人事管理ソフトの機能、メリット、選定のポイントを徹底解説!

働き方改革や多様な働き方を推進する上で人材管理の重要性が高まる中、従業員の資質や行動特性を見える化するツールとして注目されているのが、人事管理ソフトです。

人事評価で得られた情報を多角的な視点で分析し、適材適所への人材配置につなげて会社や組織の生産性向上を目指せます。

近年では、クラウド型の人事管理ソフトが普及し始めており、テレワークにも対応できる利便性とセキュリティの確保を両立できるのが特徴的です。

人事管理ソフトの選び方や、導入後に発揮できる効果について解説します。 

人事管理ソフトとは? 

人事管理ソフトとは、給与計算の基礎となる勤怠管理をはじめ、人事評価やタレントマネジメントを通じて適材適所への人材配置を支援する機能を持つソフトウェアです。

人事に関するあらゆる情報を一元管理できる人事管理システムの機能を、目的や用途ごとに分類したソフトと考えることもできます。 

人事管理に必要な機能がワンセットになっているのが人事管理システムのメリットなのに対し、人事管理ソフトでは企業のニーズに応じて使いやすいソフトを組み合わせて利用できることがメリットです。

外部のアプリケーションと連携して、複数のソフト内に蓄積されたデータを活用する機能を持つ人事管理ソフトもあります。導入にあたっては、自社の制度に合わせたソフトのカスタマイズが必須であり、ソフト販売元や代理店のサポートを受けられるのが一般的です。 

人事管理ソフトの種類 

ソフトウェアの種類は、利用できる機器やデータの管理方法によって3種類に分けられます。

導入後のカスタマイズが制限されている場合があるので、ソフトの種類を決める前に人事管理ソフトを使って解決したい課題を洗い出すことが大切です。ソフトごとの特徴やメリット・デメリット、利用される主な場面について説明します。 

1.クラウド型ソフト 

インターネット経由で利用するタイプのソフトやサービスで、場所を選ばずに利用できるのが特徴です。サービスを提供する会社がサーバーを設置・管理しているため、企業側でサーバーを用意する必要がありません。

GmailなどのWebメールや携帯電話各社のバックアップサービスが身近です。低コストで導入でき、メンテナンスやデータバックアップの手間も省けるメリットを持っています。

一方、カスタマイズはサービスメニューの範囲に限定され、企業独自の機能を追加しにくいのがデメリットです。複数拠点への対応やBCP対策の一環として、ファイルサーバーに代わり、クラウドストレージを導入する企業も増えています。 

2.オンプレミス型(インストール型)ソフト 

サーバー等の機器やソフトを自社で準備して運用する仕組みで、導入するソフトの選択肢やシステム構築の自由度が高いのが特徴です。

ソフトの利用場所がサーバーを設置した拠点に限られるのが基本ですが、VPN(仮想専用線)を経由して社外から利用することもできます。パソコンにインストールして利用するタイプのソフトが代表例です。

高度なセキュリティを確保できるメリットがある反面、初期費用やメンテナンス費用が高額になることと、データバックアップなど運用の手間がかかるのがデメリットです。

機密度の高いデータを社内サーバーに置いた上で、クラウド型のソフトを活用する「ハイブリッドクラウド」という形でシステムを運用する企業もみられます。 

3.ERP型ソフト 

特定分野の業務を一元管理するソフトで、オールインワン型の統合業務システム(ERP)より短期間・低コストで導入可能です。

ERPは「Enterprise Resource Planning」の略語で、企業の経営資源(ヒト・モノ・カネ)と蓄積された情報を有効活用する計画を意味します。

ソフトといっても、情報を集約する面ではシステムに匹敵する機能を持っており、クラウド・オンプレミス両方の運用に対応しているのが特徴です。 

人事管理ソフトの効果とメリット 

人事に関する情報を集約・データベース化することで、説得力をもった人事戦略を立てやすくなります。

同時に、残業時間や休暇の取得状況も可視化されるため、労務管理の適正化や従業員のマルチスキル化の検討にも効果的です。人事管理ソフトを導入することで実感できる、3つのメリットについて説明します。 

1.人事業務の効率化 

履歴書やマイナンバーなど従業員の個人情報を、拠点ごとの管理から人事管理ソフトによる一元管理に切り替えることで、情報検索が簡単になるなど人事業務の効率化を実現可能です。

履歴書など紙媒体の書類をデータ化した後は、各種手続きに必要な書類作成が簡単になる他、社会保険・雇用保険などの電子申請を通じて入退職手続きのスピードアップにもつながります。

紙媒体で起こりがちだった、情報の紛失や盗み見のリスクも軽減できるでしょう。クラウド型の人事管理ソフトでは、遠距離の拠点やテレワークでも情報の共有・管理が可能です。 

