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RPAとは?注目される理由やメリット、導入事例を紹介

RPAとは、事務業務などを自動化するツールです。人間が行なっている作業を機械に代替させることによって、業務の効率化や生産性向上に導く効果が期待されています。

業務改善を目指す企業経営者や人事担当者は、活用が普及しているRPAの魅力を理解しておくことが望まれます。そこで、RPAの概要やAI(人工知能)との違い、導入のメリットや注目される背景、導入事例を紹介します。

RPAとは?

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、事務作業を自動化するためのソフトウエアや、あるいはソフトウエアロボットによって業務を自動化することを指します。

RPAによって自動化できるのは、主にPCを使ったルーチン作業です。例えば、データの集計作業や、入力業務、紙媒体の資料を電子データに転記するといったような、一定のパターンに沿った作業を得意とします。

また、AI(人工知能)といった高度技術の開発が進められていくにつれて、機械学習を応用してより複雑な作業を高い精度で処理できるツールも生まれつつある状況です。

AI(人工知能)とRPAの違い

AIとRPAは深い関係にあります。

AIとは「Artificial Intelligence」の略で、広く「人工知能」と呼ばれます。

AIはデータを処理するプログラムや、複数のプログラムの総体を指すことがありますが、一般的なプログラムとAIとの最大の違いは、AIは自ら学習することによって人間が逐一指示しなくてもパフォーマンスを改善させられる点です。

RPAは業務を自動化するソフトウエアであり、特に単純作業の場合には一定のパターンさえ命令すれば業務を遂行できるケースもあります。

しかし、RPAにAIを応用すれば、これまで人間しかできなかった複雑な業務も、RPAによる代替が可能になるとして開発が進められている状況なのです。

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RPA導入のメリット

RPAを導入するメリットはさまざまです。ここでは主なメリットを4つ紹介します。

1.人件費の削減

RPAを導入すれば、人件費の削減が可能です。企業活動では、データ入力や集計のように処理しなければならない事務作業が大量に発生します。

通常は、そのために労働時間を増やしたり追加人員を雇用したりする必要があるので、企業は人件費を負担しなければなりません。

しかし、RPAがあれば従来は人が行うしかなかった作業も機械化が可能です。結果的に人件費の節約につながります。

2.自動化による業務効率化

業務効率化の効果もあります。RPAは、単純であるものの量が膨大であるために手間や時間がかかる作業を自動化することが特に得意です。

人間は処理しなければならないデータを用意し、作業内容を設定しておけば、後はロボットが自動で作業を実行します。

これまでリソースを費やしていた作業が大幅に効率化できるので、より付加価値の高い別の業務に時間を割けるようになるのです。

3.人的ミスの削減

ヒューマンエラーを減らす効果も期待できます。人が作業をする場合、複雑な作業だけでなく単純作業であっても人的なミスはつきものです。

例えば、データ入力業務では本来参照すべきでないデータを参照して入力しまったり、入力の際に単純なタイプミスをしたりといった可能性はゼロではありません。

このようなミスは、データ分析や顧客とのコミュニケーションといった他の活動にも影響を与えかねない問題です。RPAは命令に従って正確にデータを処理するため、人間が起こす可能性のある「ポカミス」の防止に役立ちます。

4.労働時間の削減

労働時間の削減も、大きなメリットの1つです。特に大きなデータを扱うようなケースでは、データの転記といった単純な業務であってもデータの用意、内容の確認、コピーペースト、漏れのチェックなどで数多くの作業が発生します。

人間が行うには、作業そのものにもチェックにも時間をかける必要があり、労働時間の増加につながります。

一方、RPAを導入すれば人間の作業が減るため、労働時間を削減できるでしょう。

また、機械であれば人間よりも高速の処理ができるため総作業時間の短縮も期待できます。

RPAが注目される理由

RPAは、現在広く注目されているツールです。現在、RPAが広く取り上げられているのには、どのような理由があるのでしょうか。ここでは、RPAが注目されている背景を紹介します。

