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帳票とは?伝票との違いは?帳票の意味や種類・電子化のメリット

企業活動において重要な存在である「帳票」。

経理が管理する書類だから、自分には特に関係ない、把握する必要はないと思っていませんか? 帳票は、普段の業務とも密接に関連する、とても重要な書類です。

本記事では、帳票の意味や種類、法律上の保存期間や電子化のメリットなどについて解説します。

帳票とは?

業務や取引の内容が記載されている帳票。まずは、帳票の意味や類似書類との違いを解説していきます。

帳票の意味

帳票は、帳簿や伝票のことを指す会計用語で、広義には、様式にこだわらず、契約書や説明書、約款といった定型文書を扱う書類全般を指すこともあります。

規定の項目を記入して記録をとるための記入用紙や、データを整理して一覧表などに取りまとめた文書、契約や取引の際に相手方に伝達・通知するために作成される書類といったものも帳票に分類されます。

具体的には、財務諸表や売上帳、出納帳、仕訳帳などの帳簿類、売上伝票や入出金伝票といった各種伝票類、申込書や申請書、同意書といった記入用紙などが帳票にあたります。

伝票や証憑との違い

帳票と混同されがちな書類に、「伝票」と「証憑」といった書類があります。

伝票とは、会計上のお金の流れを記録している書類の総称です。金額や日付といった仕訳に必要な最低限の情報が記入されており、伝票の内容をもとに総勘定元帳が作成されます。

現金の増減を起票する「入金伝票」「出金伝票」、それ以外の取引も起票する「振替伝票」、仕入と売上の増加を起票する「仕入伝票」「売上伝票」があります。

証憑は、契約や取引の証拠となる書類のことです。売上関係の契約書や請求書、領収書、仕入れ関連の納品書や注文書、人事関連の履歴書、給与明細書、退職届、その他にも各種契約書が含まれます。

前述の通り、帳票とは、帳簿や伝票を指す会計用語で、広義には契約書など取引や業務に関する書類も含みます。つまり、伝票や証憑は帳票の一種であり、定義の広さに違いがあるということです。

帳票の種類

それでは、帳票の具体的な種類を紹介していきます。一般的に、帳票とは「帳簿」の「伝票」のことを指しますが、本項では、帳簿と伝票の他にも、広義で帳票に含まれる証憑書類についても解説していきます。

帳簿類

帳簿は、会社や店舗で行われる取引を記録したものです。

主に、会社の経営状況を把握するために記録されます。伝票を登録したあとに帳簿に反映させ、そこから元帳に転記していく方式が一般的な簿記の流れです。

仕訳ルールに従って「仕訳帳」に記録し、それをさらに「総勘定元帳」に記録していきます。より詳細な記録を残すときは、補助簿を作成する場合もあります。

具体的には、以下の書類が帳簿に分類されます。

  • 仕訳帳:日々の取引内容を、発生順に記録していきます。複式簿記を行うために必要不可欠な書類です。
  • 総勘定元帳:仕訳帳から、勘定項目(取引内容の名目)ごとに分類し記録したものです。こちらも、複式簿記では必須の書類です。
  • 現金出納帳:現金の出入りをまとめたものです。
  • 預金出納帳:口座上の預金の出入りをまとめたものです。
  • 固定資産台帳:減価償却をする必要がある固定資産の情報をまとめています。減価償却とは、経年と共に価値が薄れていく資産の費用を、使用期間内で分割して計上することです。
  • 経費帳:業務で発生した必要経費をまとめたものです。
  • 買掛帳:仕入れ先ごとで取引をまとめている書類です。
  • 売掛帳:得意先ごとに取引をまとめている書類です。

伝票類

伝票は、取引に関するお金の動きなどを記入した紙片です。

前項で説明した通り、一般的な複式簿記においては、取引を発生順に記録した仕訳帳から、勘定項目ごとに取りまとめて総勘定元帳に転記していきます。

しかし、仕訳帳は基本的に1冊しかないため、膨大な取引を1冊の仕訳帳で管理すると作業が煩雑になってしまいます。

そこで、取引の各担当者が入手金や取引内容など最低限の取引内容を伝票に記入し、伝票から総勘定元帳に転記する「伝票制」が広く採用されています

伝票制をとることで、記帳を各担当者に分担し、転記の効率化をはかる仕組みです。

伝票の種類は、以下の通りです。

  • 入出金伝票:現金の入出金の記録を記載します。資産が増えたり減ったりしない場合でも、現金の出入りがあった場合に起票されるのが特徴です。
  • 振替伝票:商品の売買を後払いで行った場合など、現金が関わらない取引があった場合に起票されます。
  • 仕入伝票、売上伝票:翌月以降に決算が行われる場合など、現金によらない仕入や売上が発生したときに起票します。

