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社員名簿とは?保存期間や個人情報取り扱いの注意点を解説

「社員名簿」は、人事や労務担当者が業務で必ず取り扱うことになります。

社員名簿は、法律上の作成義務があり、記載項目や保存期間についても法律で定められていることをご存知でしょうか。日常業務で取り扱う社員名簿については、正しい知識を持っておきたいものです。

この記事では、社員名簿の概要や作成義務、記載項目、保存期間や個人情報取り扱いの注意点などを解説します。

社員名簿(従業員名簿)とは?

社員名簿の概要や作成する目的を解説していきます。

社員名簿について

社員名簿(従業員名簿)とは、社員の氏名や住所、生年月日といった情報を記載した書類です。労働基準法第107条によって、企業は事業所ごとに社員名簿の作成と保存が義務付けられています。

社員を1人でも雇用している事業者は、企業規模に関わらず、必ず社員名簿を作成する義務があります。

事業主が個人事業主だったとしても、雇用している社員がいる場合は、名簿を作成して社員の情報を正確に把握しておかなければいけないのです。

違反した場合、30万円以下の罰金刑が課せられますので、名簿は必ず作成する必要があります。

また、名簿は、社員につき1枚ずつ作成し、社員が入退社したり、結婚して名字が変わったりしたときは、内容を遅延なく更新しなければなりません。

社員名簿を作成する意義

社員名簿は、賃金台帳、出勤簿と合わせて、法定三帳簿のひとつです。法定三帳簿は、労働基準法によって企業規模に関わらず作成が義務付けられるものであり、労働基準監督署の調査が入った際に、提出が求められることもあります。

そのため、法定三帳簿は全て不足なく揃え、内容も漏れや間違いのないように更新しておかなければならないのです。

また、社員名簿に記載されている社員情報は、人事や労務の業務にとって欠かせないものでもあります。例えば、社員の住所情報は交通費の確認・支給に必要ですし、災害が起こったときには緊急連絡先を把握しておかなければいけません

そのため、名簿に記載する社員情報に変更があった際はすぐに申請手続きするよう社員に周知し、名簿の情報は常に最新に保っておく必要があります。

社員名簿に記載すべき対象者

社員名簿に記載すべき対象社員は、雇用している全社員です。

正社員やパートタイムといった雇用形態は関係なく、基本的には雇用契約を結んでいる全ての社員を名簿に記載します。ただし、以下の従業員は対象となりません。

日雇い労働者 労働基準法107条にて、作成義務はないとされています。
派遣労働者 雇用契約は派遣元と結んでいるため、
派遣先で名簿を作成する必要はありません。
代表者・役員 労働基準法の「労働者」にあたらないため、対象となりません。
ただし、社会保険上では会社役員も被保険者となるため、
社会保険事務所の調査に備えて役員の名簿も作成しておいたほうがいいでしょう。

