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注目のテレワークとは?定義と種類、導入のメリットや注意点

新型コロナウイルスによる感染症対策の一環で、テレワークが急激に普及している昨今。

「とりあえず在宅勤務を導入したが、問題点がたくさんある」と悩む人事は少なくありません。

正しい方法でテレワークをすることで、効率よく生産性の高い働き方を実現することができます。今回は、テレワークの定義や種類、導入メリットなどを解説していきましょう。

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テレワークとは

テレワークとは、場所や時間にとらわれずにで働くことを意味しています。日本テレワーク協会によると、テレワークは「tele=離れた所」と「work=働く」をあわせた造語です。

最近では「働きやすい」会社の指標ともなっており、テレワークを導入する企業が急速に増加しました。

2020年現在、新型コロナウイルスの感染症対策によって、これまでテレワークを導入してこなかった企業でも、導入を開始したケースもふえています。

情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した勤務地や勤務時間に関係なく柔軟な働き方を指します。具体的には自宅勤務やサテライトオフィス勤務、モバイルワークといった働き方があるのです。

ウェブ会議やコミュニケーションツールといったIT技術を導入することで、出社しなくても都合の良い場所で働くことができます。

テレワークの種類

テレワークは、勤務方法によって働き方が異なります。具体的には以下の3種類です。

  1. 在宅勤務
  2. モバイルワーク
  3. サテライトオフィス勤務

それぞれの特徴や勤務形態を見ていきましょう。

在宅勤務

在宅勤務は、自宅にいながら働く方法です。自宅に社用PCやパソコンを持ち帰り、自宅で電話や事務作業などを行います。ミーティングや会議がある場合には、電話やオンライン会議ツールを導入して実施可能です。

在宅勤務は、子どもの育児や両親の介護など会社に出向くことが難しい社員が利用しています。対顧客とのやりとりが少ない部署の社員の場合、常時在宅勤務を導入している企業も増えてきているのです。

モバイルワーク

モバイルワークとは、出張や外勤の移動中にパソコンや電話を使用して働く方法です。特に移動の多い社員や出張ベースの社員などが実施しています。

長い移動時間も効率的に利用することで、残業時間を減らすことができるほか、業務スピードも上がるでしょう。ただ、移動中に社用の備品を扱うことは、セキュリティ事故のリスクもあります。

モバイルワークを実施する際には、目隠しシートやセキュリティソフトの導入などセキュリティ対策も万全にしなければいけません。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、勤務先以外のオフィス空間で勤務する方法です。会社専用のサテライトオフィスや、複数の企業が利用できるコワーキングスペースなど働くオフィスは会社によって異なります。

勤務先から離れた場所に住んでいる社員や、会社の支部として複数の社員がサテライトオフィスを利用しているケースなど、様々です。

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テレワーク導入の効果とメリット

テレワークを導入することで、以下のようなメリットがあります。

  1. 通勤・移動時間の削減
  2. ワークライフバランスの実現
  3. オフィスコストの削減
  4. 柔軟な働き方の実現
  5. 事業継続性の実現
  6. パンデミック対策

どのような効果があるのか、具体的に見ていきましょう。

通勤・移動時間の削減

テレワークを導入することで、通勤や移動にかかる時間を削減することができます。移動している時間を他の作業に充てることで、効率が大幅にアップできるのです。また、社員の満足度も高くなるでしょう。

例えば、毎日通勤に1時間かかる社員はテレワークを行うことで、睡眠時間や趣味の時間を確保できます。満員電車に揺られる必要もありません。10分前に準備することですぐに業務を始めることができるのです。

ミーティングや商談もオンラインでできる場合、移動にかかる時間はその他の業務に充てることができます。

その結果、業務時間が大幅に削減でき残業時間も減るでしょう。会社側にとっても、社員にとっても嬉しい効果がたくさんあるのです。

ワークライフバランスの実現

テレワークを行うことで、仕事以外の自分の時間が増えます。移動はもちろん、付き合いでのランチやタバコ休憩、飲み会などの数も大幅に削減できるからです。

しなければいけない業務だけに集中することで、趣味や家族との時間が増えます。その結果、仕事と私生活の調和が取れるのです。

特に、小さな子どもを持つ家庭の場合、子どもとのコミュニケーションは非常に大切です。自宅勤務で子どもの様子を間近で見ることができれば、今抱えている悩みや考えていることなどが分かりコミュニケーションの質も高まるでしょう。

オフィスコストの削減

社員がテレワークすることで、オフィスコストは大幅に削減できます。会社勤務に必要な電気代や光熱費が低くなるからです。

社員が自宅で業務する場合、通信費や電気代、水道代などは個人負担になります。また、通勤に必要な交通費や営業交通費なども、オンラインで行う場合は不要です。

オフィス自体をなくす場合、ビルの家賃や管理費なども必要がありません。固定費を抑えるために、オフィスを持たないスタートアップ企業も増えています。

柔軟な働き方の実現

テレワークを推奨することで、社員は柔軟な働き方ができます。これまで親の介護や育児などあらゆる理由で働くことが難しかった人たちも働くことができるのです。選択肢を増やすことで、優秀な人員を確保することができるでしょう。

