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復命書の意味とは?書き方や書く時のポイント、すぐに使える役立つ例文を紹介!

復命書とは、上司からの指示で会議に出席したり出張したりした場合に、その内容について報告する書類のことを指します。

主に官公庁や自治体で使われる文書の呼び名です。報告書であるため、文書の目的・内容が読んだ人にはっきりとわかるよう作成することがポイントになります。

ここでは企業でも使われる復命書について、書き方や役立つ例文をご紹介します。

復命書とは

復命書とは、調査や打ち合わせを命じられ、出張した場合などにその報告書として作成する文書を言います。ここでは、復命書の意味と官公庁での使用目的について解説します。

復命書の意味とは

「復命」とは、命令に従っておこなった事柄の、途中経過および結果を指示をした人に対して報告することを指します。

一般的に「報告書」と呼ばれる文書と同じ立ち位置ですが、報告書がすべての事柄の報告に使用されるのに対して、復命書は「命令を受けておこなったこと」という縛りがあります。

そのため「命令書」という指示が書かれた書類と対をなすのが復命書です。復命書には、命令書で指示された内容が遂行されたかがわかるように書かれていなければいけません。

官公庁の証拠書類で使われる復命書

官公庁や自治体では、職員が指示をうけて出張した場合、すみやかに復命書を提出しなければならないとされています。復命書には、出張・会議などの経過と結果を記載し、上司に提出します。

例えば出張であれば、復命書には、指示をうけた用件・出発日・帰社日・公用車利用の有無・結果報告等を記載する欄があります。また、復命書を閲覧した上司の押印欄があるケースもあります。

指示が確実に遂行されたかを、証明する証拠書類の役割を果たすと同時に、指示の実行にかかった経費が目的通り使用されたかを証明します。

官公庁や自治体は税金を財源に活動しています。そのため、税金が正しく使われたかを明らかにする公文書として、復命書が使用されています。

企業における復命書とは

企業では指示を受けた際に提出する文書は、報告書が一般的です。報告書は復命書とは異なり、どのような活動でも使用できる書類です。

例えば、従業員が自主的に企画・実行した節電のプロジェクトで、途中経過と成果を上司に共有する場合、報告書を作成します。

復命書は「命令を受けて実行したこと」ですので、従業員が自発的に行った活動で使用するのは適切ではありません。企業内での復命書は、出張や研修などに参加したあとの報告の形式で利用されます。

【企業内で復命書が使用されるケース】

  • 出張
  • 会議への出席
  • 研修への出席

「復命」という言葉自体が馴染みがありませんので、指示を受けた行動を明確にモレなく報告するというポイントをしっかりと押さえておきましょう。

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復命書の書き方

それでは実際に復命書をどのように作成するのか、基本の書き方をご紹介します。

復命書に記載する一般的な項目

復命書には、下記の項目について記載します。

  • 報告した年月日
  • 所属する部署名および報告する従業員の氏名
  • 何に対する報告なのかわかるような表題
  • 指示を実行した日時
  • 指示を実行した場所
  • 指示を受けて行った行動の目的や内容の概要
  • 本文
  • 所感
  • 添付資料

報告した年月日

復命書を作成した年月日を記載します。西暦か元号かの記載方法は、社内ルールに統一しましょう。

所属する部署名および報告する従業員の氏名

復命書を作成する本人が所属する部署の正式名称と、氏名を記載します。役職付きであれば、部署名の次に役職名も記載しましょう。

表題

復命書のタイトルです。「セミナー参加のための出張報告」「新入社員研修への参加報告」というように、どのような指示を受けたかがわかるように書きます。出張の目的や研修名について具体的に記載しておくと、目を通す上司がひと目で文書の目的を理解できます。

指示を実行した日時

出張や研修の日付を記載します。複数日にまたがる活動の場合は、出発日と戻りの日を記載しましょう。

指示を実行した場所

出張や研修で訪れた場所を記載します。訪問先が複数ある場合は、かならずすべての場所を記入しましょう。

指示を受けて行った行動の目的や内容の概要

出張や研修の概要を記載します。わかりやすいように目的・内容を数行でまとめましょう。

本文

出張や研修の内容とポイントを記載します。このとき、受けた命令(指示)がきちんと行われたのか、わかるように書かなくてはいけません。例えば、既存顧客に収めている機器のアフターフォローで出張訪問したケースでは、機器の点検箇所・不具合の有無・フォロー後の顧客の満足度等を記載します。

