経費とは？計上できる・できない経費や経費精算システムの機能を紹介

仕事をスムーズに遂行する上で欠かせない制度である経費。

営業職を始め、取引先とやりとりのある職種では利用必須の制度かと思いますが、具体的にどんな費用が経費になるのか、線引きがあいまいな人も多いのではないでしょうか。経費制度について改めて見直してみると、会社全体の業務効率化を図ることができるかもしれません。

本記事では、経費に関する基礎知識からはじまり、経費計上できる項目の具体例、精算業務を効率化するポイントなどを解説します。

経費とは

経費とは、仕事を遂行するために支払った費用のことです。「必要経費」というのが正確な言い方で、所得税法上は「不動産所得、事業所得、山林所得、雑所得を生み出すのに必要な経費」と定義されています。

会社員がもらう給料は「給与所得」に分類されますので、原則的に本人の所得について経費を計上することはできません。会社において経費という言葉を使う場合、「立替経費」のことを指すのが一般的です。本来会社が負担すべき経費を、業務遂行のために社員が一旦立替え払いし、会社の規定に沿って清算することで払い戻されます。

どうして経費を計上する必要があるのか、重要な理由のひとつとして経費は事業により発生した売上から控除することができるため、節税になるからです。節税効果については、後述で詳しく解説します。

経費計上できる費用

それでは、具体的にどのような費用が経費として申請できるのでしょうか。「仕事を遂行する上で必要な費用」であることが大原則ですが、線引きの難しいものや、会社によって規定が異なる費用があることも事実です。

経費計上できる勘定項目には様々なものがありますが、こちらでは会社員が会社に経費として申請できる費用のうち、代表的なものを解説します。

接待交際費

接待交際費は、取引先や得意先に対する接待や贈り物にかかる費用のことです。接待を目的に利用したレストランや飲み屋での飲食代、取引先へのお中元やお歳暮、手土産にかかった費用なども含めることができます。

接待交際費は、線引きが難しい経費のひとつです。例えば、取引先とともに食事をした場合でも、目的が打ち合わせだったなら「会議費」に該当することもあります。飲食代が必ずしも接待交際費になるわけではないので、経理担当者に確認をとったほうがいいでしょう。

また、接待交際費は特に税務調査の対象となりやすい項目でもあります。相手が仕事の関係者だったとしても、プライベートの食事は接待交際費として計上することはできませんので、ルールを厳守するようにしてください。

旅費交通費

旅費交通費は、業務で使用した交通費や宿泊費のことです。営業先に向かうための電車代、バス代、タクシー代や、遠隔地に出張した際のホテル代などが該当します。社用車を使用して取引先に出向いた場合には、ガソリン代や駐車場代も計上できます。

研修費

研修費は、仕事に直接的に必要な知識や技術を身に付けるために受けた研修や、免許や資格を取るためにかかった費用です。例えば、営業スキルを向上させるために参加したセミナー費用や、資格取得に必要な講習会の費用、それらで使用されるテキスト代などが該当します。

消耗品費

消耗品費は、ペンやメモなどの文房具、伝票、コピー用紙といった事務用品のうち、取得価格が10万円未満の物品が該当します。品物について法的な定義がないため、10万円未満であればパソコンやタブレット、オフィス家具なども消耗品費として計上できます。

新聞図書費

新聞図書費は、仕事に必要な書籍や雑誌、新聞などの購入にかかった費用です。基本的には従業員のスキル向上を目的に購入した費用が書籍代に該当しますので、経営者や個人事業主が個人の趣味のために購入した書籍代は含まれません。

通信費

通信費は、事業の上で利用される固定電話や携帯電話の通話料金、郵便代金といった通信のための費用のことです。ほかにも、荷物の配達料金やハガキ代、切手代、ファックス代、インターネット利用料金、有料放送の視聴料などが通信費として計上できます。

テレワークが普及している昨今では、自宅の回線を使って業務を行った際のインターネット料金も、按分率を決めて通信費として請求できる会社もあります。

荷造運賃

取引先に送った荷物の運送費用や発送費、梱包費用なども経費として申請することができます。梱包費としては、段ボールやガムテープなどの購入費用が含まれますが、一年間で使い切れないほど大量に購入した分は経費にならないことがあるので、あらかじめ経理部に確認をとるほうが無難でしょう。

経費計上できない費用

続いて、経費計上できない費用について解説していきます。
経費計上できる費用とは逆に、「仕事の遂行に直接関係がない費用」は計上できないというのが基本的な考え方です。以下では、経費として線引きの難しい代表的な項目について解説します。

