プロジェクトマネジメントとは?必要なスキルと手法・成功ポイント

プロジェクトマネジメントは、人員や予算といったリソースを配分・活用し、納期やコストといった要件も満たして成果を出すための一連の管理業務を指します。

プロジェクトマネジメントを成功させるには、求められるスキルや管理手法を知っておくことが大切です。

本記事では、プロジェクトマネジメントの意味や必須スキル、主な手法や成功ポイントを紹介します。

プロジェクトマネジメントの意味や重要性・メリット

プロジェクトマネジメントは、プロジェクトを成功させるために重要な活動です。ここではプロジェクトマネジメントの意味や重要性とメリットを紹介します。

プロジェクトマネジメントの意味

プロジェクトマネジメントとは、リソースを適切に配分・活用しながら、納期までに予算内で高いクオリティの成果を収めるための一連の管理業務を指します。

プロジェクトでは、大きな目的が定められており、目的を達成するにあたっては納期やクオリティ、コストといったさまざまな要件を満たさなければなりません。

そのために、計画作成や人員配置、意思命令系統の構築を行い、作業の進捗やリスクなどをコントロールする総合的な活動がプロジェクトマネジメントです。

なお、プロジェクトマネジメントの手法を体系化した概念として「PMBOK」(Project Management Body of Knowledge)があります。

プロジェクトマネジメントの重要性

プロジェクトでは、大前提として「システムを構築したい」、「新しい人事評価制度を導入したい」といった目的があり、関連してQCD(クオリティ、コスト、納期)を満たす必要があります。

また、プロジェクトでは、ヒト、モノ、カネ、情報、時間といったリソースが与えられていますが、それらは有限であり、効率的に使わなければなりません。

このように、限られた条件の中で目標とする要件を満たすためには、責任者がプロジェクトを統括し、成功するように導く必要があります。

言い換えると、プロジェクトマネジメントとはプロジェクトの成功を左右する重要な役割です。

プロジェクトマネジメントを行うメリット

プロジェクトマネジメントを行うと、先述のようにプロジェクトの目的・目標であるクオリティ、コスト、納期を担保しやすいというメリットがあります。

これらは場当たり的に対処しようとすると崩れてしまいがちなポイントですが、プロジェクトマネージャー(PM)が管理することで適切化が可能です。

また、プロジェクトマネージャーがプロジェクト全体を俯瞰することで人員や予算、時間といったリソースを、最適に配分することもできるようになります。

結果として、問題点に対しても早期に対処できるようになり、リスクを抑えながら進行することが可能になるのです。

プロジェクトマネジメントに必要な5つのスキル

プロジェクトマネジメントには高度な管理能力が求められ、プロジェクトマネージャーは一定のレベルを満たす必要があります。ここではプロジェクトマネジメントに必要な5つのスキルを紹介します。

ロジカルシンキング

1つ目はロジカルシンキング、つまり論理的思考能力です。

プロジェクトを通して直面するさまざまな事象や問題に対して、感情論や勘ではなく客観的な視点を持ち、筋道立った考え方をする力を指します。

プロジェクトでは、ある結果が現れた時に、その原因を特定したり今後の展開を予測したりしなければならないことが少なくありません。

ロジカルシンキングができれば、その答えをスムーズかつ適切に導きやすくなり、プロジェクトマネジメントの精度が高まります。

コミュニケーションスキル

2つ目はコミュニケーションスキルです。

プロジェクトマネージャーは、チームのメンバーだけでなく、連携する他部門の人物や、プロジェクトを報告する経営陣、また外部の協力会社、クライアントなど、さまざまな利害関係者と円滑に意思疎通を図る必要があります。

立場も考え方も異なるあらゆる相手に対して、相手の主張も理解しながら自分の要望や提案を伝えるためには、優れたコミュニケーションスキルが欠かせません。

ディレクションスキル

3つ目は、ディレクションスキル、つまりプロジェクトのメンバーを動かす力です。

プロジェクトマネージャーはメンバーのアサインや業務の進捗状況に対して責任を持っており、メンバーが正確かつスピーディーに仕事の成果を出せるかどうかは、プロジェクトマネージャーの指示にかかっています。

