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社内SNSとは?導入の効果とポイント、おすすめの社内SNS

昨今、社内のコミュニケーションを円滑にするために社内SNSを導入する企業が増えてきています。社内SNSは、メールや会議にかかる時間を削減できるなど、さまざまな効果が期待されているからです。

今回は、社内SNSを導入する前に、理解しておきたい効果やポイント、おすすめの社内SNSについて解説します。

社内SNSとは

はじめに、社内SNSの概要を説明していきましょう。

社内SNSとは、オンラインコミュニティサービスであるSNSを社内用に特化したもので、社内で必要なコミュニケーションを図るためのシステムです。

社内で必要なメッセージやファイルの送受信、個人やグループごとでチャットできる機能などが搭載されています。

これまで社内のコミュニケーションは、内線電話やメールが一般的でした。しかし、作業効率向上やテレワークへの対応などを背景に、近年は社内SNSが注目されています。

社内SNSが注目される理由

スマートフォンの普及により、コミュニケーションのツールとしてSNSが使用されるようになりました。

そして近年では、企業活動においてもSNSが使用され始めています。続いては、社内SNSが注目されるようになった背景を見ていきましょう。

1.テレワーク・在宅勤務の普及

まず大きな要因として考えられるのは、テレワーク・在宅勤務の普及です。

ここ数年、テレワークや在宅勤務を取り入れる企業は増加していましたが、コロナウイルスの影響でその数は一気に急増しました。オフィスに出社せず、リモート環境で働くためには密なコミュニケーションは欠かせません。

在宅勤務の場合内線は使用できず、メールも送付までに時間がかかってしまいます。そのため、スピーディーかつこまめに連絡が取れる社内SNSが注目されているのです。

2.コミュニケーション手段の変化

続いて考えられる要因は、コミュニケーション手段が変化してきていることです。10年ほど前までであれば、電話やメールでのコミュニケーションが当たり前でした。

しかし、スマートフォンの普及により、ほとんどの人がSNSを介してメッセージのやりとりをしている状況で、企業活動におけるコミュニケーションにおいてもSNSが注目されています。

社内SNS導入の効果、メリット

社内SNSを導入する前に、気になるのはその効果やメリットではないでしょうか。社内SNSを活用することでどのような効果が期待できるのか、早速見ていきましょう。

1.コミュニケーションの活性化

社内SNSを活用することで、コミュニケーションがより活性化されます。メールや電話の場合、本当に必要な連絡や報告のみだけを行う側面があります。

社内SNSであれば、気がついたことや思ったことを気軽に送信できるため、これまではできなかったコミュニケーションの機会も増えるでしょう。結果として、コミュニケーションの活性化が見込まれます。

2.ナレッジ共有

社内SNSは、個人チャットの他にグループチャットなども作成できます。そのため、それぞれが持っているナレッジを蓄積することも可能です。

社内SNSを活用することで、これまでミーティングや朝会などといったオフラインの場でしか出なかったナレッジ共有もこまめにできます。

3.プロジェクト進捗管理

社内SNSでは、タスク管理やカレンダー共有などのツールも搭載されています。そのため、進捗管理も一目で分かります。

これまでホワイトボードやエクセルなどで管理していた情報も一元化できるため、作業効率アップも期待できるでしょう。

日本企業の社内SNSの現状

社内SNSを活用することで、組織力や作業効率の向上などさまざまな効果が期待できます。国内でも導入企業は増加していますが、現状どれくらいの企業が活用しているのか、総務省のデータを元に解説していきましょう。

総務省によって2018年に実施された「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究」では、約50%の企業が職場におけるビジネスICTツールについて「導入していない」と回答したことが分かっています。中でも社内SNSはもっとも高く、56%の企業が未導入であることが分かりました。

続いて、社内SNSの利用状況を世界比較で見ていきましょう。日本の導入率23.5%に対して、アメリカでは64.1%、イギリスでは53.6%、ドイツでは45.7%となっており、世界と比較してもかなり導入率が低いことが分かります。