スーツ代

スーツ着用が必須の職場であれば、職場で着用するスーツやカバン、靴なども「仕事の遂行に必要な物」と考えられなくもありません。しかし、制服と異なりプライベートでも使用可能である衣服の経費計上は、原則的に認められないとされています。同様に、化粧品や散髪に使ったお金も経費申請することは難しいと考えてください。

出張先での食事代

宿泊代は経費にすることができますが、一人で食事をしたときの食事代は「生活費」とみなされるため、経費計上することができません。仕事の打ち合わせなどを目的として取引先の社員と一緒に食事をした場合には、「会議費」や「交際費」として経費の計上に該当する可能性があります。

未使用の事務用品

事務用品自体は「消耗品」として経費計上が認められますが、未使用分は計上できません。大量に購入した場合は、年度末に未使用分を差し引いて計上することになります。

領収書に不備がある費用

経費精算する際に添付するレシートに不備があると、仕事との関連が説明できないため、計上が認められない可能性があります。最低でも「発行者」「日付」「金額」「内容」が確認できるものを用意しましょう。会社によっては、領収書の「宛名」の記入を必須としていることもありますので、こちらも経理部に確認をとるようにしましょう。

経費計上のメリット

前述でも少し触れた通り、経費を計上するメリットは「節税できること」です。
会社が事業によって利益を得ると、税金を納める必要が発生します。

収める税金の額は、売上から必要経費を差し引いた利益の大きさに応じて決定され、要件を満たす企業でかつ利益（所得）が年800万円以下の場合、税率が低くなる規定もあります。つまり、計上モレがなく正しく経費を計上し利益を圧縮した方が、課される税金の金額を小さくすることができるのです。

ただし、利益を小さく見せたいからといって、虚偽の経費を申告することはもちろんNGです。経費を不正計上したことが明らかになると、税務署からペナルティが課されてしまいます。ペナルティについては、後述で詳しく解説します。

経費計上のデメリット

節税効果を高めるためも経費は正しく計上すべきですが、経費計上には、以下のデメリットも存在します。

手続きに手間がかかる

経費を経理部に申請するには、領収書やレシート、振込証明書などを整理・保管し、経費申請書を作成、提出といった事務作業が発生します。事務作業が膨大な場合、申請する社員や経理部の負担が増大してしまうというデメリットがあるでしょう。

赤字になる可能性がある

経費計上に節税効果があるといって、事業のために経費を多く使用してしまっては本末転倒です。「会計上での利益が減ってしまう」ということは留意しておくべきです。あまりに経費計上する金額が大きくなりすぎると、赤字になってしまうかもしれません。経営資金を借入している場合には、金融機関の印象が悪くなる可能性もあります。経費は適切に使用し、適切に計上することが原則です。

経費の不正計上のペナルティ

経費を不正計上した場合に課されるペナルティについて解説します。

過少申告加算税

過少申告加算税は、本来申告すべき税額よりも少なく見積もって申告した場合のペナルティです。正しい税額のうち、未納分に10%が加算した罰金を払うことになります。もし、税務調査の通知が来る前に過少申告に気が付いたら、修正申告をすることでペナルティを免れる可能性があります。申請した経費の金額に間違いが発覚したら、早めに経理部に申告するようにしましょう。

重加算税

重加算税は、過少申告加算税等が生じる場合に、偽装や隠ぺいがあった際のペナルティです。過少申告加算税に代えて、重加算税35%もしくは40%が課税されます。

これらのペナルティを受けてしまうと、金融機関からの融資にも影響を及ぼす可能性があります。融資担当者は、決算報告書だけでなく法人税の申告書も判断基準としてチェックしているためです。経費のルールを再確認し、適切な経費申請を徹底しましょう。

経費精算の基本的な手順

会社に経費精算を申請するときは、一般的に次のような手順で行われます。

1．領収書やレシートを用意する

仕事に必要な出費を立て替えて支払うことがあれば、必ず領収書やレシートを受け取るようにしてください。会計法上は、領収書に宛名がなくても経費として認めることはできますが、会社の規定によっては宛名が必須の場合もありますので、事前に確認するといいでしょう。宛名を書く場合は、個人名ではなく会社名を記載してもらう点に注意してください。

もし、自動販売機の飲み物など、領収書やレシートが発行されない物を購入したときは、「支払証明書」を作成することが一般的です。作成には「日付」「内容」「金額」「購入先」などが必要になりますので、メモしておくといいでしょう。

2．経費申請書を作成する

会社で指定された申請書のフォーマットに、申請内容を記載します。「仮払経費清算書」「旅費精算書」「交通費清算書」など、目的によって書類が分かれていることもありますので、会社の規定を確認するようにしてください。

