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ジョブディスクリプションとは?職務内容を明確化する理由や記載例、デメリットを解説

アメリカの企業が人事雇用の際に活用し始めた「ジョブディスクリプション」をご存知ですか?

日本ではまだまだ聞きなれない言葉ですが、企業のグローバル化が進む昨今において、各業界から注目されている重要なビジネス用語です。

この記事では、経営者や人事部担当者など管理者にあたる方に向けて、ジョブディスクリプションの意味や、職務内容を明確化する理由や記載例、デメリットなどを解説していきます。

ジョブディスクリプション(職務記述書)とは

「ジョブ・ディスクリプション(job description)」とは、職務内容を詳細に記した文書のことです。日本語では「職務記述書」と呼ばれています。

日々の業務について記録できるだけでなく、採用活動や人事評価にも欠かせないアイテムであり、欧米の企業の多くが導入しています。

職務記述書に相当する資料を活用している企業は、日本ではまだまだ少ないことでしょう。しかし、外国人を採用する機会が増えたことから、日本企業においてもジョブ・ディスクリプションが重要視される傾向にあります。

ジョブ・ディスクリプションの記載項目としては、「職務のポジション名」「目的」「責任」「内容と範囲」「求められるスキルや技能」「資格」などが代表的です。特に、「どのような業務を行うのか」「どの範囲まで行うのか」といった職務内容については詳しく記述します。

ジョブディスクリプションで職務内諭を明確化する理由(メリット)

ジョブディスクリプションを用いて職務内諭を明確化する理由はいくつかあります。メリットである点をご紹介しましょう。

職務に最適な人材を採用しやすくなる

人材の採用活動にあたり、「ターゲットを広げて、なるべく多くの人材と出会いたい」といった理由で募集要項を広げすぎることは賢明ではありません。

具体的なジョブディスクリプションを提示することで、条件の合わない候補者を避けることができます。それは結果的に、職務に最適な人材とスピーディーに出会うことに繋がるでしょう。

候補者を絞る時には、ジョブディスクリプションを参考にすることで第一印象や感情的な理由による曖昧な採用を避けられます。採用・不採用とする理由が判明すれば、応募要項の改善にも役立ちます。

また、応募段階で細かい職務内容がわかるため、候補者側の期待度も管理しやすくなります。入社前後のイメージギャップを防ぎやすくなるため、早期離職などのリスクも減らせるでしょう。

人事評価がスムーズになる

ジョブディスクリプションがあれば職務に求める成果が明確になります。

期待と現状の成果を比較しやすいので、人事評価の効率化が図れます。人事評価に関わる数値目標があれば、ジョブディスクリプションに必ず明記するようにしましょう。

また、組織図があったとしても、関わりの薄い部門からは職務内容が見えてこないことがあります。ジョブディスクリプションを用いて、職務が持つ役割や企業への貢献度を示せば、各部門からの評価と納得を得られます。

部門間の透明性が高い企業は、居心地や風通しが良く、長く働きたいと感じてもらえるでしょう。

ジョブディスクリプションで、従業員の給与設定・昇進・降格・解雇に関する情報を記録できるのもメリットです。従業員から苦情や不服の申し入れがあった場合、法的リスクを軽減するための判断基準となります。

従業員が活躍しやすくなる

採用活動において、すべての応募要項を満たした人材を採用できないケースもあります。

採用した人材にスキルの不足があれば、ジョブディスクリプションを参照することで適切な研修の場を提供できます。

希望通りの人数を採用できず、配置ポジションを変更する場合も、それぞれに必要な研修を素早く判断できます。

ジョブディスクリプションで職務の責任範囲を明らかにすることで、従業員は自分の仕事に専念できます。

「仕事を頼みやすい人」や「手が空いてそうな人」といった主観により、個人に仕事が集中する不公平も防げるでしょう。

自分のやるべきことが分かれば、キャリアアップのための目標も立てやすくなります。

目指している役職のジョブディスクリプションをもとにスキルアップに励めるため、企業は従業員の主体的な成長を期待できます。

ジョブディスクリプションに記載すべき代表的な項目(記載例)

最適な人材を採用・育成していくためには、ジョブディスクリプションに何を記載するべきでしょうか。代表的な項目を解説していきます。

企業が求める人材像

職位名

採用を考えている職位名は、ジョブディスクリプションの必須項目です。ポジションや肩書きのランク・レベルに至るまで詳細に記載します。

他の企業における同職種も参考にして、実際の仕事と応募者のイメージがかけ離れないようにしましょう。職位に求められる役割や業務などの概要もまとめます。

求める経験・スキル

業務に必要となるスキルや資格を具体的に記載します。資格の場合はスキルレベルの目安となる等級も指定します。業務経験は勤務年数から判断します。

求める人物像

「環境や現場の変化に対応できる」「プロとして意識的に行動できる」「チームワークを重視する」など、候補者に求める資質も記載します。ジョブディスクリプションにおいて、社風や個性が現れるポイントだと言えます。

