支払調書とは?必要なケースや書き方・提出方法を解説

この記事では、法定調書の一つである「支払調書」について解説します。支払調書が必要なケースや、実際の書き方・提出方法などを紹介しているので、企業の総務部担当者をはじめ、支払調書を作成する機会のある方はぜひご覧ください。

支払調書とは?

「支払調書」とは、税務署に納税状況を申告するための書類「法定調書」の一つです。支払調書では法人・個人を問わず、一年間のうちに税金を支払った対象や内容を報告します。

全60種類ある法定調書の中でも、雇用者の給与や役員報酬に関する「支払調書」と「源泉徴収票」はメジャーな存在です。

支払調書の対象となるのは、従業員などへ支払った報酬や契約金であり、源泉徴収の対象外で発生した金銭の流れを記載します。

たとえば、報酬が給与所得としてカウントされないフリーランスや、各種専門家などに支払いを行った場合は支払調書の出番です。支払調書は企業として税務署に提出する義務がありますが、報酬を受取る側への交付は任意とされています。

支払調書と源泉徴収票の違い

支払調書と源泉徴収票は、報酬の支払い状況を記載する法定調書ではあるものの内容に違いがあります。最大の違いは、源泉徴収票は報酬を受け取る側への交付義務があり、支払調書は義務化されていない点です。

ただし、一般的には支払調書を交付するケースが多く、受取人から請求されることもあります。

また、支払調書の一部においてはマイナンバーの記載が不要であったり、猶予期間が設定されていたりする点も源泉徴収票とは異なります。

支払調書の作成が必要になるケース

支払調書は数種類あり、支払う対象や内容に応じて使い分ける必要があります。基本的には、「特定の役職および同一人物との間で、一定以上の金銭の移動が発生した場合」です。さっそく、支払調書の作成が必要となるケースについて解説します。

原稿・講演・デザインなどに対する報酬

原稿・講演・デザインなどを依頼して金銭を支払った場合、同一人物への年間支払額が5万円を超えると支払調書の提出が必須となります。

具体的には、原稿料(文筆業務)に加えて、イラスト・写真・デザインの依頼、著作権の使用など、クリエイティブな仕事に関わるもの全般が挙げられます。校正・通訳・翻訳といった作業も対象です。

ただし、懸賞・コンクールの開催時に発生する選考料や賞金、芸術・文化賞における受賞賞金などは対象外です。

デザイン料とひとくちに言っても、工業・服飾・クラフト・グラフィック・広告・パッケージ・インテリア・ディスプレイ・催事会場のデザインなど多種多用です。外部へ仕事を依頼した場合は、対象範囲をよく確認するようにしましょう。

プロスポーツ選手・芸能関係者などに対する報酬

支払い対象となるプロスポーツ選手には、プロ野球選手やプロゴルファーなど一般的なスポーツのプロフェッショナルに加えて、オートレーサーや競輪選手、競馬騎手、モーターボート選手なども含まれます。

芸能関係者には、各種メディアで活躍する芸能人やモデルはもちろん、監督やプロデューサーといったテレビ・ラジオ・演劇・映画などの制作関係者、企画・演出・脚本の製作者、さらにはYouTuberや配信者などが含まれます。

いずれも同一人物に対して年間の支払額が5万円以上となった場合、支払調書を提出する必要があります。ただし、プロボクサーに対しては同一人物への支払いであっても「年間支払額が50万円を超える場合」とされています。

特定職種(弁護士・税理士・外交員など)に対する報酬

弁護士や税理士などの士業に対しては、同一人物への支払額が年間5万円を超えた場合、支払調書の提出が必要です。士業の種類は以下のような職種が挙げられます。

  • 司法・法律系(弁護士、外国法事務弁護士、弁理士、司法書士、土地家屋調査士、行政書士、海事代理士、通関士など)
  • 会計・コンサルティング系(公認会計士、計理士、金融内部監査士、税理士、会計士、社会保険労務士、ファイナンシャル・プランニング技能士など)
  • 不動産・建築系(宅地建物取引士、不動産鑑定士、建築士など)
  • 土木・技術系(技術士、測量士、気象予報士など)

