交通費の定義とは?通勤手当との違いや支給要件・種類や注意点について解説

交通費・通勤手当のイメージ画像

働き方改革の推進、ライフワークバランス重視の労働スタイル、そしてコロナ禍の影響によって在宅ワークに注目が集まっています。従来よりも出勤日数が減少すれば、再検討の必要に迫られるのが交通費でしょう。

そこで、この記事では、従業員の交通費支給に関する条件や、実際に交通費を支給する際の注意点などを解説していきます。

交通費とは?

交通費(出張費)とは、飛行機・バス・電車などの公共機関を利用して顧客先などに向かう費用を指します。

交通費の定義

交通費の定義は、仕事中の移動に伴って発生する費用です。近隣の顧客先に向かう費用以外にも、出張時の移動でかかる乗車券や搭乗券などの費用も交通費に含まれます。

交通費の法的な義務

交通費は労働基準法上、必須とされていませんが、業務に伴う移動費用なので支給する会社が多いようです。その場合は従業員が立て替えて支払った後、会社に請求するのが一般的です。

また交通費は仕事のために必要な経費なので、基本的に非課税として扱われます。

通勤手当との違い

交通費(出張費)と通勤手当には以下の違いがあります。

・交通費(出張費) → 業務中の移動で発生する費用

・通勤手当 → 自宅と会社の通勤で発生する費用

また交通費は非課税ですが、通勤手当は1ヵ月15万円を超えた分は課税されるという違いもあります。

その他の交通費

飛行機・バス・電車以外の交通費として、タクシー代、駐車場代、有料道路料金、旅費交通費、宿泊費などがあります。

交通費支給の要件

交通費は「業務に必要な交通費」と「通勤に必要な交通費」に分かれます。それぞれ支給要件があるので解説していきます。

業務に必要な交通費

業務に必要な交通費は事前に支給要件を定める必要があります。具体的には就業規則や社内規定などで規定しなければなりません。

企業によっては日常的に交通費が発生するので、スムーズな精算処理のためにも、分かりやすい支払いルールが大切です。

通勤に必要な交通費

通勤に必要な交通費(通勤手当)は法律上の支払い義務はないため福利厚生費として扱われます。ただし支給要件を就業規則や雇用契約書で決定しなければ、監督官庁に認めてもらえないケースがあるので注意しましょう。

就業規則に明記する際は「支給する交通手段」「支給限度額」「アルバイト・パートタイムへの支給」について記載するのが一般的です。

通勤に必要な交通費の種類

通勤に必要な交通費(通勤手当)の支払い方法には以下の種類があります。

規定内支給

「月15,000円まで」「1日600円まで」といったように、1ヵ月や1日単位など規定の範囲で支給上限を定める方法です。従業員は上限を超えた金額を支払う必要がありますが、会社の費用負担は少なくなります。

全額支給

通勤費用の全額を会社が支給する方法です。従業員の支払い負担はありませんが、企業にとっては高額な交通費がかかる可能性があります。

一律支給

あらかじめ設定した金額を全従業員に支給する方法です。交通費が一律支給額以下の従業員にはメリットがありますが、一律支給額以上に交通費がかかる従業員には負担がかかります。企業にとっては計算が簡単で済むというメリットがあります。

交通手段による支給例

交通機関のみを利用した場合は定期代の支給が多いようです。自動車のみの場合は「自宅と会社の往復距離×1ヵ月の平均労働日数×ガソリン代÷平均燃費」による算出が一般的です。公共機関と自動車などを併用する場合は、それぞれの金額を合算します。

交通費支給の際の注意点

交通費を支給する際の注意点に「従業員の不正受給」と「出勤日数の少ないスタッフへの支給条件」があります。それぞれの対応について解説します。

通勤手当の不正受給

通勤手当の不正受給とは、悪意や故意による不正受給を指します。転居後も新しい通勤経路の届け出をせず、高額な通勤手当を受給し続けたケースなどが該当します。

企業の立場として、不正受給があれば差額分の返還を求めるのが一般的です。ただし解雇には慎重な判断が必要でしょう。

通勤手段の虚偽申告

通勤手段の虚偽申告は、悪意や故意で申告済みの交通機関を利用せず、徒歩や自転車などで通勤を続けたケースが該当します。企業の対処法は通勤手当の不正受給の場合と同様です。

居住地の虚偽申告

居住地の虚偽申告は、悪意や故意で実際の住所地よりも遠い住所を申告し、高額の通勤手当を受けていた場合に該当します。企業の対処法は通勤手当の不正受給の場合と同様です。

パートやアルバイト在宅勤務の支給条件も確認

通勤手当は基本的に従業員一律に支給されますが、出勤日数に基づいて支給額を定めることは可能です。

つまりフルタイムの正社員とは別に、出勤日数の少ないパート、アルバイト、在宅勤務者の規定を決められるということです。ただしその場合も就業規則などで明確に基準を設定する方が良いでしょう。

適切な交通費の支給で働きやすい環境を整えよう

交通費には「業務に必要な交通費」と「通勤に必要な交通費」があり、後者を通勤手当と呼ぶことが多いです。

業務に必要な交通費は就業規則などで支給要件を定め、通勤手当は就業規則や雇用契約書で任意に決定します。

また通勤手当の支給方法には規定内支給、全額支給などがありますが、不正受給があった際は、企業として返還請求を行うのが一般的です。

適切な交通費の支給を行い、従業員にとって働きやすい環境が整えば離職率の低下などの効果を期待できるでしょう。

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