証憑類

証憑は、契約や取引の証拠となる書類です。広義には、証憑の類も帳票に含まれるものとされています。

証憑には、履歴書や給料明細といった「雇用契約」に関する書類も含まれますが、本項では売買契約などの業務に関する取引で発生する証憑を紹介します。

  • 契約書:契約内容を提示し、契約成立を証明するための書類です。
  • 請求書:取引先に請求する報酬金額を提示した書類です。
  • 領収書:報酬の支払いなど、金銭の受領が完了したことを証する書類です。
  • 納品書:納品する商品やサービスの中身を記載し、納品が完了したことを証明する書類です。
  • 注文書:注文の内容と意思表示を注文者が示す書類です。
  • 見積書:報酬や費用の見込み額を通知する書類です。

帳票の保存期間と保存方法

会計内容を証明する帳票書類は、法律で保存期間が定められています。保存期間と保存方法について解説していきます。

保存期間

帳票の保存期間は、法律や書類の種類によって定められた保存期間が異なります。

まず、法人税法における保存期間です。総勘定元帳や損益計算書といった決算関係書類、各種伝票といった現金預金の取引記録の保存期間は7年見積書や納品書などの保存は5年間となっています。

ただし、欠損金が生じた年度については、9年の保存が必要です。ただし、前々年度の所得が300万円以下の事業者については5年間とされています。

また、会社法における帳簿類の保存期間は10年間と定められています。領収書や見積書、預金通帳の保存は7年間です。税制法とは期間が異なるため、注意が必要です。

保存方法

原則としては、帳票は全て紙で保存しなければなりません。電子データだと改ざんの可能性があるため、パソコンで作成した書類も全て紙に印刷してファイリングする必要があります。

ただし、あらかじめ所轄の税務署に届け出ることで、帳票を電子データのまま保存できる制度があります。

条件を満たせば電子データでの保存が可能で、一定の書類についてはスキャナーで取り込んだデータの保存も認められています。ただし、税務調査が入るとプリントアウトを求められることもあるようです。

帳票を電子化するメリット

帳票の保存期間は5年~10年と長期に渡るうえ、企業規模が大きくなるほど量も膨大になります。

そこで、帳票を電子データ化して保存する企業も増えています。帳票を電子化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

コスト削減

最も大きなメリットが、大幅なコストカットを見込めることです。

ペーパーレスが実現することで、用紙の費用が削減できるだけでなく、印刷にかかる経費や手間、ファイリング作業、保管スペース、書類そのものの維持管理など、あらゆる経費や手間の削減を見込むことができます。

セキュリティ強化

誰もがアクセスすることが容易な紙の書類の場合、書類の紛失や機密情報の流出が懸念されますが、電子データであればアクセスを制限することができます。

また、誰がどの情報を閲覧したのか、アクセス記録をとることも可能です。管理を徹底でき、情報漏洩の抑止につながります。

経理業務の効率化

帳票を紙で保管するためには、印刷、仕分け、ファイリングといった膨大な手間と時間がかかります。

特に大変なのが、過去のデータを検索するときです。場合によっては倉庫に保管されている古い帳簿を見つけ出すことになり、数日を要することも少なくありません。

電子データであれば、検索条件を指定することで、必要な時に容易にデータを参照することが可能です。

人件費を削減できるだけでなく、問い合わせにも迅速に対応できるというメリットもあります。

帳票管理の整備とともに人事評価制度の見直しを

帳票は、経理が管理しているだけでなく、日常の業務と密接に関連する重要な書類です。紙での保存が原則とされていますが、電子データ化することで、コストカットや業務効率化を期待できます。

帳票の管理体制を見直す際は、同時に人事評価制度の見直しも合わせて行うことがおすすめです。

人材を正確に評価して適材適所の配置を実現することで、業務の効率化だけでなく従業員のモチベーション向上にもつながります。

企業としてさらなる成長を目指すために、帳票管理と合わせて人事評価の見直しを行ってみてはいかがでしょうか。

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