所感

出張や研修で感じた改善点や、今後の業務に生かせる提案を記載します。

添付資料

出張で使用した経費や、研修・会議で受け取った資料などを添付します。

復命書を書くときのポイント

復命書は報告書の意味をかねているため、わかりやすく書かなければいけません。明確にポイントを絞って復命書を作成するときに気をつけるべきことをご紹介します。

出張や研修の実施後、すぐに作成する

まず大切なのが、指示の実行から復命書の作成まで、不必要に間隔をあけないことです。あとで書こうと放置していると、記載するべき出張の詳細や研修での気づきを忘れてしまう可能性があります。復命書の作成には、用件から帰社した際になるべく早く取りかかりましょう。

訪問先名称や研修の講師名等、正確に詳細を書く

復命書は報告書ですから、内容に誤りがあってはいけません。出張で訪問した先や、研修を実施した講師の名前など、詳細に誤りがないよう気を付けて記入しましょう。書き終わった際は、見返し、情報に誤りがないか必ず確認しましょう。

本文は時系列を意識し、ポイントをまとめる

出張や研修の内容について記載する本文では、まず時系列を意識しましょう。日時や流れがバラバラでは、読み手が混乱します。

ただし、ダラダラとすべての事柄を記載するのは禁物です。読み手が知りたい現場で実際に行われたこと、その結果得られた成果についてポイントを絞りまとめるとよいでしょう。

所感には業務に生かせる提案を記載する

所感は、ただの感想ではありません。出張や研修で得た経験から、自分の業務になにが生かせるかを考え、提案という形で記載しましょう。提案までまとまらない場合は、研修で得た学び等を記載するといいでしょう。

研修資料や請求書は忘れずに添付する

参考資料は、従業員が確実に指示を実行したという証明になります。そのため、研修で受け取った資料や、出張に使った経費のレシートは忘れずに復命書に添付しましょう(※経費レシートは旅費精算書に添付する場合もあります)。

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復命書の例文

最後に、上司の指示で出張を行った際の復命書で利用できる例文をご紹介します。

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【出張の復命書の例】

表題:〇〇案件の提案についての出張報告

作成日時:○○○〇年〇月〇日

報告者所属部署:営業部第二課

報告者氏名:△△ △△△

出張先:〇〇県○○市 ○○企業 担当〇〇様

目的:新しいクラウドシステム導入の提案

出張日:〇〇〇〇年〇月〇日~〇月〇日

概要:先方から当社のサービスについて〇月〇日に問い合わせを受けた。メール・電話でのヒアリングの結果、非常に確度の高い興味を持っており、今期での導入を検討中とのこと。先方の課題を事前にヒアリングし、課題解決を反映した提案プランと見積もりを掲示した。

本文:〇月〇日に、〇〇企業の担当〇〇様を訪問。先方の参加者は人事部リーダーと担当者である〇〇様の2名。

働き方改革の法改正をうけ、新しい人事評価制度を設計中とのこと。そのため、評価を各部署の上長と共有し、賞与や給与の反映に簡単に利用できないかを考えている。

●先方の課題

・人事評価制度の設計はできるが、それが適切であるか外部パートナーと確かめたい

・各社員の定期面談の評価を、各部署のマネージャーレベル以上の役職と共有したい

●当方の提案

・システム導入までの流れを簡単に説明

・先方の課題に焦点を当てながら、システムの利用方法をデモし、利用後のイメージを持ってもらう

当日ヒアリングの結果、営業部での目標管理にも課題を抱えていることが判明。当社の別サービスを紹介したうえで、見積もりの掲示。1週間ほど検討するとのことで、アポイント終了後に提案資料と見積もりをメールにて送付。来週に再度確認の連絡をとる。

所感:アフターフォローについても気にされていたので、次のアプローチまでに導入時のサポートについての説明資料を送付する。

添付資料経費:宿泊先、交通費のレシートは別紙参照。

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復命書はポイントを絞って作成しよう

復命書は、指示をうけて行ったことを報告するための書類です。

そのため、出張や研修の概要、実際に行ったことの内容、得た学びや次のアクションについて要点を絞りながら記載することが大切です。

復命書を作成する際は、情報に間違いのないよう気を付けて作成しましょう。

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