社員名簿の記載項目

社員名簿には、具体的にどのような項目を記載すればいいのでしょうか。名簿に記載する各項目を紹介します。

氏名

社員のフルネームを正確に記載します。旧漢字を使用している氏名も、本人に確認の上正しい表記を行います。

性別

健康診断の案内を出したり、社内の男女比を確認したりする際に性別のデータが必要です。

生年月日

生年月日は、保険加入手続きなどで必要となります。

住所

交通費の支給に必要であるため、現在居住している住所を記載します。

中には住民票と現住所が異なる社員もいるかと思いますが、緊急時に連絡をとらなければいけないため、現在住んでいる住所を把握しておきましょう。

経歴

学歴や職歴、社内での人事異動や昇格の履歴を記載します。

業務の種類

社員が従事している業務について記載します。この項目は、社員数が常時30人未満の事業所であれば、省略することができます。

入社年月日

実際に雇用を開始した日を記載します。採用した日ではなく、雇用開始日である点に注意してください。

退職・解雇

社員が退職や解雇された場合は、その旨と離職した年月日を記載しておきます。会社都合による解雇の場合には、解雇理由も合わせて記載してください。

死亡年月日・死因

在職中に亡くなった社員がいた場合に、死亡した年月日も合わせて記載します。死亡が労災に該当するか確認しなければならないため、死因も記載します。

社員名簿の管理方法

社員名簿は、定期的にどこかへ提出が必要な書類ではありませんが、労働基準監督署の調査が入った際に提出が求められる場合があります。

そのため、いつでも提出できるように適切に保存しておく必要があります。名簿の管理・保存については、以下のことに注意するようにしてください。

保存期間

社員が在籍中に社員名簿を保存・管理することは当然ですが、離職する社員の名簿はいつまで管理すればいいのでしょうか。

退社や解雇、死亡によって離職した社員の名簿はすぐに廃棄していいわけではなく、労働基準法第109条によって、3年間の保存が義務付けられています。

保存期間の起点は、「従業員の退職や解雇、また死亡日から起算して3年」となっています。

保存場所

社員名簿は事業所ごとに作成が義務付けられているため、支店等が複数ある場合には、支店ごとに作成・保存したほうが管理しやすいでしょう。

支店での作成が難しいときは、本社で一括作成し、支店別に分けて各店に配布するようにします。

保存方法については明確な規定がなく、紙だけでなく電子データでの保存も可能です。

紙で管理する企業もまだ多くありますが、広い保存場所が必要なことや、内容の変更がしづらいことを理由に、電子データやシステムでの管理に切り替える企業も増えているようです。

情報更新・変更

社員名簿の内容を更新・変更する際は、労働基準法によって、遅延なく行うことが定められています。

社員の引っ越しや結婚、人事異動などで変更が生じた際は、速やかに手続きがとれるよう就業規則を整備し、名簿に反映するように体制を整えましょう。

また、紙で名簿を管理する場合、変更箇所に二重線を引いて訂正印を押す必要があります。

社員が少ない企業では十分運用可能ですが、社員数が多く、修正作業が煩雑になってしまう場合は、電子化を検討してもいいかもしれません。

社員名簿の問題点

社員の個人情報が記載されている社員名簿は、厳重に管理する体制が求められますが、いくつか管理上の問題点もあります。社員名簿についての問題や対策を解説します。

修正や変更作業が煩雑

社員名簿は、社員の引っ越しや結婚、人事異動、退職などの理由によって、頻繁に修正や変更が発生します。

紙で名簿を管理している場合、該当箇所に二重線を引き、訂正印を押してから修正内容を書かなければいけません。

これを「遅延なく」完了させるには、担当者の負担が大きくなってしまいます。さらに、一人の社員に何度も修正を行う場合、名簿が見づらくなってしまうことが考えられます。

電子データやシステムでの管理

上記のような修正・変更の手間や、3年という保存期間、保存場所の確保といった問題を考えると、社員名簿は紙ではなく電子データやシステム上で管理することがおすすめです。

修正の手間がなく、必要な事業所からいつでもアクセスできる環境を整えると、業務の効率化をはかることができます。

個人情報の保護

社員名簿に載っている情報は、個人情報にあたります。

社員名簿は必要な担当者がすぐにアクセスできる環境が理想ですが、誰でも閲覧可能な状態では問題があります。そのため、社員名簿へのアクセス権限は特定の社員に限定すべきです。

権限も、閲覧まで、編集作業までなど、細かく設定するとより安心です。これらの権限設定についても、システム上で管理したほうが、利便性があるといえるでしょう。

人事システムで社員の情報を一元管理可能

社員名簿の作成は企業の義務であり、記載内容や保存期間についても法律で取り決めがあります。人事担当者はルールをよく確認し、不備のないように作成・管理を行ってください。

また、記載されている社員の個人情報は厳重に保護する必要があります。紙で社員名簿を管理しており、アクセス権を制限するといった対応が難しい企業は、改めて体制を見直してみてもいいかもしれません。

システムでの管理を検討している場合は、人事評価と合わせて社員情報を一元管理できるものがおすすめです。社員情報と人事評価シートをシステム上で一元管理できれば、部門をまたいでの情報共有も行いやすく、業務を大きく効率化できます。

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