また、接待交際費については、不正利用を防ぐために「取引先名」「相手側の名前・役職」「人数」などの記載が求められることもあります。

3．承認をもらい、申請する

申請書ができたら、上長に確認し、内容に問題が無ければ押印をもらいます。その後、領収書やレシートを添付の上、経理部に提出します。

4．経理担当者が内容を確認

経理部の方では、申請書と領収書を精査し、経費として計上可能かどうか確認を行います。問題がなければ、精算となります。

5．費用の払い戻し

精算が認められると、立て替えていた費用が社員に払い戻されます。支払日や支払方法は、会社の規定によって様々です。口座に振り込まれる場合や、その場で申請書を確認して、すぐに現金を手渡しする会社もあります。

精算の頻度も、経費が発生する都度行う会社もあれば、定期的に締め日を設けてまとめて支払う会社もあります。一般的には、月1回締め日を設けて、給料と同じタイミングで支払う企業が多くなっています。

適切な経費精算を行ってもらうポイント

社員にスムーズに経費精算を行ったもらうためにできる、3つのポイントを紹介します。

経費精算システムの使用

経費精算システムとは、申請書の作成や承認、提出、支払い手続き、会計仕分といった経費精算に関する業務をシステム上で遂行できるものです。例えば、これまで手書きで作成していた申請書をシステム上で入力し、そのままボタンひとつで提出できるようになったり、領収書をスマホで撮影して添付できたり、精算業務の手間を大幅に削減することができます。

他にも、記載ミスがあってもすぐに手直しできる、外出先からでも申請できるといったメリットがあります。

法人カードやICカードを利用する

社員に法人向けクレジットカードを渡す方法も有効です。社員が費用を立て替える必要がなくなるため、そもそも経費精算が発生しませんし、購入履歴を取り込めば申請書作成の手間も削減できます。

また、交通系ICカードを配布して移動時の支払いに使う方法もあります。カードから情報を読み取るだけで日付や経路、金額をデータ化できるため、いちいち書き起こす手間を省くことができます。

社内周知の徹底

経費精算の締め日を月1回設けている会社だと、締め日の直前に申請が殺到して経理の業務を圧迫したり、締め切りを忘れて提出が遅れる社員が多くなりがちです。

経費精算は書類を提出したら終わりではなく、内容を確認して不備があれば差し戻しも発生します。清算手順とともに、余裕をもって申請することを社内で啓蒙するといいでしょう。

経費精算システムの便利な4つの機能

前述でも紹介した通り、経費精算システムを導入することで、精算にかかる手間を大幅に削減することができます。経費精算システムの代表的な機能を4つ紹介します。

データ連携

ICカードやクレジットカードとデータ連携できる機能があると、乗車した電車の経路や運賃、購入した品物や購入先の店舗名などを、システムに自動で取り込むことができます。いちいち申請書に手入力する手間を削減できるだけでなく、入力ミスも防止できるため、経理担当者の確認もスムーズに進みます。

他にも、会計ソフトや給与ソフトとデータ連携できる機能もあります。清算処理の終わったデータを、会計ソフトや給与ソフトに自動で反映し、勘定仕訳まで完了させることができるため、手入力によるヒューマンエラーの防止になります。

申請・承認機能

システム内で作成した申請書を、そのままシステム内で上長や経理部に共有し、承認や提出を完了できる製品もあります。従来の申請手順では、パソコン上で作成した申請書をプリントアウトし、上長に押印をもらう必要がありました。システムを利用すればこれらの手順を削減でき、ペーパーレス化を実現できます。

電子データ保存

2022年1月に「改正電子帳簿保存法」が施行されたことから、紙の領収書の電子化、スマートフォンで撮影した領収書の画像データの保存、電子データを活用した経費精算が認められるようになりました。紙の申請書や領収書の保管する場所を削減できますので、電子データ保存機能があるシステムを選ぶことがおすすめです。

スマートフォン対応

スマートフォン対応の精算システムであれば、スマホで撮影した領収書やレシートの画像データを、直接システムに取り込むことができます。外出先や出張先で経費が発生したときに、その場で経費申請ができるため、申請漏れを防止でき、よりスムーズに経費処理を進めることができます。

適切な経費計上を心掛けよう

経費は、社員が業務を遂行する上で欠かせない社内制度です。しかし、万が一不正な経費が計上されてしまうと、会社にとって大きなマイナスを生み出す結果になりかねません。

人的ミスを防ぎ、経費精算業務を効率化したい場合には、経費精算システムを導入することがおすすめです。経理部だけでなく、申請する社員にとっても大幅な手間の削減になりますので、検討してみてはいかがでしょうか。