質の高い成果物を限られた時間で生み出すためには、メンバーの稼働状況や力量にも配慮しながら、質の高いディレクションを行う能力が必要です。

マネジメントスキル

4つ目は、プロジェクトマネジメントを含む普遍的なマネジメントスキルです。

ここで指すマネジメントスキルとは、メンバーのアサインやモチベーション管理、教育・育成、評価といった人事領域に近い内容を指します。

プロジェクトでは、与えられたリソースで高い成果を出すことが重要なテーマですが、人材の力を最大限引き出すためには、やる気を引き出す指導やスキルを高めるための教育も重要です。

目標管理スキル

5つ目は、目標管理スキルです。

プロジェクトマネジメントでは、品質やコスト、納期といった要件についてそれぞれ具体的な目標を設定し、それらを達成するために計画を立て、着実に実行する能力が求められます。

また、プロジェクトマネージャーは個人的に動くわけではなくメンバーをまとめる立場にあるため、メンバーと目標を共有しながら目標達成に向けた進捗を管理する力も必要です。

プロジェクトマネジメントで用いられる主な手法

プロジェクトマネジメントにはさまざまな手法があり、実施する際はこれらを知っておくと便利です。ここでは代表的な3つの手法を紹介します。

WBS

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略語で、プロジェクトを構成する作業を大きな粒度のものからより小さい粒度のものへと徐々に分解し、ツリー構造を作ることで作業の全体像を洗い出す手法です。

WBSを用いると、プロジェクトの完了に必要な全ての作業を視覚的に洗い出すことができ、さらにツリー構造で作業のカテゴリ分けも可能になるため、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。

ガントチャート

ガントチャートとは、横棒を羅列した進捗管理表の1つで、作業内容とスケジュール、進捗状況を視覚的に表現した表です。

優先度や関連度に応じてタスクを並べることで、優先的に取り組む作業やタスクごとの関係性を把握することができます。

アローダイヤグラム

アローダイヤグラムとは、「PERT図」(Program Evaluation and Review Technique)とも呼ばれ、作業のスケジュールを図形と数字で表現した図です。

基本的には、「工程」を表す任意の図形と、次工程への流れを表す矢印、工程ごとの所要日数を表す数字のみというシンプルな構成となっています。

アローダイヤグラムを用いれば、全体の納期を短縮するための工程の最適化の方法や、余裕日数などが視覚的に把握できるため、プロジェクトマネジメントで役立ちます。

プロジェクトマネジメントに成功する3つのポイント

プロジェクトマネジメントに成功するためには、いくつかのポイントを意識する必要があります。ここでは3つのポイントを紹介します。

個人よりも組織管理に注力する

まず、個人的な業務にこだわるのではなく、組織の管理に力を注ぐ必要があります。

プロジェクトマネージャーは、管理者である前にメンバーの1人としての活躍が求められるのは事実で、確かにマネージャー個人のスキル・資質は大切な要素であるのは間違いありません。

しかし、プロジェクトマネージャーが最も優先すべき仕事は、組織全体が機能するように管理することです。

プロジェクト内外の調整を行う

次に、プロジェクト内の事柄だけにとらわれず、より広い視点を持ち、外部に対しても視線を向ける必要があります。

プロジェクトは、経営者や関連部署、協力会社、クライアントなど、幅広い人物が関係して成り立っているものです。

円滑に進めるためには、利害関係者全体の調整を行うことが欠かせません。

リーダーシップを積極的に発揮する

そして、リーダーシップを発揮する姿勢も大切です。

プロジェクトマネジメントには厳しい結果が求められ、結果を出すための手法としてさまざまな方法論があります。

しかし、メンバーを管理することや手法にばかり意識が向いてしまうと、むしろ悪い結果を招くこともゼロではありません。

むしろリーダーとして責任を持ち、積極的にメンバーに関与していく態度が求められます。

まとめ

プロジェクトマネジメントは、ヒトやモノ、カネといったリソースの配分を最適化しつつ、QCDといった要件を意識して成果を収める一連の管理業務です。

プロジェクトマネジメントを行うにはさまざまなスキルが求められ、さらにいくつかの管理手法が存在します。

また、プロジェクトマネジメントでは、メンバーのやる気や能力を引き出すために人事評価が重要だという点も忘れてはなりません。

「あしたのクラウド」は、クラウド型の人事評価システムで、目標管理や人事評価といった機能を一元管理できます。

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プロジェクトマネジメントでお悩みの担当者様は導入を検討してはいかがでしょうか。

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