つまり、社内SNSは非常に有益なツールであるにもかかわらず、多くの国内企業は導入できていないということなのです。

(引用先)総務省「図表4-4-2-3ビジネスICTツールの導入状況(国際比較)

社内SNS導入・選定のポイント

社内SNSを導入するにあたって大切なことは、ツールの選定です。

各社さまざまなツールが出ているため、使い方によってツールを選ぶ必要があります。続いて、社内SNSの選定のポイントについて見ていきましょう。

1.導入の目的を明確にする

社内SNSを導入するにいたって、まずは導入目的を明確にしましょう。やみくもに導入しても、「使いづらい」「メールの方が早い」ということになると、導入費だけがかさんでしまいます。あらかじめ何のために導入するのか、社内SNSにどのような働きを期待するのかを明確にし、目的に沿ったSNSを導入しましょう。

2.ファイル共有機能の有無

社内SNSでコミュニケーションをする上で欠かせないのが、ファイル共有機能です。

テキストだけではなく、ファイルを共有できる社内SNSは、非常に便利で作業効率も格段に上がるでしょう。各社さまざまなSNSがありますが、比較検討する際にはファイル共有機能の有無を必ず確認しましょう。

3.セキュリティ対策

社内SNS選定においてもっとも大切なことは、セキュリティ対策です。

国内企業の社内SNS導入が遅れている大きな要因でもあるセキュリティ問題は、発生すると甚大な被害を被ってしまいます。

セキュリティ対策が万全なSNSを使用することはもちろん、使用における社内ルールもしっかりと定めておく必要があります。

おすすめの社内SNS

社内SNSの選び方を理解したら、さっそく社内SNS選びを進めていきましょう。今回は、おすすめの3つのツールをご紹介していきます。それぞれの特徴を理解した上で、自社にぴったりのツールを導入していきましょう。

1.Yammer

Yammerは、マイクロソフトが運営するエンタープライズ向けのソーシャルネットワークサービスです。同じメールアドレスドメインを持つ利用者だけが利用できるため、企業間のコミュニケーションツールとしても使用できます。企業向けのツイッターとも言われ、現在は全世界150万人もの利用者がいます。

Yammerでは、メッセージの送受信はもちろん、ファイル共有、Microsoft Teams、SharePoint、その他のMicrosoft 365との連携もできます。セキュリティ面もしっかりしており、SSL暗号化通信のほかに退職者情報を削除するシステムも搭載されています。プランは複数種類ありますが、一番安いOffice 365 E1は、年間契約で870円〜/月で契約可能です。

2.Chatwork

Chatworkは、グループチャット・個人チャット・タスク管理・ファイル共有・ビデオ通話などが簡単にできるコミュニケーションツールです。複雑な操作は必要なくシンプルなため、社内ツールとしても比較的導入しやすいでしょう。

特に特化しているのが、セキュリティ面です。KDDI株式会社と共同で管理機能を開発しており、実際に大企業や官公庁も導入しています。SSL/TLSを用いてデータを暗号化しているため、第三者に内容を閲覧される心配はありません。

料金も比較的リーズナブルで、ビジネスプランは500円/月・エンタープライズプランは、800円/月の低価格で導入できます。

3.Slack

Slackは、全世界で800万・日本でも50万人が利用しているビジネス向けコミュニケーションツールです。Slackの強みは、他の予定管理ツールや進捗管理ツールなどとの連携できることです。

なお、「あしたのクラウド」も連携が可能で、人事評価のフローで発生したリマインダーをSlack経由で社員に通知することができます。

また、Slackはチームごとでトークルームを分けたり、非公開のトークルームを作成したりもできるので、一つあればさまざまなグループと一緒に利用できます。

料金は、中小企業向けのスタンダードプラン850円/月・プラスプラン1,600円/月の2種類があります。なお、規制の厳しい企業や大企業向けにはエンタープライズグリッドプラン(料金は営業担当に問い合わせ)もあります。

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