特定職種として、外交員・集金人・電力メーター検針人などの業務に関しても留意しましょう。同一人物への年間支払額が50万円以上となる場合、支払調書の提出が必須です。

その他(診察報酬・事業広告費など)

「社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬」については、同一人物に対して年間支払い金額が50万円を超えた場合に支払調書の提出が必要となります。

保険医療機関などへ交付する支払調書は、社会保険診療報酬支払基金が税務署へ提出する支払調書のコピーとして処理されます。

事業の広告や宣伝のために支払う賞金も、同一人物に対して年間支払い金額が50万円以上となった場合に支払調書の提出が必要です。

広告宣伝のための賞金とは、一般人が参加する歌唱コンクールやクイズ番組などにおいて、スポンサーから支給される賞金などを指します。

支払調書の書き方・提出方法

経理や会計に精通している方でない場合、支払調書の作成方法は複雑に感じるポイントです。支払調書の具体的な書き方や、作成するフォーマット、提出する方法について詳しく見ていきましょう。

なかなか世間に浸透していないマイナンバーの取り扱いについても解説しています。

支払調書の作成方法

支払調書の作成方法には、国税庁HPからフォーマットをダウンロードする方法や、エクセルなどのソフトで自作する方法があります。

国税庁HPでは、手書き用と入力用のフォーマットが配布されています。支払調書の作成対象が少ないときは、気軽に活用してみましょう。

ただし、「令和元年分以後の支払調書」など常に更新されるため、毎年ダウンロードし直す方が賢明です。

支払調書の作成数が多い場合、また毎年対象者が変わらない場合は、エクセルなどでデータを管理しておく手があります。

さらに、会計ソフトを活用して、入力や計算の負担を減らすのも非常におすすめです。会計ソフトでは、源泉徴収票の作成も可能であり、支払調書と合わせて提出するべき給与所得の源泉徴収票合計なども自動入力できるようになっています。

支払調書に記載する項目・提出方法

企業が作成する機会が多い「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の記載内容は、以下の項目となっています。

  • 支払を受ける者
  • 区分(支払い内容)
  • 細目(案件の名前や支払い回数など)
  • 支払金額
  • 源泉徴収税額
  • 摘要(消費税に関する記載など)
  • 支払者

支払調書の税務署への提出期限は、原則的に支払いがあった年の翌年1月31日までとされています。同時に「給与所得の源泉徴収等の法定調書合計表」を作成した上で提出します。

提出方法については、国税電子申告・納税システム「e-tax」を通して、ネット上で提出するとスムーズです。

ただし、事前に所轄税務署への申請及び承認が必要となります。その他、書類を税務署へ郵送する方法、CD・DVD・FD・MOといった光ディスクを郵送する方法でも提出可能です。

マイナンバーに関する注意点

税務署へ提出する支払調書にはマイナンバーの記載が必要です。支払先が個人である場合、事前にマイナンバーを確認しておくようにしましょう。支払先が法人である場合は、法人番号を記載することになります。

税務署への支払調書提出は義務ですが、支払先への交付は任意です。しかし、フリーランスの方は確定申告の資料として支払調書を使用することがあるため、支払調書の控えを送付するか、印刷できる環境を整えることをおすすめします。

この場合、支払先に発行する控えにはマイナンバーを記載しません。記載が不要なのではなく、特定個人情報の提供を制限する理由から、記載してはいけないルールになっています。発行前には念入りにチェックするようにしましょう。

まとめ

支払調書は支払先の条件に応じて作成するため、管理する人にはある程度の知識が求められます。作成件数が増えると通常の業務に差し支えてしまうため、人員のキャパシティーに合わせて、業務を効率的に行える方法を選択するとよいでしょう。

また、人事を見直して、法定調書に関する専門家を迎えるのも業務の効率化に繋がります。

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