ATSとは?採用管理システムの導入効果と選び方を解説

企業の拡大や強化のためには欠かせない採用活動において、ATSの活用は欠かせません。

特に採用人数が多い場合には、きちんとしたシステムを導入しなければ採用状況が把握できないなどのリスクも生じます。

そこで今回は、ATSの導入効果や選び方などを紹介します。

今後ATS導入を検討している人事担当者や経営陣は、製品やモデル選びの参考にしてみてはいかがでしょうか。

ATSとは?

ATSとは、採用管理システムのことを指します。

Applicant Tracking Systemの頭文字から略され、ATSと呼ばれています。

採用管理システムとは、採用活動にあらゆる業務や数値を一元化することで、効率よく採用活動を行えるシステムのことを指します。

企業が採用活動を行う際に、人材紹介や求人広告、リファーラルといったさまざまな採用手法をとります。

採用状況を管理するためには、それぞれの応募数や面接数、フォローの有無などが一目でわかったほうがよいでしょう。

採用担当者のみが把握している状況だと、ほかの社員が状況を把握できないだけではなく、採用活動の振り返りも行えません。

ATSを活用することで、採用活動におけるさまざまな情報を一元化でき、複数人での管理が可能になります。

ATSは、応募者情報の登録、面接スケジュール管理、先行状況の登録などのほか、求人媒体との連携や媒体ごとにデータ抽出なども行えます。

採用活動において行う業務は非常にさまざまですが、ATSを活用することで抜けもれなく業務が行えるのです。

ATS(採用管理システム)で実現できる業務

ATSを活用することで、採用におけるさまざまな業務が行えます。

具体的に行える業務例は以下のようなものがあげられます。

求人ごとの応募状況を管理できる

ATSは求人媒体と連携できるため、媒体ごとの応募状況を一括管理できます。

複数の求人媒体を使用している場合、毎回それぞれの媒体にログインしなければいけないのは非常に非効率です。

今先行段階にある候補者が何名いるのかをすべて管理できることで、スムーズに採用活動が進められるでしょう。

応募者情報を一括で管理できる

履歴書や職務経歴書などの応募者情報を一括で管理できます。

候補者がどんな人なのか、どんなスキルを持っているのかを簡単に確認できるので、面接やフォロー前もスムーズです。

日程調整やその管理が行える

ATSを活用することで、候補者との日程調整やその管理も行えます。

複数の求人媒体を使用している場合、日程調整のダブりやぬけもれの確認に時間を要してしまいます。

しかし、ATSでは日程調整やその管理をひとつのプラットフォーム上で行えます。

さらに、面接後の評価や合否連絡なども行えるので非常に便利です。

ATS(採用管理システム)が注目される理由

近年、ATSは採用活動を行う企業に注目を集めています。

有効求人倍率上昇に伴い、採用活動を強化する企業が増えてきたことが背景に挙げられます。

また、働き方改革などからIT化がどんどん加速し、採用活動においてもITツールを導入する企業が増えているのです。

採用人数が増えれば増えるほどその分多くの情報を管理することになり、そのデータを複数人で管理、データとして情報を蓄積するためにもATSは欠かせません。

ATS(採用管理システム)の導入効果、メリット

ATSを導入することで、採用を行う企業にとってはさまざまな効果やメリットがあります。

では、具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

人事業務の効率化

ATSを活用することで人事業務が効率化できます。

たとえば、採用管理を行う際にATSがあればひとつのプラットフォームですべての状況を把握できます。

一方でATSがなければ、求人広告ひとつずつを手作業で確認しなければいけません。

履歴書や職務経歴書の管理も別々に行う必要があるため、ひとりの候補者にかける時間は非常に長くなってしまいます。

採用活動におけるあらゆる作業を同じプラットドームで行えることは、人事業務の効率化が行えるでしょう。

コスト削減

人事業務が効率化することによって、コスト削減にもつながります。

特に新卒採用を行う2、3月や、採用活動強化期間などは人事担当の業務が非常に増えてしまいます。

また、情報の一元化ができていないために採用状況を共有するためのミーティングなどが組まれている可能性もあります。

ATSは、手作業で行う業務にかける時間や情報を共有するための時間などの削減を可能とします。

もちろん、ATSは有料のケースもあるため慎重な判断が必要ですが、採用活動で生じた残業時間や他社への委託費用などを考えると、ATSを導入した方がコストカットできるケースもあります。