具体的な業務内容

ジョブディスクリプションには、具体的な日々の業務内容はもちろん、職務の責任範囲などについてもなるべく詳細に記述します。

職務において重要度の高い項目、対応する頻度の高い仕事から記載しましょう。業務が複数ある職務は、勤務時間のうち該当業務に費やす割合と数値目標を明記します。

臨機応変な業務が求められる職務は、基本的な業務のほかに「その他の業務」「割り当てられた作業」といった項目を設けておきましょう。

変更する可能性のある業務内容に対して、職務ランクに収まらない責任や業務範囲が与えられたり、仕事の割り振りが不平等になったりしないよう注意してください。

さらに、「どんな成果に繋がる業務なのか」「どの程度の業務レベルなのか」「割り振られる分量はどのくらいか」といった点についても触れておくべきでしょう。

企業・チームの構造

ジョブディスクリプションには、企業の体制や構造、待遇がわかる項目も記載します。

報告経路

「レポートライン」と呼ばれる、指揮命令や情報共有の報告経路も記述しましょう。

職務に管理監督責任が課される場合、責任の範囲や対象も明確にします。業務と深く関わる他の職位や部門があれば忘れずに記述してください。

給与・待遇

職務ごとの給与の目安は記述必須です。経験による待遇や特筆したい福利厚生があれば明記します。

評価基準

応募者は、職位に対する評価や査定の基準も気になります。評価が行われるタイミングや評価の基準についても細かく記載できるとベストです。

勤務地・勤務時間

主な勤務地と勤務時間はもちろん、転勤の有無、転勤がある場合の候補地も明記しておきます。外部出向がある業務や出張が多い業務の場合、主な出張先やその際の勤務時間についても記載します。

ジョブディスクリプションのデメリット・注意点

ジョブディスクリプションにはデメリットも存在します。職務記述書を用意する際の注意点を把握しておきましょう。

記載された仕事にしか取り組まなくなる

ジョブディスクリプションを公開することで、「記載されている業務を行わない」「記載内容の範囲でしか行動しない」といった流れが生まれることがあります。

ジョブディスクリプションには仕事内容だけでなく、職責までもが明確に記載されています。最初に指定された仕事以外はしなくて良い、という考えが従業員に芽生えてしまうことは危険です。

組織内で仕事が円滑に回らなくなったり、誰も手を付けない業務やタスクが生じたり、さらには仕事を押し付け合うといったトラブルに発展しかねません。

それらのトラブルを防ぐためにも、業務内容の記載漏れがないようにジョブディスクリプション作成しましょう。

プロジェクトによって業務内容に変化が生じる場合は、定期的なジョブディスクリプションの改定も必要となります。

ゼネラリストの育成には適さない

特定の職務内容を細かく記述するジョブディスクリプションは、スペシャリストの獲得と育成に絶大な効果をもたらします。

その一方で、ゼネラリストの育成には不向きというデメリットもあります。ゼネラリスト、つまり幅広いジャンルの知識やスキルを持つ人材は、企業にとって大きな戦力にもなります。

企業が生産力を高めていくためには、ゼネラリストとスペシャリストのどちらが欠けてもいけません。

ゼネラリストとなりえる人材を求める場合は、ジョブディスクリプションに重きを置かない方が賢明であり、採用活動における切り札を目的によって使い分けるべきだと言えます。

あらゆる意見を取り入れる

ジョブディスクリプションを作成するにあたり、あらゆる意見を取り入れることも大切です。

文書を作成する前には、実際に職務にあたっている人はもちろん、人事部担当者、部門・部署の管理職やマネージャー、経営者・幹部などにアンケートをとります。

役職や職務経験を問わず、できるだけ多くの従業員に意見を求めるようにましょう。

たとえ、経営者など組織上層部の理解をえがたい意見があっても、職務に就いている人の声はしっかりと聴くべきです。

ジョブディスクリプション作成に留まらず、業務全体の効率化を図る機会にもなるでしょう。

雇用の強化とともに人事評価制度の見直しを

ジョブディスクリプションを導入することで、雇用体制を強化することが可能です。

採用した人材や、ともに職務にあたる従業員の成果を正しく評価できるように、人事評価制度の見直しも行いましょう。人事評価の管理にはクラウドシステムも便利です。

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