを小さくする

会議の目的や状況に合わせて、グループを小さくするのもコツです。なぜなら、グループの人数が多くなるほど、積極的に発言する人とそうでない人との差が大きくなってしまうためです。

例えば、グループの人数を2人にすれば、必ず全員が発言するようになります。そして2人で話した内容を全体に共有してもらえば、全員分のアイディアを拾い上げられます。

グループが小さければアイディアの種類が少なくなったり、意見交換の幅が狭まったりする可能性もありますが、参加者の発言がなければ会議の進行が滞りかねません。状況に合わせて臨機応変にグループサイズを調整してみると良いでしょう。

板書をする

ホワイトボードなどへの板書も、ファシリテーションを上手く進めるには重要です。参加者の発言を残すことで、情報整理がしやすくなったり、結論へ導きやすくなったりします。

その他にも、板書されたそれぞれの意見に意識が向きやすくなり、「新しいアイディアの切り口に気付ける」「全員の意見が均等に扱われている印象を与えられる」といったメリットも得られます。

なお、参加者の発言はそのまま板書するのがポイントです。要約してしまうと、参加者の意図とズレが生じる可能性があるため注意しましょう。

また、板書する時間がどうしても惜しいという場合は、ブレインストーミングツール、マインドマップツール、エクセルやワードなどを活用すると良いでしょう。PCで入力し、その画面をプロジェクターで映し出せば、板書の代わりになります。

ファシリテーター能力を伸ばして有意義な会議にしよう

会議の円滑な進行や質の向上には、参加者が発言しやすい雰囲気作り、アイディアの適切な整理や分析が重要です。それらの役割を果たすのがファシリテーターです。

ファシリテーターには、傾聴力、観察力、質問力、整理力といったスキルが欠かせません。既にファシリテーターを務めている人も、これから務める人も、各スキルを伸ばして、普段以上に会議を有意義なものにしましょう。

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