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企業コンプライアンスを作る!マニュアル作成の流れ徹底解説

(写真= ESB Professional/Shutterstock.com)

社会の倫理を逸脱しないような働き方を目指し、悪しき習慣を改善していくための方法として、コンプライアンスの影響は大変大きなものがあります。
正当な働き方をルールとして運用したいところですが、企業の利益ばかりを追い求めてしまうと、労働問題や社会的な企業イメージが悪化することにもなりかねません。

現在は大手ばかりではなく、中小企業でもコンプライアンスを適正化する動きが活発 です。労働者への不当な対応や商品の管理不足などが発生する前に、自社のルールや基準を確立しなければなりません。

コンプライアンス遵守のための取り組み

すでに遵守基準を設けているにも関わらず、なかなか守れないこともあるでしょう。
コンプライアンスの基準は、企業理念や経営理念をベースに、業態や業種に沿った行動に移しやすいものでなければなりません。

例えば、社員の行動基準・顧客に対する行動基準・取引先に対する行動基準など、その区分を詳細に分けながら示していくことが重要です。

また、全ての従業員が遵守基準を正確に理解し、その重要性を再認識してもらうための活動も取り入れます。役員クラス・営業・事務・新入社員といったような階層別、業種別の研修も実施していくといいでしょう。

中にはコンプライアンス大会などを設け、職場内で活動の成果を発表する機会を設けている企業もあります。自社だけでなく、地域の企業と共同開催で勉強会を設けるケースもあるようです。

学んだコンプライアンスが適正に現場で実施されているかどうかをチェックするためには、コンプランス委員会の設置も検討します。

相談窓口を設け、現場ごとにモニタリングをして情報を得ることも大切です。
従業員のヒアリングからリスクを洗い出し、早期解決に向けて動き出すことにも役立ちます。

コンプライアンス委員会では、整備や方針策定を見直しながら体制を整えます。全従業員に周知できるよう部門ごとに長を決めて、推進委員会やリーダー会議などを開催していく流れです。

社員にコンプライアンスを徹底させるには

普段からの社員とのコミュニケーションを良好にすることも、コンプライアンスを隅々まで浸透させるためには必要でしょう。

さらに具体的に行っていく場合、コンプライアンス研修が効果的です。
研修は経験や立場によって分けて実施するのが基本になります。

ただ一方的に聞くだけの研修にならないよう工夫をして、積極的に参加できる方法を取り入れます。
実施時期に関しては、コンプライアンス違反がみられた後すぐに行いましょう。

研修の他にも、社内規則や通常業務のマニュアル化などを徹底することが求められます。
社内規則を社員が気軽に閲覧できない場所へ保管している企業がありますが、こうした企業では社員の行動や心理に不平不満がつのりやすく、違反が多発する状況になりやすい傾向があります。

社員からの不信感や不満がでることを怖れ、社内規則を金庫で保管するような企業も見受けられます。社員に改定した基準を周知しないままでは、企業の信用を大きく損失しかねません。

また、雇用形態や新卒・中途に関わらず、企業理念を把握しないままで労働させることはコンプライアンス違反が多発する状況を作りやすくします。
どんな形でも入社の際には、遵守基準を知るための研修を設けるような仕組みが必要です。

懸命に取り組む企業では、社内専用の小冊子を作成する企業もあります。
企業の規模や業種に合った進め方を考慮しながら作成し、長い目で見た企業成長に役立てていくことが望ましいでしょう。

企業のコンプライアンスは社員が作っていく

企業コンプライアンスを作成する流れは、PDCA の流れに沿った行動が重要です。
計画や基準だけを示しても、実施や見直しを繰り返さなければ導入したことにはなりません。常に基準やマニュアルを更新し、社員と共有していくことが重要です。

また、正しく機能しているかどうかを内部監査や社労士などによる労務監査で確認し改善を目指す ことも必要になるでしょう。

社員の帰属意識を高め、一致団結して企業を盛り立てていくためにも、コンプライアンスを適正にし、推し進めていくことが求められています。

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