1.少子高齢化による労働力不足

日本国内において少子高齢化によって労働力が不足していることが、注目される背景の1つとして挙げられます。

国内人口のうち、15歳から64歳の層を「生産年齢人口」と呼びますが、このボリュームは1995年の8716万人をピークに減少を続けており、2015年には実績値で7629万人でした。

さらに今後も縮小し、2030年に6773万人、2040年には5787万人にまで減ることが予測されています。

つまり、事業活動に必要な人手を確保することがより厳しさを増しつつある状況なのです。

こういった背景の中、RPAはルーチン業務を自動化することで、人手不足を補う解決策として期待されています。また、RPAは利用するだけであれば高度なITスキルは不要であるという点も、労働力不足の中で注目される理由の1つでしょう。

2.働き方改革の推進

働き方改革が推進されていることも、RPAが注目されている背景として挙げられます。

長時間労働の是正は働き方改革の主要なテーマの1つであり、官民は一体となってさまざまな取り組みを進めてきました。

厚生労働省が推進してきた働き方改革関連法には、残業時間の罰則付き上限規定が盛り込まれ、事業者は対応を迫られています。

もっとも、事業者側も法律を遵守するためだけでなく、社員の健康を守り貴重な人材をつなぎ止めるための取り組みとして労働環境の改善、そして労働時間の短縮を図っている状況です。

RPAはこれまで人が行なっていた作業を機械に代替させることで、労働時間の短縮を実現させます。

その結果、長時間労働を前提としていた働き方が変化し、柔軟な働き方に対応できるようになるのです。

3.スマート自治体への転換

現在、地方自治体の行政運営を効率化する動きがあり、こういった方針もRPAが注目される背景として挙げられます。

地方自治体は、医療・介護や教育、インフラ整備といった行政サービスの実質的な担い手として重要な役割を持つ機関です。

しかし、産業界で人手不足が叫ばれる中、地方自治体も例外ではなく、行政を実行するための人材が圧倒的に不足しています。

そこで注目されるのが「スマート自治体」というコンセプトです。

これは労働力の不足という制約がある中でも行政としての機能を果たすために、運用体制の合理化や業務の効率化を目指すという考えを指します。

スマート自治体を実現する手段としてAIやロボティクスによる事務作業の自動処理が掲げられており、RPAの活用が期待されているのです。

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RPA導入事例

RPAを有効に利用するには、成功事例を知ることが効果的です。ここではRPAの導入事例について紹介します。

1.事務処理業務の自動化(みずほ銀行)

みずほ銀行ではオペレーショナルエクセレンス推進部において、RPAによるグループ全体の業務効率化を推進しています。

同行では、2つのアプローチに分けてRPA化を進めてきました。1つ目は銀行内のバックオフィス業務で、これは支店の共通の取り組みとなり導入評価も実施します。

2つ目は職員の身の回り業務で、RPAツールを個々人の裁量で活用させて業務効率化を図るという取り組みです。

自動化の推進にあたっては、オペレーショナルエクセレンス推進部を中心に、部署ごとに管理者が担当者を選抜して水平展開を図るという体制が構築されています。

この取り組みによって、システムから情報を定期的にダウンロードするといった定型業務の自動化が実現し、業務効率化に役立ったということです。

2.業務プロセスの自動化(茨城県つくば市)

茨城県つくば市では、市民窓口課や市民税課の業務において業務プロセスを自動化する取り組みを推進してきました。

地方自治体は住民に最も近い距離にあるために、業務量が膨大で業務効率化が難しいというケースは少なくありません。

同市では定型的な業務が多く、なおかつ業務量が膨大で、RPAの導入効果が期待されるという観点から市民窓口課と市民税課に注目。

一例として、異動届出の受理通知に伴う発送簿作成業務をRPA化し、年間83%もの業務時間削減に成功しました。

3.自治体業務の省力化(熊本県宇城市)

熊本県宇城市では、ふるさと納税と時間外申請の業務にRPAを導入しました。

これまで同市ではふるさと納税について職員による手作業の端末操作が発生しており、時間外申請では申請用紙をもとに職員が集計する必要があったのです。

そこで、こういった入力作業や集計作業をRPAによって自動化することで、労働時間の削減に成功し職員の負担を軽減することができました。

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