人事業務のミスを防止

ATSを活用することで、手作業による人事業務のミスを防止できます。

人事業務は個人情報をあつかうため、ミスは許されません。

しかし、候補者の量が増えれば増えるほど人的ミスの可能性は高まります。

ATSは候補者の情報を一元で管理でき、あらゆる手作業の手間を省いてくれます。

その結果、人事業務のミスを防げるのです。

採用中に起こるミスは企業の信用問題にもつながってしまいため、ツールやシステムを使用して未然に防ぐことが大切です。

人事採用データの蓄積

ATSを活用することで、人事採用データの蓄積が行えます。

ATSはただデータを一元ができるものではありません。

これまで応募してきた候補者の数や属性、特徴などの情報も蓄積されているため、求人広告の効果や季節ごとの応募者の属性などをデータとして抽出できます。

そのデータをもとに、採用計画を立てたり、戦略を決めていったりすることでより精度の高い採用活動を行えるでしょう。

優秀な人材の確保

ATSを活用することで優秀な人材の確保にもつながります。

採用活動はスピード感が大切なため、ATSを活用しむだなくスピーディーに候補者と接点を持てるようになります。

また、採用チームメンバー間で情報共有を行うことで優秀な人材に対しどのようにアタックしていくかなども話し合えるでしょう。

さらに、蓄積した情報から自社にとってどのような人材が優秀なのかもわかるため、ターゲットにまとをしぼった採用活動を行えます。

ATS(採用管理システム)の選び方

ATSを活用することで、企業にとっては多くのメリットがあることが分かりました。

しかし、「ATSを使用すべきかわからない」という人も多いのではないでしょうか。

最後に、自社にあったATSの選び方をみていきましょう。

企業ニーズに合っているか

まず大前提として、企業ニーズに合っているかどうかは非常に重要な項目です。

いくら人気のATSであったとしても、自社の採用ニーズに満たしていないものであれば意味がありません。

自社の採用活動においてほしい機能は搭載されているのかどうかまずは確認しましょう。

たとえば、複数の採用手法を選択している企業であれば求人広告だけではなくダイレクトリクルーティングや人材紹介サービスとの連携ができるのかどうかなどがあげられます。

また、コストも非常に重要です。

自社の採用でかけられるコストとATSの費用が見合っているかどうかも十分に検討したうえで製品を選びましょう。

操作の簡易性

操作の簡易性もかならず確認が必要です。

ATSは、複数の人数で使用するためどの社員でもきちんと使えることが大前提です。

操作が難しかったり分かりにくかったりするとミスにもつながるので、簡易な操作を行えるものを選びましょう。

操作の簡易性は、製品説明や、利用者の口コミなどで確認できます。

また、調べてみてわからない機能などは実際に問い合わせてみるのもよいでしょう。

新卒であった年配の社員であっても、どの世代でも問題なく使える製品を選ぶことが大切です。

既存のシステムとの連携

すでにATSを使用している場合には、既存システムと連携が取れるかどうかも非常に重要です。

なぜなら、連携がとれなければ過去のデータなどがなくなってしまうからです。

ATS導入前に蓄積されていたデータも移行できるタイプを選びましょう。

連携の容易さもポイントです。

どのような操作方法で既存のシステムから連携をとれるのかどうかも確認しながら製品選びを行うようにしましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型かオンプレミス型か、自社にあった製品を選びましょう。

クラウドは初期費用がほとんど必要なく、場所問わず操作できることが特徴です。

オンプレミス型であれば初期費用や設置するためのスペースが必要ですが、大企業やセキュリティの厳しい企業でも安心して使用できます。

メリット・デメリットを考えて自社に合ったものを選びましょう。

セキュリティは強固であるか

個人情報を扱う上でセキュリティが強固かどうかは非常に重要です。

セキュリティ対策をしっかりとした製品を選びましょう。

オンプレミス型のATSは、クラウド型よりもセキュリティが強固な可能性上がります。

製品説明や口コミを確認しながら製品を選びましょう。

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