始末書の書き方とは?書く際の注意点や遅刻・紛失などの例文を紹介

始末書とは、不始末を犯した社員が上司や社長などに対して提出する反省文・報告書です。 始末書には記載すべき内容がいくつかあるため、正しい書き方を知っておきましょう。

本記事では始末書の書き方や注意点について解説します。また、「事故」「紛失」「遅刻」「ミス」「破損」「クレーム」の6パターンの例文も紹介するため、始末書を書く際の参考にしてください。

始末書とは

始末書とは、自分の犯したミスや不始末、自分が引き起こしたトラブルなどについて、始まりから終わりまでの経緯や理由を報告するとともに、謝罪・反省の意を表明する社内文書です。

始末書は、懲戒や戒告、訓告など社内処分を受けるような場合によく使用されます。また、始末書を書くこと自体が懲戒処分の一つでもあるのです。

始末書と顛末書との違い

始末書と似たものに顛末書(てんまつしょ)があります。始末書が「反省文」の意味合いを強く持つことに対し、顛末書はミスやトラブルの一部始終を社内にくわしく説明する「報告書」の意味合いが強いビジネス文書です。

どちらも一般的には社内向けの文書であり、会社によっては始末書と顛末書が厳密に区別されていない場合もあります。

始末書の書き方とは

始末書には記載すべき内容や適切な構成があります。始末書の書き方が正しくないと将来の人事考課に悪影響を及ぼしかねないため、以下のポイントに注意して書くようにしましょう。

まず、犯したミスやトラブル、違反した内容に関する説明や、それによって社内外にどのような被害・損害を及ぼしたかについて、具体的かつ端的に記載します。余分な情報や言い訳などは盛り込まないようにしてください。

次に、上記の事態に関する自分の責任を認め、謝罪の言葉を記載します。

最後に、現在の状態の報告と再発させないための対策を記載し、同じ過失を二度と犯さないことを誓約することが大切です。

始末書の書く際の注意点

始末書を書く際は、以下の3点に注意してください。

手書きでなくてよいか確認をとる

従来、一般的には手書きのほうが誠意や反省の意を表すのにふさわしいとされてきました。

しかし、現代では社内文書のほとんどはパソコンで作成するケースがほとんどであり、始末書を書く際に手書きがよいかパソコンで作成がよいかは、社内の慣習や規定によって異なります。上司に相談のうえ、指示された形式で作成するとよいでしょう。

正確な内容を記載する

ミスやトラブル、規定違反を犯した年月日・日時や経緯、それらを引き起こしてしまった理由や原因、それらによって社内外に及んだ被害と現状などについて、正確な事実を記載することが大切です。あいまいな書き方をしたり、言い訳や責任転嫁と受け取られかねない内容を書いたりしないように注意しましょう。

なるべく早く提出する

始末書を提出するタイミングについても、あらかじめ上司と相談するほうが賢明です。ミスやトラブルの発生後、直ちに始末書を提出するように指示される場合もあれば、事態が収拾してから一部始終の報告を兼ねて始末書を提出するように指示される場合もあります。

いずれにせよ、始末書を提出すべきタイミングを指示された後は、それに合わせて、なるべく早く提出することを心がけましょう。そうすることによって、反省・謝罪の意思や誠意を表現できます。

始末書の書き方 例文集

始末書の書き方は、犯したミスやトラブルにより、多少異なります。始末書を書く際のよくあるケース6つの例文を以下で紹介します。

事故(火災の場合/管理不行き届きの場合)

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長 ○○○〇殿
自分の所属部署・氏名・捺印

始末書
先日ご報告した通り、去る令和〇年〇月〇日〇時、私が責任者となっております〇〇事業所内(工場内)にて、火災事故を発生させてしまいました。

幸い発見が早く短時間で消火できましたが、万が一、発見が遅れた場合には事業所内の備品及び製品在庫に甚大な損害を発生させた可能性が高いものと承知しております。安全管理の責務を担う者として、多くの皆様にご迷惑とご心配をおかけしましたことを、深く反省している次第です。

今後は事業所の全所員に対して、さらに徹底した安全管理を注意喚起し、指導を重ねてまいります。また、今回の事故を深く心に刻み、二度とこのような事故を起こさないことを固くお誓い申し上げます。
今回の不始末につきまして、本書を以て改めまして深くお詫び申し上げます。
以上

遅刻

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長 ○○○〇殿
自分の所属部署・氏名・捺印

始末書
私は〇月〇日から〇日の〇日間で〇日も始業時間に遅刻をいたしました。上司からはその都度、厳しく注意を受けたにもかかわらず、遅刻を繰り返してしまいました。

これは、私の自己管理が不足していたことによる行為であると心得ています。社会人として、当社社員として、あってはならないことであると考え、深く反省している次第です。
かくなるうえは、二度と遅刻をすることがないように体調管理・自己管理を徹底し、業務に専心してまいる覚悟です。

万が一、再び遅刻をするようなことを繰り返した場合は、就業規則に準じたご措置を受けましても異議を申し上げません。今後は、二度と遅刻をすることがないように肝に銘じてまいりますので、今回は何卒、寛大なご措置を賜りますようにお願い申し上げます。
この度の不始末に関しまして、本書をもちまして深くお詫び申し上げます。
以上