また、社員からの満足度が高まることで、企業のブランドイメージ向上にも繋がります。最近では求人票にも「テレワーク可能」と書いている企業が増加しており、「テレワーク=良い企業」というイメージをする人も増えてきているのです。

事業継続性の実現

テレワークは、社員にとっても企業にとってもメリットが多いためスタートアップ企業や中小企業などでは事業継続性の実現も見込めます。

無駄な時間やコストを抑え、効率的に事業を成長させることができるからです。

資金の少ないスタートアップ企業や中小企業は、少しの無駄が命取りになりかねません。テレワークを行うことで事業継続のために、本当に必要なことを厳選することができるでしょう。

パンデミック対策

今や世界中で猛威を振るっている新型コロナウイルスはじめ感染症やパンデミック対策にもテレワークは効果的です。

通勤や大人数でのミーティングを避けることで、感染リスクを抑えることができるでしょう。

実際に、コールセンターなどでの集団感染も取り上げられており集団で勤務することは危険も伴います。

また、ニュースで会社名を取り上げられると、会社のイメージダウンにも繋がるでしょう。社員の安全を考慮した上で、必要な時に迅速にテレワークを行うことが求められます。

テレワークに有効なツール・システム

テレワークを行う際には、ITツールが必要不可欠です。今回のコロナウイルスで、急なテレワーク実施が決定した会社も多いでしょう。遠隔でも滞りなく作業するために、有効なツールやシステムを紹介します。

ZOOM

ZOOMは、オンラインミーティングや商談に利用できるビデオツールです。URLをクリックすることで簡単にミーティングに参加することができ、複数人数でも使用できます。また、グループチャットや個人チャットも可能なため、議事録などを取ることも可能です。

Outlook、Gmail、iCalなどのツールも利用できるため、スケジュール作成にも使用できます。また、安全面にも配慮しておりエンドツーエンドの暗号化、ロールベースのユーザーセキュリティなどの機能も充実しています。

ベルフェイス

ベルフェイスは、国内最大級のオンライン商談システムです。ミーティングシステムとは違い営業や商談に特化しています。

商談しながら営業のカンニングペーパーを見ることができたり、セールスフォースとの連携ができたり、商談をスムーズに行うためのツールが豊富です。

また、専用のコンサル担当によって受注率アップや売上拡大のためのサポートもしてくれます。

あしたのクラウド

あしたのクラウドは、人事評価のデータを一元管理することができるツールです。面談内容や目標、およびその達成度などを一つのページにまとめ管理できます。

ボタン一つで人事評価データを見ることができるほか、正確なデータを抽出することができるのです。

社員とオフラインで会う機会が減ったとしても、能力やスキルをしっかり把握することができるため人事配置もロジカルに行うことができます。

個人の強みや課題、適正を明確にでき、仕事の割り振りや人事異動のミスマッチも減らすことができるでしょう。

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テレワーク導入の注意点と助成金

テレワーク導入は様々なメリットがあるものの、注意点もあります。導入する前には、あらかじめ注意点を理解した上で行うようにしましょう。また、一部の企業には助成金制度もあるため確認しておくことをおすすめします。

ICTシステムの導入コスト

テレワークを行うにあたり、ICTシステムの導入コストが発生します。勤務先以外の場所で業務を行う場合には、安全にインターネットを利用するためのVPNや使用する端末にシンクライアントを行わなければいけません。

会社の規模感や社員の数によってコストは変わるものの、何の準備もせずにテレワークを行うことはできないのです。あらかじめ必要なコストを計算し、導入までの期間などを調べておきましょう。

情報漏洩対策

テレワークは社内の情報を外に持ち出すことになるため、情報漏洩のリスクが高まります。機密情報や個人情報が漏洩してしまった場合、企業のイメージダウンは避けることができません。最悪の場合、裁判沙汰になる恐れもあります。

テレワークを行う際には、情報漏洩がないよう細心の注意を払わなければいけません。システムの導入はもちろん、ルールの構築も行いましょう。

出勤・勤務時間の管理

テレワークは働いている姿を直接確認できないため、出勤や勤務時間の管理もしっかり行いましょう。オンラインのタイムカードの導入や、勤務中はビデオ電話を付けっ放しにしている企業もあります。

他にも、マウスの動作状況やパソコン内の動きを記録するツールなどを使って、業務を行なっているかどうかを管理することもできます。ただ働いているかどうかではなく、タスクベースでも管理することで業務効率がアップします。

助成金

テレワークを導入するにあたって、各自治体は助成金制度を用意しています。厚生労働省では、「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」と位置づけています。また、東京都では、「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」と呼んでいます。

具体的には、企業がテレワークを導入するにあたって必要となるIT通信機器やソフトウェア、クラウドサービスや保守サービスの導入費用などの経費を助成するものです。

新型コロナウイルス感染症等の拡大を受けて、新たに設けられた助成金で、中堅・中小企業の事業継続性をサポートすることを目的としています。

さらに、厚生労働省委託事業であり、社団法人日本テレワーク協会が運営する「テレワーク相談センター」では、テレワーク導入に関する相談を無料で受け付けています。助成金を受けるための条件や申請方法、テレワーク時の勤務時間や業務の管理方法など、テレワークに様々な疑問や不明点について相談することができます。

下記が「テレワーク相談センター」の公式サイトですので、テレワークを考えている人事や経営層の方は、ぜひ参考にしてください。

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