2.評価制度の見直しが可能 

人事管理ソフトに実装された評価制度やデータ分析機能の活用を前提に、現状の人事評価制度を見直すきっかけにつなげることができます。

評価のバラつき(甘辛)を調整した上で評価結果を可視化できるため、評価の制度と客観性が高まるのがメリットです。

評価結果をもとに、給与改定や賞与額のシミュレーション機能を備えるソフトもあり、給与額に関する従業員の納得度向上にもつながります。

従業員間の行動特性の比較や過去のデータ参照も簡単に行えるので、多角的な視点から人材配置や組織編成を検討できて便利です。 

3.働き方改革の実現 

勤怠管理機能を備えた人事管理ソフトでは、労働時間や休暇の取得状況を可視化できるため、長時間労働の削減をはじめとする働き方改革の実現を目指せます。

残業時間や在社時間を把握して長時間労働が発生する傾向をさぐり、職場の意識変革や業務分担の見直しを促す材料とすることもできます。

 2020年4月からは、一定の条件を満たす従業員に対する年5日以上の有休取得が義務づけられているため、有給休暇の取得状況の管理も必須です。

多様かつ柔軟な働き方への関心が高まっている現状もあり、雇用形態や労働契約ごとの勤怠管理を行うために人事管理ソフトを導入する企業が増えています。 

人事管理ソフト選び 5つのポイント 

自社の文化や企業理念に合った人事管理ソフト選びが、人事管理制度を効果的に運用する上では大切になってきます。

人事管理ソフトの導入時や運用開始後のサポート体制も、人事管理を円滑に推進するためには重要です。

経営層や人事部門が必ずチェックしておきたい、人事管理ソフトを選ぶ5つのポイントについて説明します。 

1.自社に合った導入方法を選ぶ 

人事評価制度の拡充や労務管理の省力化など、自社の課題に合わせた人事管理ソフトを選択することが、人事業務の質を上げる、すなわち従業員満足度を高めるための第一歩です。

従業員数や拠点数、将来的に機能拡大を行う可能性を考慮して、オンプレミス型ソフトを導入(自社でソフトを開発)するのか、クラウド型ソフトを導入するのかを見極めていくことになります。

他のシステムと連携することを前提に、特定の分野に強みを持つソフトや自社開発のソフトを組み合わせることも有効です。 

2.他システムとの連携が可能か(API連携) 

情報の有効活用と運用コスト削減の両立を実現するためには、既存のソフトやシステムと連携を取る機能を持つ人事管理ソフトを利用することがポイントです。

勤怠管理ソフトや給与計算ソフト等と「API」で接続してデータをやりとりすることで、データの一元管理によるメリットも高まるでしょう。

ビジネスチャットツールとの連携も、テレワークの推進や従業員とのコミュニケーションの質向上を図るには重要です。人事評価や目標管理を得意とする「あしたのクラウドHR」では、Slackと連携して評価依頼やリマインダーなどの通知を受け取れます。 

3.操作性に優れているか 

人事管理制度を社内全体に根付かせるためには、ソフトの使いやすさも重要な判断基準です。

人事管理ソフトに優れた機能が実装されていても、使い方が難しければソフトが活用されず、評価制度を含む人事戦略が形骸化してしまう恐れがあります。人事部門では、データ集計のしやすさや処理速度も判断指標の一つです。

無料体験版やデモ環境を活用して、自社が持つ課題を解決できるか、柔軟な設定変更に対応しているか等あらゆる角度からの検証をおすすめします。各部署の管理職を交えて検証すると、システム導入後のイメージを形成しやすいでしょう。 

4.セキュリティは強固か 

人事管理ソフトでは、マイナンバーや従業員の個人情報を多数取り扱うため、高いレベルのセキュリティ対策が求められます。

万一個人情報が漏えいすると、企業自体の信用度を下げ、従業員が働く意欲を削ぐ事態となるからです。少なくとも、利用者別にアクセス権限を設定する機能や、操作日時や内容をログとして記録する機能は必須でしょう。

別途、社内のネットワークやパソコン等のセキュリティ対策も必要です。特に、クラウドサービスを利用する場合は外部のサーバーに情報を保管する(預ける)ため、プライバシーマーク(Pマーク)制度の認定やISMS認証を受けている企業との契約をおすすめします。 

5.サポートは充実しているか 

人事管理ソフトの導入後も長期にわたり使い続けるためには、サポート体制の充実度を確認しておく必要があります。

使い方に対するわかりやすい説明や、トラブル発生時の迅速な対応は欠かせません。リモートサポートや訪問サポートの提供があれば、さらに安心です。

人事制度の見直しからクラウド型ソフトの導入・運用定着まで徹底的にサポートする企業もあり、ソフト導入を機に人事制度の改革を考える企業には強い味方となるでしょう。

なお、オンプレミス型ソフトの場合は、ソフト側のサポートに加え、サーバー等に不具合が生じた際の保守体制についても検討しておきましょう。 

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