会社の備品の紛失

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長 ○○○〇殿
自分の所属部署・氏名・捺印

始末書
この度、私の不注意により会社の備品○○を紛失してしまい、皆様にご迷惑とご心配をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

去る令和〇年〇月〇日〇時頃、〇〇(営業/配送/取り付け工事/メンテナンス作業など)のために〇〇を社外へ持ち出しました。〇〇で〇〇を最初に使用した後、〇〇でも使用し、その後、〇〇で紛失に気付きました。

紛失に気付いた後は、その日に立ち寄ったすべての場所に連絡して探しましたが見つけることができませんでした。また、念のため、立ち寄り先の管轄である〇〇警察署に遺失物の確認と遺失物届の提出を行いましたが、現在まで連絡がない状態です。

今回のことは、すべて私の不注意によるものであり、弁解の余地もございません。深く反省するとともに、今回の不始末で会社に多大なご迷惑をおかけしたことについて、改めましてお詫び申し上げます。
今後は二度と同じ事態を起こすことがないように、気持ちを引き締めて業務に臨むことを固くお誓いいたします。
以上

ミス(誤入力の場合)

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長 ○○○〇殿
自分の所属部署・氏名・捺印

始末書
この度は、私の不注意によるミスで会社に多大なご迷惑・損害をおかけいたしました。
去る令和〇年〇月〇日、私は○○株式会社への発注書を入力していた際、発注数を100と入力すべきところを誤って1,000と入力し、誤りに気付かないまま送信してしまいました。

その結果、過剰な在庫を抱えることになり、保管スペースの圧迫など、社内の多くの皆様にご迷惑をおかけする事態を招きました。
今回の件はすべて私の不注意によって発生したものであり、全く弁解の余地はございません。通常業務に対する緊張感の不足や確認作業を怠ったことを深く反省しております。また、数字データの入力ミスがこれほど大きな影響をもたらすことを意識できていなかった認識の甘さを痛感し、身の引き締まる思いです。

今後は細心の注意を払って業務に取り組み、再確認を徹底してまいることで、二度とこのようなミスを犯さないことを固くお誓いいたします。
今回のミスに関して、本書をもちまして深くお詫び申し上げます。
以上

備品の破損(ノートパソコンの場合)

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長 ○○○〇殿
自分の所属部署・氏名・捺印

始末書
私は、去る令和〇年〇月〇日〇時頃、会社から貸与されていたノートパソコンを破損してしまいました。
リモートワーク作業でノートパソコンを社外に持ち出していたのですが、自宅での作業中に子どもがテーブルにあったコーヒーカップを倒してしまい、ノートパソコンのキーボードにかかってしまいました。

すぐに拭いて乾燥を試みたのですが起動しなくなり、ノートパソコンのメーカーに問い合わせたところ、マザーボードの回路が濡れたことによるショートが発生している可能性が高く、パーツの修理交換や初期化が必要になるとのことでした。

現在、メーカーに点検修理を依頼している最中です。費用はおよそ〇〇万円が必要となる見込みです。
私の不注意により今回の不始末を招いてしまったこと、および、会社に多大なご迷惑をおかけしてしまったことを深くお詫びいたします。社外秘を含む重要なデータの入った端末を管理する緊張感に欠けていたと猛省しております。

今後はこのような不始末を二度と犯すことがないよう、会社からの貸与品には細心の注意を以て取り扱うことを、固くお誓い申し上げます。
なお、今回の件の処分については、会社の決定に謹んで従う所存です。

クレーム(カスタマーサポート・オペレーターの場合)

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長 ○○○〇殿
自分の所属部署・氏名・捺印

始末書
去る令和〇年〇月〇日〇時頃、私の接客の未熟さにより、お客さまのご立腹を招いてしまいました。
当時は多くのお客さまからの入電が重なり、オペレーターの皆が対応に追われていました。私も製品の不具合に関するお問い合わせに対応していたところ、私を指名した入電があったため対応中の電話をいったん保留にし、そちらに応答しました。「折り返しの連絡を待っていたが、いつまでも電話がかかってこない」と大変お怒りのご様子だったためお詫びを申し上げてから対応することになり、通話終了まで20分間ほどを要しました。

それまでの間、保留にしていたお客さまのことを失念しており、通話に戻ったときには電話が切れていました。こちらからお客さまにお電話したところ、「あなたにはもう対応してもらいたくない」ときつくお叱りを受け、他のオペレーターに対応を引き継ぐことになりました。

私の未熟さにより、保留で長くお待たせしてしまったお客さまと折り返しを長くお待たせしてしまったお客さまに大変不愉快な思いをさせてしまい、会社の評価を下げてしまったことを深く反省しております。今後は、長く保留にせず、折り返しさせていただきたい旨を早めにお伝えすること、折り返しの連絡も迅速に行うことを心がけ、二度とこのようなお叱りを受けることがないように努めてまいります。
本書をもちまして、今回の不始末に対し、深くお詫び申し上げます。
以上

正しい始末書の書き方を覚えよう

始末書を書く際は、記載すべき内容を漏らさず、簡潔に記載することが大切です。

自分や部下の犯したミス・規約違反などの内容や経緯、自分の責任を認めて反省している旨、今後はどのような対策をもって再発を防止するか、同じミスを二度と起こさない誓い、謝罪の意などを漏らさず書くようにしましょう。

正しい始末書の書き方を覚えておけば、ミスを犯してしまった場合でも比較的早い挽回につなげることができます。

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